Выплата заработной платы

Выплата заработной платы, расчеты  с подотчетными лицами, получение  финансовой помощи и взносов в  уставный фонд – вот далеко не полный перечень операций, которые могут  осуществляться в наличной форме. Несмотря на то, что нормативные акты, регулирующие наличные расчеты в последнее  время не часто меняются, некоторые  предприятия и предприниматели  не всегда владеют ими, а значит, есть большая вероятность ошибки, которая при проверке выльется в  немаленькие штрафные санкции. В  то же время многие предприятия избегают наличных расчетов, чтобы не попасть  в неприятную ситуацию. А предприниматели, использующие упрощенные системы учета, не всегда придают значение наличным расчетам, их правильному оформлению, хотя и здесь ошибки могут вылиться в неприятности.

 

 

 Но обе эти ситуации  – боязнь проводить наличные  операции и халатное отношение  к ним – являются крайними.

 

Наличные операции можно  и нужно в определенных ситуациях  проводить, но только в рамках нормативных  актов. Зная порядок, соблюдая его, Вы страхуете  себя и защищаете от неприятных последствий. В то же время наличные расчеты  порой очень нужны – например, при необходимости осуществления  срочного расчета, расчета на месте  и в других ситуациях.

 

Сегодня мы рассмотрим вопросы:

- порядок проведения и  документального оформления кассовых  операций, расчет лимита кассы,  в том числе обособленными  подразделениями;

- ограничения при наличных  расчетах;

- форма и содержание  расчетных документов;

- операции с наличными  у предпринимателей;

- виды ответственности  за нарушение порядка проведения  наличных расчетов.

 

Также мы коснемся вопросов, связанных с применением РРО  – регистраторов расчетных операций – и с проверками в сфере  наличного обращения, но более подробно мы поговорим в отдельной программе.

 

Начнем с общих вопросов.

 

Понятие наличных расчетов. Для начала определимся с терминами.

Определение наличные расчеты  приведено в пункте 1.2 Положения  № 637 (я на него часто буду ссылаться, т.к. это «Положение о ведении  кассовых операций в национальной валюте Украины», утвержденное постановлением Правления Национального банка  Украины от 15.12.2004г. № 637). Итак, согласно п.1.2 Положения № 637 наличные расчеты – это платежи наличными предприятий (предпринимателей) и физических лиц за реализованную продукцию (товары, выполненные работы, предоставленные услуги), а также по операциям, которые непосредственно не связаны с реализацией продукции (товаров, работ, услуг) и другого имущества.

При этом расчеты признаются наличными для тех юридических  и физических лиц, которые принимают  наличность или выдают наличность.

 

Обратите внимание на такой  нюанс:

- при расчете через  кассу предприятия (предпринимателя)  платежи будут наличными для  обеих сторон – и для стороны,  которая приняла наличность, и  для стороны, которая осуществила  такой расчет;

- при расчете через  кассу банка операция будет  наличной только для плательщика,  а вот для получателя такая  операция будет безналичной, так  как средства сразу попадут  на его банковский счет, минуя  кассу (п.2.5 Положения № 637).

 

Как организовать работу в  сфере наличных расчетов, порядок  ведения кассовых операций

 

Чтобы не иметь проблем  при проверках, важно правильно  организовать наличные расчеты и  в дальнейшем придерживаться установленного порядка.

А именно:

1) оборудовать кассу –  место проведения расчетов и  назначить кассира;

2) установить лимит кассы;

3) фиксировать поступление  и выдачу наличных средств в кассовых документах - приходных и расходных кассовых ордерах (расходных ведомостях);

4) завести кассовую книгу,  в которой своевременно приходовать  наличные поступления и отражать  выдачу наличных, делая соответствующие  записи;

5) соблюдать ограничение  – общая сумма наличных расчетов  с одним контрагентом (предприятием  или предпринимателем) в течение  одного рабочего дня не должна  превышать 10 000 грн.;

6) следить за тем, чтобы  выданные под отчет деньги  расходовались вовремя:

- в течение 2 рабочих  дней (включая день выдачи наличных) – при выдаче наличных на  хозяйственные нужды;

- в течение 10 рабочих  дней – при выдаче наличных  на закупку сельхозпродукции;

- до окончания срока  командировки – если наличные  выдавались как аванс на командировку.

