Ревизии расчетов с подотчетными лицами

 

     Содержание 

Введение                                                                                                                       3

1 Учет  расчетов с подотчетными лицами

1.1 Командировочные расходы

1.2 Хозяйственные расходы

1.3 Представительские расходы

2 Ревизия расчетов с подотчетными лицами                                                          

2.1 Цели и задачи проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами

2.2 Планирование ревизии

2.3 Проведение ревизии

2.4 Обобщение результатов ревизии

Заключение

Список использованной литературы   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

         Введение 

     Основными задачами контроля и ревизии расчетных операций являются определение законности, целесообразности и реальности их возникновения и осуществления, установление состояния соблюдения и путей дальнейшего укрепления расчетно-платежной дисциплины и повышения эффективности использования денежных средств.

     Контроль  и ревизия расчетов с подотчетными лицами призваны не только вскрывать  допущенные недостатки в их организации, но и предупреждать неправильное использование платежных средств и формирование незаконных и нецелесообразных расчетных взаимоотношений. В связи с этим за состоянием расчетно-платежной дисциплины в каждом предприятии должен быть установлен систематический контроль на всех стадиях формирования и осуществления расчетов с подотчетными лицами, начиная  от их планирования и заканчивая погашением задолженности. Отсюда большая роль в организации контроля за расчетами с подотчетными лицами принадлежит прежде всего руководителям и управленческому персоналу организаций.

     Выявить общее состояние и определить пути улучшения организации расчетных  взаимоотношений позволяет проведение документальных ревизий и проверок, повышению эффективности которых  способствует правильное чередование контрольно-ревизионных работ и применение различных приемов и способов контроля в ходе их осуществления. 
 
 
 
 
 
 
 
 

1 Учет Расчетов с подотчетными лицами 

     Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам.

       Основными нормативными актами, регулирующими расчеты с подотчетными лицами, являются статьи № 166-168 Трудового кодекса РФ, Порядок ведения кассовых операций, утвержденный решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40, постановления Правительства РФ «О нормах возмещения командировочных расходов» от 26.02.92 и «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организации такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» от 08.02.02 № 93, а также продолжающее действовать на территории РФ постановление Совета Министров СССР «О служебных командировках в пределах СССР» от 18.03.88 № 351.

       Подотчетные суммы учитывают на активном синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Аналитический учет по счету 71 ведут по каждой сумме, выданной под отчет. 

         1.1 Командировочные расходы 

     Порядок оформления и учета командировочных расходов на территории Российской Федерации регулируется Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 г. «О служебных командировках в пределах СССР», а по заграничным командировкам — Правилами об условиях труда советских работников за границей, утвержденными постановлением Госкомтруда СССР от 25.12.74 г. № 365.

     Приказом Минфина РФ от 06.07.01 г. № 49н с 1 января 2002 г. установлены следующие нормы возмещения расходов, связанных с командировками работников в организации, расположенные на территории Российской Федерации:

     оплата найма жилого помещения — по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки, а при отсутствии подтверждающих документов — в размере 7 руб. в сутки;

     оплата  суточных — 100 руб. за каждый день нахождения в командировке.

     Если  место служебной командировки расположено  недалеко от места работы и жительства работника и он может ежедневно возвращаться домой, то такая командировка может быть признана однодневной.

     В служебную командировку могут направляться только работники организации. В  случае направления в командировку работников других организаций и  иных физических лиц такие командировки не признаются служебными и расходы по ним должны возвращаться другими организациями (как оказанные услуги) либо производятся организацией за счет чистой прибыли. Не предусмотрено направлять в командировку работников, выполняющих работы по договору подряда.

     Для командировки работнику оформляется  командировочное удостоверение  и издается приказ о его командировке. Фактическое время нахождения работника  в командировке отмечается в командировочном  удостоверении печатями отправляющей и принимающей организаций, записями о днях отправления, прибытия и выбытия.

     Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на цели, на которые они выданы. В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Отчеты о расходах по командировкам, например, должны быть представлены в течение 3 дней по возвращении из командировки. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу. Новый аванс подотчетным лицам выдают только после полного расчета по ранее выданному авансу. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяют и определяют расходы, подлежащие утверждению. Отчеты утверждает руководитель организации.

