Автоматизция музейной деятельности

                                           Введение.

Автоматизация деятельности музеев продолжается не первый десяток  лет. Поскольку учет и хранение музейных экспонатов - специфическая и довольно узкая предметная область, музейные системы не получили такого широкого распространения, как, например, бухгалтерские, инженерно-расчетные и т.п. В ситуации отсутствия стандартной программы  многие музеи разрабатывали учетно-хранительскую  систему самостоятельно, адаптируя  ее к собственной специфике документооборота. Примером такого подхода может служить "Атлант" Эрмитажа, "Ника" Государственного исторического музея, система Государственного Дарвиновского музея и ряд  других. В то же время в 90-е годы на отечественном рынке музейных учетно-хранительских программ утвердились  две тиражные системы: автоматизированная система (АС) "Музей" (разработка Главного Информационно-вычислительного Центра (ГИВЦ) Министерства культуры РФ) и Комплексная  Автоматизированная Музейная Информационная Система (КАМИС) (программный продукт  ОАО "Альт-Софт", г.Санкт-Петербург).

Очевидно, что потенциальный  покупатель музейной компьютерной системы  в 99-и процентах случаев сделает  свой выбор между двумя вышеназванными вариантами. Оставшийся 1 процент - это  та редкая ситуация, когда музейщики  предпочтут обратиться к высококвалифицированному программисту; тот, в свою очередь, окажется способным за короткий срок освоить  новую для него музейную предметную область и при этом не запросить  за разработку запредельную сумму, неподъемную  для бюджетной организации.

Итак, не стоит изобретать велосипед, если существуют два бесспорных лидера. ГИВЦ занимается разработкой  музейных систем с 1987 года, "Альт-Софт" - с 1991-го. Разумеется, опыт, накопленный  разработчиками за столь продолжительное  время, является одним из определяющих факторов надежности и стабильной работы систем. Вам остается только решить, чему же отдать предпочтение.

Музею нужна компьютеризация  учета фондов для того, чтобы вся  информация о музейном собрании сконцентрировалась в одном месте - внутри компьютера, а не была рассредоточена по многочисленным сейфам с Главными инвентарными книгами  в отделе учета, в деревянных ящиках с картотеками и пыльных папках с документами в хранилищах. Как  замечательна возможность распечатать  один и тот же документ сколь угодно много раз, а не барабанить каждый экземпляр на пишущей машинке! Поистине безграничные горизонты для изучения музейных коллекций предоставляет  возможность отбирать группы предметов  по какому-нибудь общему признаку, мгновенно  получать необходимые справки о  музейном экспонате, формировать статистические данные. Не понаслышке знаю, как радуется душа у главного хранителя, когда  благодаря автоматизации учета  реже треплются пока еще рукописные главные инвентарные книги. Да и  сами экспонаты теребят не так  часто, ведь компьютерная система позволяет  работать с изображениями предмета. Значит, и ваша хрустальная ваза будет целее, и графика защищена от того, что ее лишний раз вынут  из папки на солнечный свет.

Польза от автоматизации  учета продолжается и за пределами  музея. Во-первых, музей должен регулярно  подавать сведения о своей деятельности либо в местное управление культуры, либо в министерство. Пресловутую  форму 8-НК, сведения о драгоценных  металлах и камнях Вы без труда  получите с помощью компьютерной системы. Во-вторых, не за горами участие каждого музея в Государственном каталоге музейных фондов РФ. Передать туда свои данные куда проще, если вы пользуетесь автоматизированной системой. Наконец, все музеи хотят быть равноправными участниками открытого информационного пространства, будущей сети культурного наследия. А там свои требования, свои стандарты. И все они основаны только на компьютерных технологиях.

В общем, ясно: XXI век  на дворе, а компьютер на каждом музейном столе.

                                       Идеология функционирования системы.

