Учет расчетов с поставщиками на предприятиях малого бизнеса

Кроме того, основанием для  оприходования и оплаты приобретенного товара является документ, который  подтверждает его качество (сертификат качества). Сертификат качества – товаросопроводительный документ, подтверждающий соответствие товара показателям качества, техническим характеристикам, требованиям безопасности для жизни и здоровья людей, природной окружающей среды, предусмотренным условиями договора; обычно выдается предприятием-изготовителем либо экспортером. По требованию покупателя сертификат качества может быть выдан и нейтральной стороной. Сертификат качества составляется в нескольких экземплярах, один из которых обычно следует вместе с грузом, а другой представляется вместе со счетом и др. документами, необходимыми для оплаты. При импорте товаров – зачастую сертификат качества используется как справочный документ для таможни, дающий информацию о качественных и количественных характеристиках импортируемого товара.

Оприходование импортных  товаров на склад предприятия  производится на основании внешнеэкономического контракта купли-продажи, грузовой таможенной декларации, приемного акта и акта экспертизы торгово-промышленной палаты, коммерческих документов:

- счетов-фактур, которые  подтверждают таможенную стоимость  товара;

- транспортных накладных  (ж/д накладные, авианакладные,  товаро-транспортные накладные, упаковочные листы).

При осуществлении расчетов в иностранной валюте составляется бухгалтерская справка про наличие курсовых разниц при пересчете задолженности.

При выявлении недостачи  или дефектов товаров приемка  не прекращается, а составляется рекламационный акт, в котором указываются следующие  реквизиты: лица, которые участвуют  в приемке, дата и время начала и окончания приема, место составления  акта, номер контракта, наименование, адрес и страна поставщика, наименование товара, номер накладной и прочих документов, наименование предприятия-покупателя, количество товара по каждой позиции ассортимента, несоответствие качества, комплектности и другим данным сопроводительных документов, состояние тары, упаковки и маркировки тары.

Отражение в бухгалтерском  учете обязательств за выполненные  работы (предоставленные услуги) осуществляется на основании акта приемки-передачи выполненных работ (рисунок 2).

Рис.2. Образец акта приемки-передачи выполненных работ

Акт приемки – передачи выполненных работ не имеет типовой  формы. Данные в нем указываются  по согласованию между сторонами. Если исполнитель работ – плательщик НДС, он дополнительно должен выписать налоговую накладную. Налоговая накладная выписывается в день возникновения налоговых обязательств поставщика. Налоговая накладная составляется в двух экземплярах (оригинал и копия). При этом в верхней левой части налоговой накладной делаются соответствующие отметки (нужное выделяется пометкой "Х"). Налоговая накладная, которая выписывается налогоплательщиком - получателем товаров / услуг, составляется в одном экземпляре. Налоговая накладная является основанием для отнесения в налоговый кредит расходов по уплате НДС у покупателя, зарегистрированного как плательщик налога. Копия налоговой накладной остается у продавца товаров/услуг как налоговый документ и хранится в порядке и в течение срока, предусмотренного законодательством для обязательств по уплате налога.

В соответствии с Приказом Минфина №1379 от 01.01.11«Про утверждение формы налоговой накладной и Порядка заполнения налоговой накладной» форма налоговой накладной, расчет корректировки количественных и стоимость показателей к ней  и порядок ее заполнения претерпели некоторые изменения в отличие от редакции, утвержденной приказом N 969.

В частности, в новой форме  налоговой накладной:

1) в поле «Порядковый номер» накладной увеличено количество клеток и отведены клетки, которые заполняются в случае выписки налоговых накладных филиалом или другим структурным подразделением продавца

2) введена новая графа 4 «Код товара согласно УКТ ВЭД», которая заполняется при осуществлении операций по поставке подакцизных товаров и товаров, ввезенных на таможенную территорию Украины, на всех этапах (цепях) поставки;

3) графа «20%», в которой указывались объемы поставок, подлежащих налогообложению по ставке 20%, заменена графой «основная ставка», поскольку 1 января 2014 основная ставка налога составит 17%.

