Учет на предприятии малого бизнеса

Учет на предприятии  малого бизнеса 

1. Учет доходов и расходов.

Индивидуальные  предприниматели обязаны производить  учет доходов и расходов, а также  хозяйственных операций.

Налогообложение предпринимателей, применяющих общеустановленную  систему налогообложения, осуществляется в соответствии с требованиями главы 23 «Налог на доходы физических лиц».

Налогооблагаемой  базой по налогу будет являться разница  между суммой полученного дохода и понесенных расходов. Причем не все  осуществленные затраты признаются расходами. Существует свой порядок  отнесения сумм к доходам и  расходам.

С 2002 года совместным приказом от 13 августа 2002 г. Минфином России № 86н и МНС России № БГ-3-04/430 был введен в действие Порядок учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей, далее по тексту – Порядок учета.

Порядок учета  разработан в соответствии с пунктом 2 статьи 54 части первой Налогового кодекса РФ, в соответствии с которым  индивидуальные предприниматели исчисляют  налоговую базу по итогам каждого  налогового периода на основе данных учета доходов и расходов и  хозяйственных операций в порядке, определяемом Минфином России и МНС  России.

Для исчисления налоговой базы необходимо обеспечить полноту, непрерывность и достоверность  учета всех полученных доходов, произведенных  расходов и хозяйственных операций при осуществлении предпринимательской  деятельности.

Учет доходов  и расходов, а также хозяйственных  операций ведется в Книге учета  доходов и расходов и хозяйственных  операций, предназначенной для обобщения, систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету  первичных учетных документах.

Но если предприниматель  применяет специальные режимы налогообложения (упрощенную систему налогообложения  или уплачивает единый налог на вмененный  доход, о которых будет подробно говориться на страницах данной книги  далее, или единый сельскохозяйственный налог), то он не должен применять рассматриваемый  Порядок учета доходов и расходов.

Это указано  в Порядке учета доходов и  расходов, а также в письме Минфина  России от 11 марта 2004 г. № 04-04-06/40 «О порядке применения упрощенной системы налогообложения индивидуальными предпринимателями».

Основные  правила учета определены разделом II Порядка учета. В данном разделе  сформулированы общие требования к  ведению предпринимателями учета  доходов и расходов и хозяйственных  операций.

В соответствии с этими правилами учет доходов  и расходов и хозяйственных операций ведется в валюте Российской Федерации  – в рублях. Заполнение Книги  учета производится на русском языке. А если первичные документы составлены на иностранном языке или иных языках народов Российской Федерации, то они должны иметь построчный перевод  на русский язык.

Книга учета  ведется на основании первичных  документов позиционным способом и  отражает имущественное положение  индивидуального предпринимателя, а также результаты предпринимательской  деятельности за налоговый период. Она может вестись как на бумажных носителях, так и в электронном  виде. Но при ведении Книги учета  в электронном виде индивидуальные предприниматели обязаны по окончании  налогового периода вывести ее на бумажные носители.

Но ведь часто  бывает так, что предприниматель  осуществляет какие-то специфические  операции, учет которых в Книге  учета стандартной формы является неудобным, или он может быть освобожден от исполнения обязанностей налогоплательщика  НДС. Тогда в этом случае по согласованию с налоговым органом он вправе разработать иную форму Книги  учета, оставив в ней показатели, необходимые для исчисления налоговой  базы и (или) включив в нее иные показатели, связанные со спецификой осуществляемой им деятельности.

Книга учета  обязательно нумеруется, прошнуровывается, а на последней странице индивидуальным предпринимателем указывается число  содержащихся в ней страниц, которое  заверяется подписью должностного лица налогового органа и скрепляется  печатью до начала ее ведения.

Число содержащихся в Книге учета страниц, которое  заверяется подписью должностного лица налогового органа и скрепляется  печатью, указывается и на последней  странице пронумерованной и прошнурованной распечатанной Книги учета, ведущейся  в электронном виде.

Каждый человек  может допустить ошибку, главное  ее вовремя обнаружить и исправить. В этом случае исправление ошибок в Книге учета должно быть обосновано и подтверждено подписью индивидуального  предпринимателя с указанием  даты исправления.

Но в кассовые и банковские документы вносить  какие-либо исправления не допускается. И в остальные первичные учетные  документы исправления могут  вноситься лишь по согласованию с  лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц с указанием даты внесения исправлений.

Книга учета  предназначена для обобщения, систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных  учетных документах. Поэтому хозяйственные  операции, связанные с осуществлением предпринимательской деятельности, должны подтверждаться первичными учетными документами.

Но не всякая бумага может считаться первичным  документом. Напомним, что первичные  учетные документы принимаются  к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации, утвержденных Государственным комитетом  Российской Федерации по статистике по согласованию с Министерством  финансов Российской Федерации и  Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации. Документы, форма которых не предусмотрена  в этих альбомах, должны содержать  следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа (формы);

2) дату составления документа;

3) при оформлении документа от имени:

юридических лиц – наименование организации, от имени которой составлен документ, ее ИНН;

индивидуальных  предпринимателей – фамилия, имя, отчество, номер и дата выдачи документа  о государственной регистрации  физического лица в качестве индивидуального  предпринимателя, ИНН;

физических  лиц – фамилия, имя, отчество, наименование и данные документа, удостоверяющего  личность, адрес места жительства, ИНН, если он имеется;

4) содержание хозяйственной операции с измерителями в натуральном и денежном выражении;

5) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления (для юридических лиц);

6) личные подписи указанных лиц и их расшифровки, включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники.