Музейный работник, имеющий отношение к учету  и хранению фондов, находится меж  двух огней. С одной стороны, над  ним довлеет министерская инструкция по учету и хранению музейных предметов. С другой стороны, он имеет собственное  устоявшееся представление о  замкнутом технологическом процессе документооборота. Между этими двумя  обстоятельствами вовсе не обязателен конфликт. Но этот конфликт проявит  себя именно тогда, когда вы пойдете  покупать музейную компьютерную систему. Вам нужно будет убить сразу  двух зайцев:

·  убедиться, что программа, которую вы хотите приобрести  работает строго в соответствии с министерской инструкцией;

·  подстроить выбранную систему под привычный, устоявшийся с годами технологический процесс учета и хранения в вашем музее (если это возможно) или сломать традиционное представление хранителей и сотрудников отдела учета об этом процессе и подстроить людей под возможности программы.

Вариант психологической  ломки сотрудников крайне нежелателен. Они и так уже пережили стресс оттого, что их, гуманитариев, обязали  освоить компьютер. Поэтому нужно  покупать настраиваемую систему с привычной идеологией.

Рассматриваемые системы  принципиально отличаются по этому  параметру. КАМИС работает "отпредметно", а АС "Музей" - "отдокументно". Такая технология отражает принципиальную позицию, т.к. АС "Музей" - система, разработанная в недрах Министерства культуры.

Главным идеологическим отличием является то, что в системе  АС "Музей" учет и хранение - это 2 разные процедуры. В КАМИС же модули учета и хранения взаимосвязаны. От карточки предмета в фонде можно  перейти к документу в учетной  части. И наоборот, находясь в любом  документе отдела учета, можно через  список предметов, приписанный к  этому документу, войти в карточку конкретного предмета.

Поскольку в АС "Музей" учет и хранение разнесены, в каждом из модулей формируются свои документы, что неизбежно ведет к дублированию информации внутри системы. В КАМИС  изменение, внесенное в хранительской  части системы, сразу же находит  отражение в учетной, и наоборот.

Пользовательский  интерфейс. Дизайн. Эргономические параметры.

Под интерфейсом  в данном случае будем понимать средства сопряжения, обеспечивающие взаимодействие человека и автоматизированной системы.

Пользовательский  интерфейс зависит, в частности, от той операционной системы, под  которую написана музейная программа. Система АС "Музей" является DOS-приложением. Система КАМИС также имеет  версию под DOS, которая сохранилась  в небольшом количестве музеев. В  основном же музеи приобретают Windows-версии КАМИС: КАМИС 2.6 (локальный), КАМИС 3.0 (сетевой, файл-серверный) и КАМИС-2000 (сетевой, клиент-серверный).

Рассмотрим преимущества музейных программ, работающих под  операционной системой DOS. Во-первых, DOS-версия может работать на компьютерах старых модификаций (Intel 286, 386). Это очень  существенное обстоятельство для тех  музеев, которые не располагают мощным современным компьютерным парком. Во-вторых, по мнению разработчиков АС "Музей", DOS-приложения в большей степени  отвечают эргономическим требованиям. Экранная страница в этом случае состоит  из 25-и строк, что делает экранные шрифты крупными и хорошо читаемыми. Часто программисты, разрабатывая структуру  карточки описания музейного предмета, стараются уместить на одной экранной странице как можно больше полей, что неизбежно приводит к уменьшению размеров шрифта. Естественные ограничения  операционной системы DOS обеспечивают постоянный размер шрифта на всех экранных формах.

Windows-версии автоматизированных  музейных систем являются более  продвинутыми с точки зрения  пользовательского интерфейса и,  следовательно, более удобными. Современный  пользователь, работающий с Word и  Интернет, ориентируется в Windows-приложении, как рыба в воде. К системам  с таким интерфейсом относятся,  в частности, версии КАМИС 2.6, 3.0, 2000.

В основе Windows-приложений лежит так называемая система  окон и кнопок. Оконная форма чрезвычайно  удобна для организации вложенных  меню. Кнопочная форма незаменима при организации словарей. Кроме  того, в Windows-версиях КАМИС нажатие  на конкретную кнопку соответствует  выполнению определенной операции. Например, на стандартной экранной странице карточки описания музейного предмета есть следующие  кнопки: запись (для сохранения изменений, внесенных в карточку), корректировка (для редактирования содержимого  конкретного поля), вверх и вниз (для просмотра карточки, состоящей  из нескольких экранов), отказ (для выхода из карточки без сохранения изменений), изображение (для подключения изображения  к карточке или его последующего просмотра). Тот же самый набор  кнопок будет сопровождать вас и  внутри других документов. Например, в  экранных формах оформления протокола  фондово-закупочной комиссии, акта внутримузейной передачи, списка, Интернет-каталога и  др. Некоторые кнопки в КАМИС имеют  название, указывающее на их функцию. Например, "добавить", "удалить" (в модуле работы с изображениями). На других кнопках изображены условные значки, разъясняющие их назначение. Например, кнопка с изображением каталожного  ящика и карточек служит для просмотра  изображений в списке от начала к  концу и от конца к началу.