Отчет об использованных средствах  работник должен предоставить в бухгалтерию  в сроки, установленные пп.9.10.2, 9.10.4 Закона № 889 (п.2.11 Положения № 637).

Обратите внимание, что  если работник использовал собственные  наличные средства на хознужды предприятия, то указанные сроки на него не распространяются, ведь деньги под отчет ему не выдавались.

Сразу обращу Ваше внимание, что норма, согласно которой ранее  штрафовалось нецелевое использование  наличности, фактически уже не применяется, так как действующее законодательство не выдвигает требования по целевому использованию

 

При правильном оформлении предприятие  может использовать собственную  наличную выручку по своему усмотрению на свои нужды, не сдавая в банк.

Причем в данном случае наличная выручка – эта вся  сумма наличности, полученная в кассу  – как суммы, полученные от продажи  товаров, работ, услуг, так и внереализационные  поступления – взносы в уставный фонд, финансовая помощь и другие поступления.

Обращу Ваше внимание, что  норма, запрещающая использовать наличную выручку для выдачи зарплаты при  наличии налогового долга, также  уже не применяется, поскольку законодательством  не предусмотрено такое нарушение.

Что такое касса, кто несет  ответственность за кассовые операции, кто может быть кассиром и нужно  ли проводить инвентаризацию кассы?

 

Как я уже говорила, касса  – это помещение или место  для осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных средств и других ценностей  и кассовых документов.

Руководители предприятий  несут персональную ответственность  за ненадлежащую организацию условий  для обеспечения сохранности  денежных средств в кассе, а также при их доставке из банков или внесении на текущие счета.

И еще один важный момент – в кассе запрещается хранить  наличные и другие ценности, не принадлежащие  предприятию.

 

Кассовые операции на предприятии  проводит один или несколько кассиров, с которыми заключается договор  о полной материальной ответственности. Кроме того, руководитель предприятия  обязан ознакомить его под подпись  с требованиями Положения № 637 (п. 4.7 данного Положения). Кассир не имеет  право передавать свои обязанности  на другие лица.

Если в штатном расписании отсутствует должность кассира его обязанности по письменному распоряжению руководителя возлагаются на другого работника. В таком случае именно с ним заключается Договор о полной материальной ответственности (п. 4.8 Положения № 637). Аналогично нужно поступить, если обязанности кассира временно переходят к другому работнику по причине отсутствия первого.

Перечень обязанностей кассира  должен быть закреплен в должностной  инструкции, с которой он должен быть ознакомлен под роспись.

 

Для обеспечения сохранности  ценностей в кассе п.4.10 Положения  № 637 установлена обязательность проведения инвентаризации кассы.

А вот периодичность и  основания для ее проведения устанавливаются  внутренними документами. Тем не менее, согласно п.3 Инструкции № 69 инвентаризация обязательна:

- перед составлением годовой  финансовой отчетности;

- при смене материально  ответственного лица (на день  приемки-передачи ценностей);

- при выявлении хищения,  недостач и пори ценностей  (в день установления таких  фактов);

- в случае пожара, стихийного  бедствия или других чрезвычайных  ситуаций (на следующий день после  таких явлений)

В любом случае перед проведением  инвентаризации руководитель должен издать приказать и указать в нем  сроки проведения инвентаризации и  состав инвентаризационной комиссии (если на предприятии нет постоянно  действующей комиссии).

 

При инвентаризации сверяется  как наличие ценностей, которые  числятся в учете, так и правильность заполнения кассовых документов, исполнение кассовой дисциплины.

 

Перед началом инвентаризации кассир заполняет расписку. А по окончании инвентаризации оформляется  акт о результатах инвентаризации имеющихся в наличии денежных средств в двух экземплярах – один для бухгалтерии, второй для материально-ответственного лица. После этого результаты инвентаризации рассматриваются комиссией и составляется протокол. Затем руководитель утверждает протокол и акт и принимает решение о действиях в связи с недостачей или излишков наличности в кассе.

 

 

А теперь более подробно разберем порядок проведения различных кассовых операций. Оприходование наличности в кассе

 

Вопрос крайне важный. Хотя бы потому, что Указом № 436 предусмотрена  штрафная санкция за несвоевременное Оприходование наличности в 5-кратном размере несвоевременно оприходованной суммы. Действующим законодательством определено, что вся наличность должна оприходываться в кассу субъекта хозяйствования в день ее получения. Что же такое оприходование?

