Хозяйственные операции

Введение

Организационную основу системы  бухгалтерского   учета  на предприятиях и в организациях различных форм собственности составляет документация. Документ подтверждает совершение хозяйственной операции и служит основанием для записей в учетные регистры. 

Документирование  операций - сбор, текущее наблюдение, измерение и запись операций в документах. Для рационального ведения  бухгалтерского  учета  на каждом предприятии должна быть установлена схема  документирования  хозяйственных операций на основе изучения объектов  учета , хозяйственных и производственных процессов и системы управления.

1. Первичные учетные документы

Первичные документы составляют основу всего  бухгалтерского  учета. Финансово-хозяйственная деятельность организации сопровождается выполнением многочисленных операций. С  этой  целью применяется элемент метода бухгалтерского учета - документация. Документация - основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, ее первичного контроля. Документ - это письменное свидетельство совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета. Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Документы должны иметь юридическую  силу, т. е. содержать ряд обязательных реквизитов (показателей):

- наименование документа;

- дата;

- наименование организации, от  имени которой составлен документ;

- содержание операции;

- количественные и стоимостные  измерители;

- фамилия и должность лиц,  ответственных за ее свершение  и правильность оформления;

- личные подписи этих лиц  и их расшифровки;

- печати организации, штампы.

Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей длительное время (чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, принтере). Все первичные документы, учетные регистры, отчетность должны составляться на русском языке. В  организации с иностранным капиталом (по требованию иностранного партнера) - также и на иностранном языке, но обязательно с подстрочным  переводом. Первичные документы  должны быть составлены либо в момент совершения операции (кассовые, банковские), либо сразу же после ее окончания. Те, кто составил и подписал документ, несут ответственность за своевременное  и качественное его создание, за достоверность данных и передачу его в установленные сроки  для записи в учетные регистры.

В составе документов различают:

- первичные (накладные, счета-фактуры,  приходные и расходные кассовые  ордера, заборные листы и т.  д.);

- учетные регистры (отчеты кассиров, журналы-ордера, главная книга, товарные  отчеты и т. д.);

- отчетность (баланс и приложения  к нему).

Все записи в бухгалтерском учете  ведутся на основе первичных документов, затем сведения из них переносятся  в учетные регистры, там они  систематизируются, то есть записываются на бухгалтерских счетах. В конце  отчетного периода по данным учетных  регистров заполняется отчетность предприятия.

Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности предприятия.

По назначению все первичные  документы делятся на: организационно-распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления, комбинированные.

- организационно-распорядительные (приказы,  распоряжения, указания, доверенности) разрешают проведение операций, и информация, содержащаяся в  них, не отражается в учетных  регистрах;

- оправдательные (накладные, требования, приходные ордера и т. д.) отражают  факт совершения операции, информация, содержащаяся в них, записывается  в учетные регистры.

Существует целый ряд документов, которые сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (расходные  кассовые ордера, платежные ведомости  на выплату заработной платы), данные, содержащиеся в них, заносятся в  учетные регистры;

- документы бухгалтерского оформления  составляют в бухгалтерии на  основании распорядительных или  оправдательных документов для  обобщения бухгалтерских записей,  такими документами являются  бухгалтерские справки, расчеты  накладных расходов, разработочные  таблицы.

- комбинированные документы одновременно  выполняют функции распорядительных и оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической их выдачи и др.

По месту составления документы  бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

По порядку составления документы  бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, платежные поручения, акты на списание основных средств и т. д.

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы применяются  лишь однажды для отражения отдельной  операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в  бухгалтерию и служит основой  для отражения в бухгалтерском  учете. Например, приходные и расходные  кассовые ордера, расчетно-платежные  ведомости и т. д.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения  однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода  подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. К накопительным документам относятся  лимитно - заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д.

Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетными лицами: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отсчете предусмотрено описание производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.

По порядку заполнения документы  можно классифицировать на составленные вручную и при помощи вычислительной техники.

Документы, составленные ручным путем, заполняются вручную либо на пишущей машинке.

