Управление организационной коммуникацией

Содержание

Введение…………………………………………………………..2

1. Организационная коммуникация……………………………..5
2. Структура организационной коммуникации………………...8

Заключение……………………………………………………….9

Список использованной литературы…………………………10

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

С позиций науки управление представляет собой целенаправленную переработку информации. Для того чтобы использовать управленческую информацию, ее нужно передавать, перемещать с одного объекта на другой, организовывать взаимосвязи между этими объектами. Эффективный обмен информацией  необходим на всех этапах деятельности и во всех подразделениях организации  для достижения намеченных целей, а  также является важнейшим условием принятия обоснованных решений, играет огромную роль в межличностных отношениях и формировании имиджа организации. Процесс передачи информации и средства для этой передачи носят название коммуникации. Короче говоря, обмен  информацией — важнейшая составная  часть практически всех видов  управленческой деятельности. 
            Коммуникации занимают важнейшее место в жизни организации и оказывают огромное влияние на индивидов и групп. Коммуникационный процесс сложен. Он состоит из ряда этапов, которые взаимосвязаны между собой и взаимозависимы. Каждый из этапов необходим для того, чтобы мысли и идеи одного индивида стали понятны другому. 
            Поскольку в нашей стране появление и становление коммуникаций в управлении произошло не так, то огромную роль в дальнейшем их развитии играет правильный подход к изучению опыта зарубежных стран. В России коммуникации претерпели коренное изменение. От административно-командной системы страна резко перешла к рыночным отношениям. Если раньше управление предприятием   в основном заключалось в том, что от руководства к подчиненным поступали приказы, которые нельзя было не уточнить, не обсудить, инициативность наказывалась, а сообразительные работники не могли продвинуться по службе, то сегодня руководители предпочитают другой подход к организации  работы с подчиненными.   
            Инициативность теперь приветствуется, проводятся общие коллективные собрания, на которых обсуждаются проблемы развития фирмы, выслушиваются просьбы, предложения подчиненных, применяются не только моральные, но и материальные поощрения. Так при командно-административной системе были предприятия с налаженными коммуникациями, но преобладали в основном с разрозненными коммуникативными потоками, без обратной связи. Так и сейчас существуют фирмы, где организация руководства находится на низком уровне, ошибочно построены коммуникации. 
            Трудно переоценить роль эффективных коммуникаций в управлении организацией. Совершенно ясно, что, если люди не смогут обмениваться информацией, они просто не сумеют работать вместе. Для того чтобы обеспечить четкие и эффективные коммуникации в организации, необходимо знать и предотвращать возможные помехи в процессе их осуществления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Организационная коммуникация

Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.

Организационные коммуникации важны для руководителей по следующим причинам:

1) руководители тратят  большую часть времени на коммуникации. Согласно данным многих экспертов,  на это уходит 75-95% времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;

2) коммуникации необходимы  для эффективности управления;

3) коммуникации необходимы  также для утверждения авторитета  и выражения воли руководителя;

4) хорошо налаженные  коммуникации содействуют обеспечению  организационной эффективности.  Если организация эффективна  в области коммуникации, она эффективна и во всех других видах деятельности.

Принято различать четыре основные функции коммуникативности  в группе или организации в  целом:

Контроль – с помощью коммуникативности осуществляется контроль поведения членов группы. В организациях существуют иерархия и формальная соподчиненность, которой работники должны придерживаться. Когда работника, например, просят привести свои действия в соответствие со стратегией компании, коммуникативность выполняет контролирующие функции;

Мотивация – организационная коммуникация усиливает мотивацию, доводя до работников информацию о том, что должно быть сделано, как улучшить работу и т.д.;

Эмоциональное выражение – для большинства людей их работа является первичным источником социального взаимодействия. Коммуникативность, которая осуществляется в группе, является механизмом, с помощью которого члены группы выражают свое отношение к происходящему. Тем самым коммуникативность способствует эмоциональному выражению работников и позволяет реализовывать социальные потребности;

И, наконец, собственно функция передачи информации – эта функция связана с ролью коммуникативности в процессе принятия решений. Она позволяет предоставлять данные, которые необходимы индивидуумам и группам для принятия решений, посредством передачи информации для идентификации и оценки альтернативных решений. В настоящее время, по мнению некоторых исследователей перед руководителями стоят серьезные проблемы формирования информационного пространства, связанные, в частности, с увеличением количества информации, необходимой для принятия управленческих решений.