Также в порядке заполнения налоговой накладной произошли  следующие изменения:

1) детализированы некоторые нормы относительно выписки налоговой накладной филиалом или другим структурным подразделением налогоплательщика, а именно, предусмотрено, что:

- при составлении налоговой накладной филиалом или другим структурным подразделением налогоплательщика в налоговой накладной указывается не только название головного предприятия, зарегистрированного как плательщик налога, предусмотренное уставными документами, а также название такого филиала / структурного подразделения;

- налоговая накладная, составленная филиалом или другим структурным подразделением налогоплательщика, скрепляется печатью налогоплательщика - продавца, кроме реквизитов такого налогоплательщика может содержать название филиала или другого структурного подразделения, составившего такую накладную;

2) введена норма, которая  предусматривает, что налоговая  накладная составляется на государственном  языке и по установленной форме  путем:

- или распечатывания такой формы с последующим заполнением его плательщиком налога на добавленную стоимость разборчивым почерком ручкой с чернилами (пастой) синего или черного цвета без подчисток и исправлений текста и цифровых данных;

- или заполнения ее в электронном виде с последующей распечаткой.

3) урегулирован вопрос  формата даты выписки налоговой  накладной и даты заключения  договора. Так, Порядком предусмотрено, что дата выписки налоговой накладной и дата заключения договора заполняются цифрами в такой последовательности: день месяца (две цифры), месяц (две цифры), год (четыре цифры). При этом точка, запятые и другие раздельные знаки в дате выписки налоговой накладной не проставляются;

4) предусмотрено, что порядковый  номер налоговой накладной, который  присваивается в соответствии  с ее номером в реестре выданных и полученных налоговых накладных, не должен содержать букв или других символов (;

5) предусмотрено, что реквизиты  заглавной части налоговой накладной (номер налоговой накладной, индивидуальный налоговый номер покупателя, номер договора и т.п.) выравниваются по правому краю поля;

6) приведены в соответствие  с Порядком ведения реестра  выданных и полученных налоговых  накладных правила заполнения  строки «Индивидуальный налоговый  номер продавца» в случае выписки  налоговой накладной покупателем  (получателем) услуг от нерезидента,  место поставки которых находится  на таможенной территории Украины,  с целью унификации таких правил. Теперь в строке «Индивидуальный налоговый номер продавца» отражается условный ИНН «300000000000», а в случае если такие услуги не предназначены для использования в хозяйственной деятельности или приобретены с целью их использования для поставки услуг за пределами таможенной территории Украины или услуг - условный ИНН «200000000000».

7) урегулирован вопрос  о возможности дополнения раздела  I накладной необходимым количеством  строк в случае, когда количество  наименований товара превышает  количество строк, отведенных для этого в бланке;

8) предусмотрено предоставление  налогоплательщику - продавцу скреплять  налоговые накладные не только  основной печатью, но и отдельной  печатью «Для налоговых накладных», которая производится исключительно  для скрепления налоговых накладных.

Документы, которые оформляются  при перечислении средств, зависят  от формы расчетов: платежное поручение, аккредитив, инкассовое поручение, РКО  и прочие платежные документы и заполняются в соответствии с Инструкцией о безналичных расчетах в Украине.

Платежное поручение должно обязательно содержать следующие  реквизиты:

- название документа;

- дату составления и номер;

- фамилия, имя, отчество (при наличии), код плательщика и номер его счета;

- наименование и код банка плательщика;

- наименование / фамилия, имя, отчество (при наличии), код получателя и номер его счета;

- наименование и код банка получателя;

- сумму цифрами и словами;

- назначение платежа;

- подпись плательщика.

Банк  плательщика принимает платежное  поручение к исполнению в течение 30 календарных дней с даты его выписки. День оформления платежного поручения не учитывается.

Условия и порядок проведения расчетов по аккредитивам предусматриваются  в договоре между бенефициаром и  заявителем аккредитива (далее в  настоящей главе - договор) и не должны противоречить законодательству Украины, в том числе нормативно-правовым актам Национального банка.

Банк-эмитент может открывать  следующие виды аккредитивов:

- покрытый - аккредитив, для осуществления платежей по которому заблаговременно бронируются средства плательщика в полной сумме на отдельном счете в банке-эмитенте или в исполняющем банке. Средства заявителя аккредитива бронируются на аналитическом счете "Расчеты по аккредитивам" соответствующих балансовых счетов (далее в настоящей главе - аналитический счет «Расчеты по аккредитивам");

- непокрытый - аккредитив, оплата по которому (если временно нет средств на счете плательщика) гарантируется банком-эмитентом за счет банковского кредита.

Аккредитив может быть отзывным или безотзывным. Это указывается на каждом аккредитиве. Если нет такой отметки, то аккредитив является безотзывным.