 

В случае проведения наличных расчетов через кассу предприятия  оприходованием считается учет наличности в полной сумме ее фактических  поступлений в кассовой книге  на основании приходных кассовых ордеров (далее – ПКО).

Т.е. полученная наличность считается  оприходованной, если в день ее получения  оформлены кассовые ордера, которые  в свою очередь этой же датой записаны в кассовую книгу.

 

А вот в случае проведения наличных расчетов с применением  РРО или РК оприходованием является осуществление учета указанных  наличных средств в полной сумме их фактических поступлений в КУРО на основании фискальных отчетных чеков РРО (данных РК - расчетных квитанций).

Однако обратите внимание, что, по мнению НБУ, для таких предприятий  условием оприходывания наличности является не только ее отражение в КУРО, но и обязательное внесение в кассу предприятия с составлением на ее сумму ПКО и отражением в кассовой книге (Письмо № 5398).

 

Предприятиям, которым предоставлено  право рассчитываться с потребителями  наличными без использования  РРО и РК и которые из-за специфики  функционирования не могут оформлять  каждую операцию отдельным ПКО (продажа  проездных и перевозочных документов, билетов государственных лотерей  и т.п.), разрешается оприходовать наличность в конце рабочего дня  по совокупности операций в целом  за рабочий день с оформлением  кассовыми документами и отражением в соответствующей книге учета.

 

Когда нужны РК (расчетные  книжки) и РРО (Регистраторы расчетных  операций)?

 

Согласно Закона о РРО – РК или РРО должны применять практически предприятия, осуществляющие наличные расчеты при продаже товаров (предоставлении услуг) в сфере торговли, общественного питания и услуг. Без РРО и РК можно обойтись только в случаях, прямо предусмотренных в ст. 9 Закона о РРО.

 

У многих предприятий возникает  вопрос, каким документом необходимо пользоваться в первую очередь, если есть РРО, Законом о РРО или  Положением № 637? Пользовать нужно и  тем, и тем. Место, где расположен РРО, – это тоже касса, поскольку в этом месте проводятся наличные расчеты.

 

Поэтому предприятие, которое  имеет один или несколько РРО  или использует РК, должно установить лимит кассы и следить за тем, чтобы сумма, находящаяся суммарно в ящиках РРО и сейфе предприятия  в конце рабочего дня, не превышала  данный лимит. Предприятию, у которого есть РРО нужно также вести  кассовую книгу.

 

Обращу Ваше внимание также  на то, что если предприятие применяет  наличную форму расчетов в торговле (розничной и оптовой), в сфере  общественного питания, при продаже  продукции собственного производства не в своих производственных или  административных помещениях не только своим работникам, а также занимаются предоставлением бытовых услуг  и услуг в сфере игорного бизнеса, то необходимо приобрести торговый патент (ст. 3 Закона № 98). От приобретения торгового патента освобождены только предприятия – плательщики единого налога (ст. 6 Указа № 227).

 

Выдача наличности из кассы. Выдача наличности оформляется расходными кассовыми ордерами (далее – РОК) или расходными ведомостями. Эти  документы должны быть подписаны  руководителем и главным бухгалтером  предприятия. В то же время, если в  РКО приложены другие документы, на которых есть разрешительная подпись  руководителя по поводу выдачи наличности, то в РКО может отсутствовать  подпись руководителя.

 

РКО применяем, если производится разовая выплата. Расходную ведомость  оформляем, если выдача наличности проводится группе людей (например, выдача зарплаты).

 

Обратите внимание, что  факт получения наличности получателем  должен быть обязательно удостоверен  подписью получателя. Если такой подписи  не будет, при проверке суммы по таким  документам будут рассчетно добавлены к остатку и в случае превышения лимита - применена штрафная санкция.

Кассир имеет право  выдавать наличность только лицу, указанному в РКО или расходной ведомости.

Если работник не может  по уважительным причинам не может  самостоятельно получить наличность в  кассе, то она может быть выдана другому  лицу по доверенности, оформленной  в установленном законом порядке. В соответствии с ч.4 ст. 245 ГК доверенность на получение заработной платы, стипендии, пенсии, алиментов и других платежей может быть заверена должностным  лицом организации, в которой  доверитель работает, учится, находится  на стационарном лечении и т.п.