Защита персональных данных работника

В ст. 85 ТК и последующих статьях настоящей главы применительно к трудовым отношениям получили конкретизацию конституционные положения о праве каждого на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени (ст. 23 Конституции РФ).

В Трудовом кодексе под персональными данными работника понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ч.1 ст.85 ТК РФ).

Легко заметить, что под это определение можно подвести любую информацию о работнике. И работодатели нередко собирают о сотруднике всю информацию, мотивируя это тем, что хотят иметь максимально полное представление о нем.

Довольно часто от работника требуют сообщить исчерпывающую информацию о его семейном положении и ближайших родственниках, о жилищных условиях, состоянии здоровья, о фактах привлечения к уголовной ответственности, о наличии постоянной регистрации по месту жительства и многое другое. Но такого рода информация никаким образом не относится к трудовой деятельности работника. Наоборот, тем самым работодатель переходит тонкую грань, отделяющую персональные данные от сведений, составляющих тайну частной жизни, личную или семейную тайну гражданина.

Среди документов и материалов, содержащих информацию, необходимую работодателю в связи с трудовыми отношениями, основное место занимают:

1) документы, предъявляемые при заключении трудового договора (см. ст. 65 ТК);

2) документы о составе семьи работника, необходимые для предоставления ему гарантий, связанных с выполнением семейных обязанностей;

3) документы о состоянии здоровья работника, если в соответствии с законодательством он должен пройти предварительный и периодические медицинские осмотры;

4) документы, подтверждающие право на дополнительные гарантии и компенсации по определенным основаниям, предусмотренным законодательством (об инвалидности, донорстве, нахождении в зоне воздействия радиации в связи с аварией на Чернобыльской АЭС и др.);

5) документ о беременности работницы и возрасте детей для предоставления матери установленных законом условий труда, гарантий и компенсаций. Вышесказанное можно представить в виде следующей таблицы:

Таблица. 1

Основной критерий оценки - характер собираемой работодателем информации

Среди персональных данных работника должны быть трудовой договор, приказ (распоряжение) о приеме на работу, приказы (распоряжения) об изменении условий трудового договора, его прекращении, а также приказы (распоряжения) о поощрениях и дисциплинарных взысканиях, примененных к работнику. В период действия трудового договора среди персональных данных работника должна находиться его трудовая книжка.

Для того чтобы установить, в каком объеме работодатель вправе получать от работника информацию о его персональных данных, необходимо обратить внимание на очень важное ограничение - это целевой характер использования персональных данных. Обработка этого вида информации может производиться исключительно в целях, указанных в пункте 1 статьи 86 ТК РФ.[11]

Глава 2. Порядок работы с конфиденциальными сведениями о работнике

2.1. Работа кадровой службы с персональными данными

В силу специфики своей деятельности обработкой персональных данных в организации занимается отдел кадров. Именно здесь "оседает" весь объем сведений о работниках. Вот почему процессы обработки, передачи и защиты конфиденциальной информации о работниках должны быть упорядочены, прежде всего, в этой службе.

Правила ведения конфиденциального делопроизводства должны применяться в первую очередь в отношении личных дел сотрудников, в которых содержатся персональные данные. Комплектация личных дел является наиболее сложной и ответственной работой, требует особой тщательности и аккуратности при оформлении. Каждое предприятие вправе самостоятельно решать вопрос о том, какие документы включать в состав личных дел.

Работники отдела кадров должны помнить, что личные дела сотрудников должны храниться строго отдельно от всех других документов в закрывающихся шкафах или ящиках. Необходимо иметь в виду также то обстоятельство, что документы, включенные в состав личных дел, имеют разные сроки хранения. Для некоторых из них (приказов, личных карточек) установлены продолжительные сроки хранения и обязательное требование по их передаче в государственные архивы.