Отзывной аккредитив может  быть изменен или аннулирован  банком-эмитентом в любое время  без предварительного уведомления  бенефициара (например, в случае несоблюдения условий, предусмотренных договором, досрочного отказа банком-эмитентом от гарантирования платежей по аккредитиву). Безотзывный аккредитив - это аккредитив, который может быть аннулирован или условия которого могут быть изменены только по согласию на это бенефициара, в пользу которого он был открыт.

Для открытия аккредитива  клиент подает в банк-эмитент заявление об открытии аккредитива. Заявление содержит условия аккредитива, которые составляются так, чтобы, с одной стороны, они позволяли банкам без осложнений их проконтролировать, с другой - обеспечивали бы интересы сторон, использующих аккредитив.

Банк-эмитент, приняв заявление, определяет способ исполнения аккредитива, авизующий и исполняющий банки  и осуществляет соответствующие  бухгалтерские записи.

Выплаты бенефициару по аккредитиву, средства по которому забронированы  в исполняющем банке, осуществляются с аналитического счета "Расчеты  по аккредитивам".

Аккредитив закрывается  в случае: 
   1. истечения срока действия аккредитива; 
   2. отказа получателя денежных средств от использования аккредитива до истечения срока его действия, если это предусмотрено условиями аккредитива; 
   3. полный или частичный отзыв аккредитива плательщиком, если такой отзыв предусмотрен условиями аккредитива.

О закрытии аккредитива исполняющий  банк уведомляет банк-эмитент.

В случае расчетов инкассовыми  поручениями (инкассо) банк (банк-эмитент) по доверенности клиента осуществляет за счет клиента действия относительно получения от плательщика платежа  и (или) акцепта платежа.

В случае отсутствия любого документа или несоответствия документов по внешним признакам инкассовому  поручению исполняющий банк должен немедленно уведомить об этом клиента. В случае неустранения указанных недостатков банк возвращает документы без выполнения.

Документы подаются плательщику  в той форме, в которой они  получены, за исключением банковских отметок и надписей, необходимых  для оформления инкассовой операции. Документы, которые подлежат оплате при их подаче, исполняющий банк обязан подать в платеж немедленно с получением инкассового поручения.

Выдача наличных из касс производится по расходным кассовым ордерам. Документы на выдачу наличных должны подписывать руководитель и главный бухгалтер или работник предприятия, уполномоченный на это руководителем. К расходным ордерам могут прилагаться заявление на выдачу наличных, расчеты и т. п. Если на приложенных к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и т. п. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, то его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

 

 

3. Синтетический  и аналитический учет расчетов  с поставщиками по общей системе  налогообложения

Расчеты с поставщиками и подрядчиками проводятся, как правило, после отгрузки товарно-материальных ценностей, выполнения работ, предоставления услуг, или одновременно с ними (предоплата).

Ситуация 1. Оплата после  отгрузки ТМЦ

Для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками используют счет 63 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”. «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — счет бухгалтерского учета, предназначенный для отражения расчетов за приобретенные на стороне активы (основные, оборотные, материальные и нематериальные), за выполненные и принятые работы, оказанные и потребленные услуги.

Счет 63 кредитуется на суммы  возникновения обязательств, равные стоимости принимаемых на баланс товарно-материальных ценностей, работ, услуг в корреспонденции со счетами  этих ценностей. За услуги по доставке товарно-материальных ценностей, а  также по переработке сырья и  материалов на стороне записи по кредиту  счета 63 проводятся в корреспонденции  со счетами учета производственных запасов, товаров, затрат на производство.

Счет 63 дебетуется на суммы  исполнения (погашения) обязательств чаще всего в корреспонденции со счетами  учета денежных средств (если оплата поставок — «второе событие») или  со счетами учета авансов выданных (если перечисление оплаты — «первое  событие»); реже — в корреспонденции  со счетами учета расчетов с покупателями, если выполняется бартерный контракт, а в отдельных случаях —  в корреспонденции со счетами  учета подотчетных сумм, если закупка  проводится наличными через посредничество подотчетных лиц, притом лишь в случаях, когда подотчетному лицу поручается только осуществить оплату. Суммы  обязательств перед поставщиками и  подрядчиками, обеспеченные выданным векселем, списываются со счета расчетов с поставщиками и подрядчиками и  переносятся на счет учета векселей выданных: ДТ 63 КТ 62. Сальдо по счету 63 отражается в IV разделе формы 1 «Баланс».