     Днем  выезда считается день отправления  соответствующего транспорта из места  постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения – дата прибытия соответствующего транспорта.

     Расходы по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учетом установленных ограничений на использование соответствующего транспорта).

     Руководители  организаций могут разрешить, в порядке исключения, производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм. Дополнительные выплаты относят на себестоимость продукции. Однако для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в установленных пределах.

     Следует при этом иметь в виду, что командировочные  расходы, выплачиваемые сверх установленных норм, включаются в доход работников, подлежащий обложению налогом на доходы с физических лиц.

     На  указанные суммы суточных начисляют также страховые взносы в государственные внебюджетные фонды.

       Особенности учета подотчетных сумм при командировке работников за границу. При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных норм суточных и квартирных. Нормы суточных в иностранной валюте при краткосрочных командировках за границу на территории иностранных государств установлены постановлением Совета Министров — Правительства Российской Федерации от 01.12.93 г. № 1261. Как и нормы за проживание в гостинице, они периодически пересматриваются Минфином РФ совместно с Минтрудом РФ и МИД РФ.

     Полученную  в банке валюту приходуют по счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютные счета». Выданная под отчет валюта списывается со счета 50 в дебет счета 71 и отражается в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка Российской Федерации на момент выдачи.

     По  зарубежным командировкам работнику  возмещаются следующие расходы:

• по получению загранпаспорта;
• по получению виз;
• по прописке загранпаспорта;
• по покупке в банке валюты страны командировки или обмену чека на наличную иностранную валюту;
• по найму жилого помещения, подтвержденные документально;
• на провоз багажа;
• суточные за каждый день пребывания в командировке.

     За  день выезда в командировку суточные выплачиваются в размере 100% (в  рублях, если пересечение границы  не совпадает с днем отъезда; в  валюте, если граница пересекается в день отъезда; дата пересечения  границы определяется по отметкам контрольно-пограничных пунктов загранпаспорте). Работникам, выехавшим в командировку за границу и возвратившимся оттуда в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы. Если во время пребывания в командировке работник обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона не выплачивает суточные этим лицам. Если принимающая сторона не оплачивает личные расходы, но предоставляет за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30% нормы. В случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней, суточные выплачиваются начиная с 61-го дня в размерах, установленных для работников заграничных учреждений Российской Федерации.

     При возвращении из командировки и сдаче авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывается с кредита счета 71 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курса валют курсовая разница списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы»: положительная — на доходы (дебет счета 71, кредит счета 91), отрицательная — на расходы (дебет счета 91, кредит счета 71).

     При заграничных командировках суммы  НДС по расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно и найму жилого помещения начисляются и списываются таким же образом, как и при командировках внутри Российской Федерации.

     Порядок возмещения работникам сумм по незавершенным расчетам при командировках за границу определяется постановлением Минтруда РФ по согласованию с Минфином РФ и Центральным банком Российской Федерации «О порядке расчетов в иностранной валюте с работниками, выезжающими за границу» от 20.08.92 г. № 12.

     Для проведения расчетов с командированными лицами необходимы следующие первичные  документы:

• авансовые отчеты;
• приказы о направлении работников в командировку;
• заявления на выдачу денег из кассы;
• документы, подтверждающие произведенные расходы (командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц);
• журнал регистрации командировок.

     Для отражения расчетов с командированными лицами используются следующие регистры синтетического и аналитического учета:

• Главная книга;
• журнал-ордер №7;
• журнал-ордер №1;
• кассовая книга.

 

         1.2 Хозяйственные расходы.  

     У организации возникают расчеты  с подотчетными лицами по суммам денежных средств, выданным им для выполнения различных административно-хозяйственных  задач. При выдаче денежных средств  организация обязана:

• определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;
• получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства;
• выдавать денежные средства работнику в подотчет при условии сдачи им отчета по ранее выданным авансам;
• запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому.