Формы бухгалтерского учета и их отличительные признаки

     Сочетание хронологических и систематических записей вместе называется комбинированным регистром. В этом регистре все записи нагляднее, чем в двух предыдущих регистрах. В этом регистре сокращаются затраты труда по регистрации информации, уменьшается возможность ошибок, потому что хронологические и систематические записи осуществляются в один рабочий прием. [2] 

     3 Понятие о формах бухгалтерского учета

     Форма бухгалтерского учёта – это совокупность определенных сочетаний учётных регистров для отражения хозяйственных операций в определённой последовательности и группировке соответствующими приёмами записей.

     Количество  и внешняя форма регистров  хронологического и систематического, а также синтетического и аналитического учета, структура регистров, последовательность и способы записей в них определяют форму учета.

     В России наибольшее распространение  получили мемориально-ордерная, журнально-ордерная, автоматизированная и упрощенные формы учёта. [3] 
 
 

     4 Классификация основных  форм бухгалтерского  учета

     4.1 Мемориально- ордерная  форма

     

     Рисунок 4.1- Строение мемориально- ордерной формы бухгалтерского учета

     Мемориально- ордерная форма учета возникла в 30-е годы ХХ в. И предполагала выписку  на каждый документ отдельной справки с бухгалтерской проводкой. Эти справки называются мемориальными ордерами. Со временем однородные операции стали группировать в специальные накопительные ведомости, и только итоги этих ведомостей включались в мемориальные ордера.

     При данной форме учета систематическую  и хронологическую запись ведут  раздельно. На основе первичных документов оформляют мемориальные ордера. В  них указывают месяц, год, содержание операции, наименование дебетуемого  и кредитуемого счетов и сумму. Записи проводят по мере совершения операций, но не позднее следующего дня после получения первичного учетного документа.

     К мемориальному ордеру прилагают  первичные документы, на основании  которых он составлен. Эти документы  служат основанием для записей в  регистрах аналитического учета.

     Хронологическую запись мемориальных ордеров производят в специальном регистрационном  журнале. На мемориальных ордерах ставят номера, под которыми они зарегистрированы. Мемориальным ордерам присваиют постоянный номер по однородным операциям, что облегчает поиск документов.

     

     Рисунок 4.2- Строение мемориального ордера

     Данные  регистрационного журнала служат основанием для заполнения Главной книги.

     Главная книга – регистр синтетического учета. В ней по каждому счету отводится лист для записи остатка на начало и конец месяца и оборота по дебету и кредиту. Главная книга открывается на год, а каждому месяцу отводят одну строку. Главную книгу еще можно назвать контрольно- шахматной ведомостью, так как на ее счетах учитывают только текущие обороты за отчетный период.

     

     Рисунок 4.3 – Строение Главной книги [4] 

     4.1.1 Плюсы мемориально-  ордерной формы  учета

     Основными плюсами данной формы учета являются:

     - форма учета отличается строгой последовательностью учетного процесса;

     - форма проста и очень доступна  для учетной техники;

     - в данной форме широко используются  стандартные формы аналитических  регистров, счетных машин, копировальных  способов регистрации;

     - легко разделяется учетная работа  между квалифицированными и менее  квалифицированными работниками;

     - существует возможность взаимной проверки записей. 

     4.1.2 Минусы мемориально-  ордерной формы  учета

     К основным минусам этой формы можно  отнести:

     - трудоемкость учета, которая вызывается  многократным дублированием одних  и тех же записей (в мемориальных  ордерах, регистрационных журналах);

     - отрыв аналитического учета от  синтетического, громоздкость аналитического  учета, который отстает от синтетического;

     - регистры аналитического учета  часто не содержат показателей, необходимых для контроля, анализа хозяйственной деятельности и составления отчетности.

     Мемориально - ордерная форма имеет довольно низкое познавательное значение и применяется  в настоящее время в небольших  организациях. 

     4.2 Журнально – ордерная  форма учета

     

     Рисунок 4.4 – Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

     Журналы- ордера – это свободные листы  большого формата со значительным количеством  реквизитов. Они открываются на месяц, на отдельный синтетический счет. У каждого журнала есть определенный постоянный номер.  
 
 

 

     Таблица 1 – Журнал- ордер №1 по счету 50 «  Касса»

     В журналы - ордера производятся только кредитовые записи того синтетического счета, операции которого учитываются в данном журнале. Например, в журнал- ордер №1  по счету 50 «Касса» записываются только те операции, по которым счет « Касса» кредитуется. Операции, по которым счет «Касса» дебетуется, будут записаны в Главную книгу. Месячные итоги каждого журнала- ордера показывают сумму кредитового оборота счета, операции которого учитываются в данном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета.

     Хозяйственные операции записываются в журналы  – ордера по мере их совершении и  оформления документами. Поэтому систематическая запись в журналах является еще и хронологической записью.

     Для сверки правильности записей в журналах считают общий итог по кредиту  счета и записывают его в журнал. Полученный итог сравнивают с отдельными графами журнала по итогам дебетуемым счетам.

     Оборотные ведомости составляются лишь по тем  счетам, в которых аналитический  учет ведется самостоятельно.

     Проверенные месячные итоги журналов- ордеров  записывают в Главную книгу следующей формы: 
 
 

     Счет  «Касса»_____________    (наименование счета)

 

     Таблица 2 – Главная книга при журнально-ордерной форме учета

     Кредитовый  оборот переносят в Главную книгу  из соответствующего журнала, а обороты  по дебету записывают в книгу из разных журналов- ордеров по корреспондирующим  счетам. Журналы - ордеры и Главная книга дополняют друг друга:  в журналах – дается расшифровка кредитового оборота каждого счета, а в Главной книге – расшифровка дебетового оборота этого же счета.

     Для проверки записей в Главной книге  считают суммы оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых  и кредитовых оборотов, а также  дебетовых и кредитовых сальдо должны быть равны.

     4.2.1 Плюсы журнально-  ордерной формы  учета

     Можно выделить следующие плюсы данного  учета:

     - применение этой формы на предприятии снижает трудоемкость учета;

     - данная форма повышает контрольное  значение учета;

     - происходит облегчение составления отчетов.

     4.2.2 Минусы журнально-  ордерной формы  учета

     К недостатку данной формы учета относят - сложность и громоздкость построения журналов- ордеров, ориентированных на ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учета.

     4.3 Автоматизированная форма учета

     

     Рисунок 4.5 – Автоматизированная форма учета

     Автоматизированная  форма учета создана на базе использования  ЭВМ.

     В настоящее время организации  интенсивно оснащаются многофункциональными проблемно- ориентированными мини- ЭВМ- компьютерами. Они накапливают данные непосредственно в традиционных учетных регистрах и на машинных носителях информации (диске,магнитной ленте).

     Компьютеры  просты в эксплуатации, что позволяет  оснащать ими рабочие места бухгалтеров и на их основе создавать автоматизированные рабочие места (АРМ).

     В настоящее время основная часть  коммерческих организаций ведет  учет с использованием персональных компьютеров на основе различных  пакетов прикладных программ или  на основе собственных программ.

     « 1 С: Бухгалтерия» - одна из первых программ в РФ для персонального компьютера по бухгалтерскому учету. Современные версии этой программы созданы на основе многолетнего опыта, содержат средства для комплексной автоматизации бухгалтерского учета, как на малых, так и на крупных организациях. 

     4.3.1 Плюсы автоматизированной  формы учета

     Выделяются  следующие плюсы данной формы:

     - высокая точность учетных данных;

     - оперативность данных учета;

     - повышение производительности учетных работников. 

     4.3.2 Минусы автоматизированной формы учета

     К минусам данной формы относятся:

     - бухгалтерия зависит от электроэнергии - если ее не будет, то учет не будет производиться;