Документы, выполняемые с помощью вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения. Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов. Поступившие в бухгалтерию документы подвергаются обработке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета. Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших документов по существу, по форме, арифметически.

При проверке документов по существу необходимо установить законность, правильность и целесообразность совершенной  хозяйственной операции. Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно - материальных и других ценностей, к исполнению не должны приниматься. В случае поступления в бухгалтерию таких первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции.

В случае разногласий между руководителем  организации и главным бухгалтером  при осуществлении отдельных  хозяйственных операций, первичные  учетные документы по ним могут  быть приняты к исполнению с письменного  распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается  вся полнота ответственности  за последствия таких операций и  включения данных о них в бухгалтерский  учет и бухгалтерскую отчетность. Документы, поступившие как основание для начисления заработной платы или прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, подлежат обязательному гашению штампом или подписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Проверка документов по существу является продолжением предварительного контроля, который предшествует совершению операции.

Предварительный контроль осуществляет бухгалтерия при составлении  документов. Он важен и потому, что  большинство документов составляют материально ответственные лица, а не работники бухгалтерии.

Проверка по форме позволяет  убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован  бланк соответствующей формы, все  цифры четко проставлены, содержание операции и все реквизиты отражены.

После  этого  бухгалтер проводит арифметическую проверку, которая сводится к проверке правильности арифметических вычислений и подсчетов, таксировки документов. Таксировка выполняется путем умножения количества на цену. Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

После проверки бухгалтер обрабатывает документы. Контировка документов заключается в определении счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в документах хозяйственные операции.

Основными направлениями совершенствования  документации являются унификация и  стандартизация.

Первичные учетные документы принимаются  к  учету , если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации.

Унификация форм первичной учетной  документации имеет большое значение для совершенствования  учета , так как устанавливает и закрепляет единые требования к  документированию  хозяйственной деятельности организаций, систематизирует  учет , исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.

Унифицированные документы -  это  типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями.

Правительство РФ Постановлением от 8.07.97 г . № 835 «О первичных учетных  документах» возложило на Госкомстат России функции по разработке, утверждению  и распространению альбомов унифицированных  форм первичной учетной документации и их электронных версий, а также  обязало Госкомстат и Минфин России определить порядок поэтапного введения в организациях независимо от форм собственности, осуществляющих хозяйственную  деятельность на территории РФ, унифицированных  форм первичной учетной документации. Указанный порядок был утвержден Постановлением Госкомстата и Минфина России от 29.05.98 г. и 18.06.98 г. № 57а / 27-н.

В соответствии с этим порядком с 1 января 1999 г. первичные учетные документы  принимаются к учету, если они  составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом по согласованию с Минфином России и другими федеральными органами исполнительной власти.

Введение унифицированных форм первичной учетной документации в организациях на территории РФ как  элемент учетной политики производится с начала финансового года и должно быть оформлено соответствующим  организационно-распорядительным документом организации.

Унифицированные формы первичной  учетной документации распространяются на юридических лиц независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории РФ.

В унифицированные формы первичной  учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация  при необходимости может вносить  дополнительные реквизиты. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных  форм не допускается. Вносимые изменения  должны быть оформлены соответствующим  организационно-распорядительным документом организации.

Стандартизация - установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов, что позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

2. Организация документооборота

Движение документа от момента  составления или получения от других предприятий до передачи в  архив называется документооборотом. Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета.

График документооборота позволяет  улучшить контроль со стороны бухгалтерии  за всей работой организации, т. е. повышает эффективность всей учетной работы организации. При его составлении  учитывают требования, предъявляемые  к рациональной организации документооборота: кратчайший путь движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные  сроки прохождения по инстанциям.

После составления графика каждому  лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка  и определяется ответственность  за невыполнение требований документооборота.

До сведения лиц, работающих с первичными документами, в официальном порядке  доводятся правила их оформления и сроки предоставления данных документов в бухгалтерию. Своим распоряжением  по бухгалтерии главный бухгалтер  обязывает принимать только документы, оформленные в установленном  порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.