Передача информации или коммуникативный поток идет по трем направлениям:

• сверху вниз (постановка задач, инструктирование);
• снизу вверх (сообщения о результатах проверки, донесения об исполнении заданий, о личном мнении сотрудников и т.д.);
• по горизонтали (обмен мнениями, координация действий).

В коммуникационном процессе выделяются четыре основных элемента:

Отправитель или источник – лицо, передающее информацию. Источники информации могут быть внутренние и внешние. К внутренним относятся: бухгалтерская и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие наблюдения, специальные исследования. Внешние источники более многочисленны и разнообразны. Прежде всего, здесь нужно выделить сотрудников со своими идеями, намерениями, информацией и целью коммуникации; партнеров; средства массовой информации и др.

Особо следует остановиться на устной информации. Психологи указывают, что человек воспринимает не всю поступающую к нему информацию. Это зависит от множества причин субъективного характера: личности передающего информацию и личности ее воспринимающего; от физических возможностей органов чувств обоих; склада и черт их характеров и ряда других причин.

Слушая человека, следует  внимательно наблюдать за его  поведением – жестами, мимикой, позой, взглядом, его одеждой и обувью, манерами и другими формами внешнего выражения индивидуальности;

сообщение, т.е. собственно информация;

канал, т.е. средство передачи информации. Известно, что предприятия используют несколько каналов передачи данных как во внутренней среде, так и во внешней. К наиболее часто применяемым относятся: курьеры, почтовая связь, телефон, радиосвязь, электронная почта, локальная сеть, и, наконец, устное обсуждение;

получатель – лицо (исполнитель, руководитель), которому предназначена информация.

В коммуникационном процессе отправитель и получатель информации постоянно меняются местами.

Кроме того, организационные  коммуникации включают в себя:

кодирование – это перевод идей источника в систематический набор символов на язык, выражающий цели источника;

передачу сигнала – цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит в значительной мере от используемого канала;

расшифровку-прием – чтобы процесс коммуникации был завершен необходимо, чтобы сигнал был расшифрован;

обратную связь – источник коммуникации надеется, что его сигнал будет иметь высокую степень точности. Поскольку точность сигнала редко совершенна, желательно обеспечение обратной связи в коммуникационном процессе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В  процессе  коммуникации  возникает  множество  препятствий,  которые

называются барьерами. Коммуникационные барьеры обусловлены:

      -трудностями  восприятия;

      -семантическими  барьерами;

      -невербальными  барьерами;

      -плохой  обратной связью.

            Проблемы   коммуникации   в   организациях    напрямую    связаны    с

характеристикой барьеров и  могут быть представлены следующим образом:

      -искажение  сообщений (сознательно, несознательно);

      -информационные  перегрузки,  которые  усложняют   процесс   обработки

информации;

      -неудовлетворительная   структура   организации   (иерархия,    кадры,

организация выполнения задач).

           Совершенствовать  коммуникации  именно в моей  организации   можно  по   следующим направлениям:

      -регулировать   информационные   потоки   (изучить   информационные

потоки);

      -разработать  систему сбора предложений с  целью обеспечения более легкого

поступления и прохождения  информации от низовых уровней  наверх  и  с  целью

снижения фильтрации;

      -совершенствовать  управленческие  действия   (проводить собрания,

совещания, а так же корпоративы);

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

1. Родина Л.А. Проблемы структурирования  научного знания в аспекте  систематизации управленческой  информации // Менеджмент в России  и за рубежом. 2010. № 5.

2.  Иванова Т.Ю. Теория  организации: Учебник. – М.: КНОРУС, 2009.

3.  Мазеин С.В. Оценка информационных потоков // Менеджмент в России и за рубежом. 2010