Следует заметить, что почти аналогичные требования к реквизитам первичных документов содержатся в статье 9 Закона «О бухгалтерском  учете», обязательного к исполнению юридическими лицами.

Но в этом перечне обязательных реквизитов отсутствует  требование о проставлении ИНН организации, от имени которой составлен документ.

Правда, пункт 5 статьи 169 Налогового кодекса РФ обязывает  проставлять ИНН в счетах-фактурах, но ни при этом не говорит ничего о других документах.

Более того, во множестве унифицированных документов, например акте о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (унифицированная  форма № МХ-1), акте об установленном  расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (форма № торг-3) и других первичных  документах, и не предусмотрено проставление ИНН.

Таким образом, может сложиться ситуация, когда  поставщик индивидуального предпринимателя, являющийся юридическим лицом и  действующий в рамках закона, вполне обоснованно не укажет свой ИНН в  каких-либо документах, не содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Что же в этом случае делать индивидуальному предпринимателю? Ведь с виду несложное решение  этой проблемы – проставление в  документе ИНН предприятия-контрагента, не всегда в силу различных причин легко решаемо на практике.

Президиум ВАС  РФ в своем постановлении от 2 июня 1998 г. № 842/98 указал, что наличие отдельных дефектов в оформлении документов само по себе не является основанием для исключения соответствующих затрат из себестоимости.

Аналогичное определение было вынесено Президиумом  ВАС РФ от 24 ноября 1998 г. № 512/98.

Поэтому, по-нашему мнению, индивидуальный предприниматель  должен постараться избежать конфликтных  ситуаций с налоговыми органами и  устранить возникшую проблему. При  невозможности этого и будучи правым, доказывать свою позицию в  суде.

А для того чтобы принять произведенные  расходы к учету и доказать факт их оплаты, предприниматель должен иметь документ, подтверждающий факт оплаты товара, а именно: кассовый чек  или квитанцию к приходному кассовому  ордеру, или платежное поручение  с отметкой банка об исполнении, или документ строгой отчетности, свидетельствующий о фактически произведенных расходах.

Порядок учета  устанавливает к индивидуальному  предпринимателю и ряд требований не только по принятию к учету внешних  документов, но также и по документации, оформляемой самим индивидуальным предпринимателем.

Первичные учетные  документы (за исключением кассового  чека) должны быть подписаны индивидуальным предпринимателем.

Первичные учетные  документы должны составляться в  момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным  – непосредственно по окончании  операции.

 

2. Бухгалтерская отчетность

Состав, содержание и методические основы формирования бухгалтерской отчетности организаций, являющихся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации, кроме кредитных  организаций и бюджетных организаций, устанавливает Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99), утвержденное приказом Минфина  России от 6 июля 1999 г. № 43н.

Вообще  бухгалтерская отчетность представляет собой единую систему данных об имущественном  и финансовом положении организации  и о результатах ее хозяйственной  деятельности, составляемую на основе данных бухгалтерского учета по установленным  формам.

Бухгалтерская отчетность состоит из бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках, приложений к ним и пояснительной  записки (далее приложения к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и  убытках и пояснительная записка  именуются пояснения к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и  убытках), а также аудиторского заключения, подтверждающего достоверность  бухгалтерской отчетности организации, если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту.

При этом Минфином давно принята и традиционно  поддерживается определенная нумерация  форм. Так, бухгалтерский баланс считается  формой № 1, Отчет о прибылях и убытках – формой № 2. Включаемые в состав приложений к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках бухгалтерской отчетности Отчет об изменениях капитала считается формой № 3, Отчет о движении денежных средств – формой № 4, Приложение к бухгалтерскому балансу – формой № 5, Отчет о целевом использовании полученных средств – формой № 6.

И, встретив в специальной литературе, к примеру, фразу «Данный показатель отражается в форме № 1…», сразу можно понять, что речь идет об отражении конкретного показателя в бухгалтерском балансе.

Форму бухгалтерской  отчетности организации имеют право  разрабатывать самостоятельно. Об этом сказано в пункте 1 Указаний о  порядке составления и представления  бухгалтерской отчетности (утверждены приказом Минфина России от 22 июля 2003 г. № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций»).

Но это  не очень целесообразно по ряду причин.

Во-первых, все равно Минфин рекомендует  при разработке форм бухгалтерской  отчетности, представляемых в установленные  адреса, учитывать образцы форм, приведенные в данном приказе. И поэтому при представлении в налоговые органы бухгалтерской отчетности по самостоятельно разработанным формам, сильно отличающимся от рекомендуемых, могут возникать ненужные трения.

Во-вторых, понятно стремление добросовестных экономистов составить отчетность и привести все данные, подчеркивающие специфику конкретного предприятия. Но ведь это можно сделать и  не придумывая заново велосипед. Можно  просто ввести дополнительные соответствующие  показатели и пояснения.

Бухгалтерская отчетность должна давать достоверное  и полное представление о финансовом положении организации, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении. Достоверной  и полной считается бухгалтерская  отчетность, сформированная исходя из правил, установленных нормативными актами по бухгалтерскому учету.

При формировании бухгалтерской отчетности организацией также должна быть обеспечена нейтральность  информации, содержащейся в ней, т. е. исключено одностороннее удовлетворение интересов одних групп пользователей бухгалтерской отчетности перед другими.

Информация  не является нейтральной, если посредством  отбора или формы представления  она влияет на решения и оценки пользователей с целью достижения предопределенных результатов или  последствий.