Соответствие  системы современным  требованиям совместимости  с другими программными продуктами.

Windows-версии КАМИС  хорошо сопрягаются с другими  Windows-приложениями. Например, все выходные  формы КАМИС автоматически передаются  в текстовый редактор Microsoft Word. А  при формировании Интернет-каталога  КАМИС автоматически запускает  web-браузер, установленный на вашем  компьютере. Работая с КАМИС, можно  в любой момент времени переключиться  в другое Windows-приложение, не выходя  из музейной системы. В АС "Музей"  формирование выходного документа  также осуществляется путем автоматической  загрузки редактора Word.

И еще об удобствах. В КАМИС в вашем распоряжении будут 2 штурвала для управления системой: клавиатура и "мышь". В АС "Музей" - только один рычаг управления: клавиатура.

                                             Настраиваемость системы.

Настраиваемость автоматизированной системы - это ее мобильность, динамичность, подвижность. Настраиваемость предполагает, что те или иные значимые параметры  не жестко заданы ("зашиты") внутри программы, а могут изменяться по желанию пользователя.

Принципу настраиваемости  в той или иной мере соответствуют  как АС "Музей", так и КАМИС. Однако следует особо подчеркнуть, что ОАО "Альт-Софт" декларирует  настраиваемость как основополагающий принцип организации КАМИС. Итак, что же на деле можно настроить  в КАМИС?

·  структуру базы данных музейного экспоната индивидуально по каждому из фондов. Это значит, что карточка описания коллекции живописи будет включать поля, которые вы не найдете в археологии, а карточка книжных фондов будет отличаться от нумизматической. В любой момент пользователь может скорректировать структуру базы данных фонда. Опыт эксплуатации системы во Владимиро-Суздальском музее-заповеднике показал, что отдельные поля карточки экспоната оказались лишними (например, "язык" в рукописях, "школа" в открытках, "атрибуция" в белом камне). И наоборот, хранителю с течением времени потребовались дополнительные поля ("сведения о месте события" в фотографиях, "сведения об исполнителе" в фонофонде и т.п.)

·  в КАМИС можно настроить порядок следования полей описания предмета внутри экранной карточки. Например, если хранитель считает, что структура карточки начинается с атрибутов учетного описания, продолжается научными сведениями и заканчивается общими данными, то администратору достаточно лишь в течение нескольких минут "перекидать" поля в соответствующей базе данных и выстроить их в нужном порядке.

·  в КАМИС можно настроить внешний вид любого выходного документа (т.е. порядок следования атрибутов в нем). В процессе эксплуатации системы администраторы КАМИС разных музеев в соответствии с пожеланиями хранителей настраивали структуру инвентарной карточки, научного паспорта, списков и каталогов различных модификаций, коллекционной описи, топографической описи, инвентарной книги, акта внутримузейной передачи и т.д.

·  еще в КАМИС можно настроить пароли пользователей для входа в систему и установить ограничения на доступ к тем или иным картотекам. Например, главный хранитель имеет доступ и к учетным, и к фондовым данным. А конкретный хранитель - только к картотекам и документам своей коллекции.

В разработке "Альт-Софта" настройка по плечу и музейному  администратору системы, и даже квалифицированному пользователю из числа научных сотрудников. Например, хранитель коллекции хрусталя Владимиро-Суздальского музея-заповедника  при заполнении справочника организаций-изготовителей  заметил, что длины справочного  поля недостаточно для ввода организации  с очень длинным названием. В  этом случае сотрудник без труда  справляется с операцией настройки  базы данных, изменяющей длину справочного  поля.