Контролю подлежит также правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета, для чего к каждому первичному учетному документу прилагается  перечень бухгалтерских записей  с указанием даты и фамилии  ответственного бухгалтера. На этом этапе  устанавливается контроль за правильностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Организация документооборота имеет  большое значение, поскольку усиливает  контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской  отчетности, повышает оперативность  бухгалтерского учета.

4. Хранение документов

Все документы подлежат обязательному  хранению в сроки, установленные  законодательством. Федеральный закон  «О бухгалтерском учете» устанавливает, что первичные документы должны храниться на предприятии «в течение  сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет».

Для сдачи в архив документы  подбираются в хронологическом  порядке, комплектуются, переплетаются  и подшиваются в папки. Сдача  документов в архив сопровождается справкой. Изъятие первичных документов, учетных регистров, отчетов у  предприятий производится:

- органами дознания;

- органами предварительного следствия;

- прокуратурой;

- судом и т. п.

На основании постановления  этих органов, согласно законодательству (кроме документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну). Изъятие документов производится в  присутствии должностных лиц  предприятия. Составляется специальная  опись изъятых документов, оформляется  протоколом, копия которого вручается  под расписку соответствующему должностному лицу предприятия.

В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя предприятия  назначается комиссия по расследованию  причин пропажи, гибели, в которую  приглашаются представители следственных органов, охраны, пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются  актом, утверждаемым руководителем.

5. Исправление ошибок в первичных документах

В первичные учетные документы  можно вносить исправления. Для  изучения этого вопроса необходимо руководствоваться приказом МФ РФ «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете» от 29 июля 1983 г. № 105.

В тексте и цифровых данных первичных  документов и учетных регистров  подчистки и неоговоренные исправления  не допускаются.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением  кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается  неправильный текст или суммы  и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

Исправление ошибки в первичном  документе должно быть оговорено  надписью «Исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

В приходных и кассовых ордерах  исправления не допускаются. Порядок  исправления ошибок в банковских документах устанавливается правилами  Государственного банка РФ.

Согласно Федеральному закону от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском  учете», внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Записи в первичные документы  и учетные регистры производят вручную  или на машинах в зависимости  от формы и системы учетных  записей. Записи должны быть сделаны  аккуратно и четко, без подчисток  и зачеркивания цифр и текста. Однако большой объем экономической  информации в бухгалтерском учете  обусловливает появление различных  ошибок, которые допускаются как  в первичных документах, так и  в учетных регистрах.

При большом количестве записей  в учетных регистрах для обнаружения  ошибок в них используется сплошная проверка записей. Она состоит в том, что все записи в учетных регистрах, в которых обнаружена ошибка, последовательно сверяются с документами или другими учетными регистрами, в которых отражены те же операции. Перед каждой проверенной суммой ставится специальный значок (V) для того, чтобы видеть, какие суммы проверены, а какие - нет.

Выборка - способ выявления ошибок при несовпадении итогов синтетического и аналитического учетов. Для этого делают выборку сумм из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетического счета. Затем подсчитывают итоги выборки и сравнивают с данными синтетического счета.

При неправильно составленных проводках  ошибки выявляются путем их просмотра  и ознакомления с первичными документами, на основании которых были составлены проводки.

После того как ошибки найдены, производят их исправление специальными способами. Среди последних наиболее распространены три: корректурный метод, дополнительная и сторнировочная записи.

* Корректурный способ применяется для исправления ошибок в документах (кроме кассовых и банковских) до подведения итогов в них. Исправление производится путем зачеркивания неправильных и надписывания правильных записей, заверенных подписью исправляющего с оговоркой «Исправлено».

Ошибочная запись суммы или текста зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать ошибочно написанное. Затем вписывается правильная сумма или текст с указанием  даты исправления и подписи должностного лица, сделавшего исправление. В зависимости  от исправления существует три вида оговорок: «Исправленному верить», «Вписанному  верить», «Зачеркнутое не читать».

Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности. Например, если в учетном регистре неверно была сделана запись, скажем вместо 200 р. ошибочно было записано 215 р., то следует аккуратно одной  чертой зачеркнуть 215 р., а рядом поставить 200 р., надписать «Исправленному верить», проставить дату исправления и скрепить записи подписью ответственного лица, который внес исправление.

При выявлении ошибок после подведения итогов за учетный период, а также если ошибка повторяется в нескольких регистрах, применяются дополнительная и сторнировочная записи.

* В том случае, когда корреспонденция  счетов указана верно, а стоимостная оценка (основание показателя) занижена, делается дополнительная запись. Она имеет корреспонденцию счетов, аналогичную основной записи, а основание показателя соответствует разнице между правильной и ошибочной суммой.

Например, в документах на поступление  материальных ценностей от поставщика значится сумма 200 000 р., а принято  к учету только на 180 000 р. Необходимо сделать дополнительную запись еще  на 20000 р. в пределах того же отчетного  периода, в котором эта запись не проведена.

* Сторнировочная запись (красное сторно) выполняется при необходимости аннулировать частично или полностью ошибочную запись. В первом случае устраняется превышение ошибочного показателя при правильной корреспонденции счетов. Во втором случае, когда ошибка допущена не только в стоимостном показателе, но и ошибочна корреспонденция бухгалтерских счетов, необходимо составить две проводки.

Неправильная запись повторяется  красными чернилами, что означает вычитание  и тем самым ее сторнирование, уничтожение. Затем делается дополнительная проводка с правильной корреспонденцией счетов. Например, организация оприходовала материальные ценности от поставщика, отразив кредиторскую задолженность  на сумму 200 000 р., тогда как по счету  поставщика она составила 190 000 р.

Исправление ошибки необходимо сделать  следующим образом:

Дт «Материалы»; Кт «Расчеты с поставщиками и подрядчиками » 200000 р. - ошибочная  запись.

Дт «Материалы»; Кт «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 200 000 р. - красное  сторно

Дт «Материалы»; Кт «Расчеты с поставщиками и подрядчиками » 190000 р. - верная запись.

Все ошибки, обнаруженные в бухгалтерском  учете, должны быть исправлены в том  отчетном периоде, когда они были обнаружены.

Заключение

Для отражения хозяйственных операций применяется большое количество документов.

1. Распорядительные документы - приказы на совершение хозяйственных  операций, но они не являются  основаниями для учетных записей,  поскольку не подтверждают факта  их осуществления.

2. Оправдательные документы - документы,  подтверждающие факт совершения  хозяйственной операции и служащие  основаниями для отражения хозяйственных  операций в бухгалтерском учете.

3. Документы бухгалтерского оформления  составляются бухгалтером для  подготовки информации с целью  отражения ее в учетных регистрах.

4. Комбинированные документы содержат  признаки распорядительных и  оправдательных документов; целесообразность  их применения - в сокращении общего  количества документов.

5. Первичные документы составляются  в момент совершения хозяйственной  операции.

6. Сводные документы обобщают  данные первичных документов.

7. Разовые документы оформляют  одну хозяйственную операцию.

8. Накопительные документы - за  определенный период времени.

9. Внутренние документы составляют  и используют на данном предприятии,  а внешние - поступают на предприятие  от организаций и лиц.

Документооборот - процесс прохождения  этих документов по различным каналам  их продвижения, порядок их оформления, обработки согласно установленным  правилам и нормам.

3. Номенклатура дел

Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов рекомендуется  вести номенклатуру дел. Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается  в папку-дело. Все папки, находящиеся  в подразделении, образуют номенклатуру дел. Список дел оформляется следующим  образом:

· индекс дела (номера на папке) может  состоять из присвоенного подразделению  номера и внутреннего номера;

· наименование дела (заголовок);

· количество дел в папке (заполняется  при формировании папки);

· срок хранения;

· примечание (может указываться, на основании какого из перечней устанавливается  срок хранения документов).