Отделу кадров целесообразно вести журнал учета, в который будут заноситься все факты ознакомления с персональными данными работников, а также информация о движении документов, включенных в личные дела, и самих личных дел. В таком журнале должны быть предусмотрены графы о дате выдачи и возврата документов (личных дел), сроке пользования, цели выдачи, наименовании выдаваемых документов (личных дел). В присутствии лица, возвращающего личное дело, обязательно сверяется по описи наличие всех документов. Лица, получающие документы (личные дела) во временное пользование, не имеют права делать в них пометки, исправления, вносить новые записи, извлекать документы из личного дела или помещать в него новые.[12]

Принципиальным требованием правил работы с персональными данными является установление личной ответственности сотрудников за неразглашение доверенной им конфиденциальной информации, за сохранность сведений, а также их носителей. В этой связи лицо, получившее право работать с персональными данными, должно принять на себя ряд обязательств: не разглашать доверенные им сведения, неукоснительно выполнять правила работы с персональными данными, обеспечивать надежное хранение носителей конфиденциальной информации.

Также следует незамедлительно сообщать уполномоченным лицам об утрате ключей, печатей и штампов, давать устные и письменные объяснения по фактам нарушения правил. В число ограничений входят также запреты на совершение определенных действий, могущих повлечь утрату носителей информации или разглашение конфиденциальных сведений, в частности, на передачу персональных данных лицам, не имеющим к ним доступа; на вынос документов из рабочего помещения без служебной необходимости и пр. Перечень указанных обязательств целесообразно отразить в Положении либо должностной инструкции специалиста.

Более того, в соответствии с частью 3 статьи 57 Трудового кодекса условие о неразглашении работником сведений, составляющих охраняемую законом тайну, ставшую ему известной в связи с исполнением своих должностных обязанностей, может быть включено в трудовой договор с таким специалистом. В этом случае на работодателе лежит обязанность ознакомить работника с локальными нормативными актами предприятия, содержащими правила обработки и защиты персональных данных. Именно такая процедура доступа может быть использована в отношении специалистов кадровых служб.[13]

Система защиты конфиденциальных сведений должна предусматривать проведение регулярных проверок наличия документов и других носителей информации, содержащих персональные данные работников, а также соблюдение правил работы с ними.

Как показывает опыт, применение только административных мер не гарантирует полноценную охрану конфиденциальных сведений. Надежность защиты зависит во многом от расстановки и внутрифирменного развития сотрудников. Кроме того, персонал - один из главных каналов утечки информации. Деятельность кадровой службы должна быть направлена на воспитание работников, допущенных к работе с персональными данными, выработку навыков работы с носителями конфиденциальной информации, закрытие бытовых каналов утечки данных. Здесь могут быть полезны индивидуальная беседа, предупреждение об ответственности, разъяснение юридических последствий разглашения информации.

2.2. Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты

Конфиденциальность, сохранность и защита персональных данных в отделе кадров обеспечивается отнесением их к служебной тайне. Работа с персональными данными должна быть организована в строгом соответствии с требованиями к обработке и хранению информации ограниченного доступа. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания их или по истечении 75 – лет срока хранения, если иное не определено законом.

В ст. 86 Трудового кодекса РФ содержатся общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты.

В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования:

1) обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и про движении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;

2) при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом и иными федеральными законами;

3) все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и по следствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;

4) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия;

5) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом или иными федеральными законами;

6) при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;

7) защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами;

8) работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;

9) работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны;

10)работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.[14]

Персональные данные содержатся в документации отдела кадров. Это:

                                           документы, связанные с подбором персонала;

                                           документы, сопровождающие процесс оформления трудовых правоотношений гражданина (при решении вопросов о приеме на работу, переводе, увольнении и т.п.);

                                           материалы анкетирования, тестирования, проведения собеседований с кандидатами на должность;

                                           трудовые договоры, соглашения, устанавливающие взаимоотношения сторон;

                                           подлинники и копии приказов по личному составу;

                                           личные дела и трудовые книжки сотрудников;

                                           дела, содержащие основания к приказам по личному составу;

                                           дела, содержащие материалы по повышению квалификации и переподготовке сотрудников, их аттестации, служебным рас следованиям и т.п.;

                                           справочно-информационный банк данных по персоналу - учетно-справочный аппарат (картотеки, журналы, базы данных и др.);

                                           подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству предприятия, руководителям структурных подразделений и служб;

                                           копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления, муниципальные и другие учреждения.

При работе с персональными данными сотрудниками отделов кадров должны соблюдаться следующие основополагающие принципы по их защите: