Оглавление

Введение - 4 -

1. Автоматизация документооборота - 7 -

1.1. Автоматизация задач  делопроизводства - 7 -

1.3. Документооборот  на предприятии - 9 -

2. Практическая часть - 11 -

2.1 Постановка цели - 11 -

2.2 Моделирование организации - 11 -

2.3 Внедрение СЭД  PayDox - 12 -

2.4 Расчет эффективности  внедрения СЭД 23

2.5 Анализ результатов 28

Заключение 32

Список  использованной литературы 35

 

Введение

     Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном  обществе информация стала полноценным  ресурсом производства, важным элементом  социальной и политической жизни  общества. Качество информации определяет качество управления. В современных  условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное  внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.

     В последнее время все больше предприятий  сталкиваются с проблемой улучшения  управляемости компании: улучшение  контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания, оптимизация рабочего времени, экономия трудозатрат, повышение производительности труда и так далее. Единственным способом реализации подобных задач  является внедрение автоматизированной системы. Однако в настоящее время  попытка решения задачи внедрения  такой системы наталкивается  на существенные сложности.

     В современной организации руководитель сталкивается с необходимостью решать множество задач в условиях дефицита рабочего времени. Среди основных источников проблем в работе современного менеджера  можно выделить следующие:

     Большое количество процессов, в которых  задействован руководитель, исполняющий  при этом разные роли: инициатора, ответственного исполнителя, контролера.

     Огромное  количество документов, которые требуют  согласования, уточнения, реакции, отслеживания, исполнения.

     Необходимость контролировать своевременное исполнение заданий и отслеживание взятых на себя обязательств.

     Постоянно растущие объемы дополнительной информации, необходимой для принятия управленческих решений.

     С каждым днем все большее значение приобретает оперативность в  принятии решений, контроль исполнения решений, рациональное использование  накопленной информации и предыдущего  опыта.

     Тема  автоматизации процессов документооборота становится в последнее время  все более и более актуальной. Все больше компаний достигает необходимого уровня зрелости, и приходит к необходимости  формализации бизнес-процессов и  внедрения средств для их автоматизации. С другой стороны к настоящему моменту компании прошли длительный путь по созданию своих информационных систем, что обеспечивает потенциальные возможности для реализации задач подобного уровня сложности. Однако менеджеры информационных систем сталкиваются с большими проблемами определении методики и выборе программного обеспечения, которое способно обеспечить адекватные средства для реализации задач данного класса.

     На  рынке сложилась некоторая диспропорция: поставщики программного обеспечения пытаясь решать задачи, с которыми они сталкиваются на практике, усложняют программное обеспечение. Это приводит к дополнительным сложностям при его внедрении и, соответственно, увеличивает стоимость проекта. А покупатели систем, как правило, не готовые к такому уровню сложности, стремятся получить более легкое решение за меньшую цену. Однако опыт практических внедрений показывает, что подобное половинчатое внедрение не оправдывает ожиданий, что приводит к определенному охлаждению руководства компании к этой теме.

     Рынок систем автоматизации документооборота в настоящее время находится  в стадии становления. Несмотря на весьма впечатляющий список производителей систем, в той или иной степени решающие задачи такого класса, на рынке отсутствуют  однозначные лидеры. Более того, на сегодня спрос не сформировался достаточно четко, у потенциальных покупателей не всегда имеется четкое представление о том, что они хотят получить в результате. Подобная ситуация несколько упрощает появление на рынке новых игроков и поиск новых способов позиционирования.

     Целью данной курсовой работы является определение эффективности внедрения системы электронного документооборота (СЭД) на смоделированной фирме. Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:

     - исследование понятия информационных  технологий, видов, специфики и  способов их внедрения с целью  совершенствования ДОУ;

     - рассмотрение структуры рынка  программных продуктов в области  электронного управления документацией;

     - классификация, сравнение и характеристика  данных продуктов;

     - разработка основных критериев  выбора эффективной автоматизированной  системы управления документацией;

     - внедрение корпоративной системы  электронного управления документацией  (корпоративного электронного документооборота) в рамках смоделированного предприятия;

     - анализ полученных результатов. 

 

1. Автоматизация документооборота

 

    Автоматизация документооборота предполагает использование  специального программного обеспечения  для работы с документами и  участие электронных документов в системе информационного обмена. При этом документы, создаваемые  в ходе функционирования организации, обязательно регистрируются и хранятся в едином информационном пространстве. Обеспечивается коллективная работа с  документами, то есть над каждым из них последовательно работает несколько  сотрудников в соответствии со своими функциональными обязанностями. Сокращаются  рутинные операции по заполнению документов, минимизируется вероятность ошибок, ускоряется процесс создания и корректировки  документов, облегчается поиск, упрощается контроль исполнения, существенно возрастает оперативность работы с документами, налаживается взаимодействие с территориально удаленными подразделениями. Рынок  систем электронного документооборота активно развивается, объективной  основой этого процесса является широкое повсеместное использование  персональных компьютеров и постоянно  растущие требования к организации  бизнеса.

1.1. Автоматизация задач  делопроизводства

    Делопроизводство - документационное обеспечение деятельности предприятия. Автоматизация делопроизводства и переход к безбумажным технологиям  является основой автоматизации  документооборота (хотя зачастую четкую границу между автоматизацией делопроизводства и документооборота провести трудно).

    В традиционном делопроизводстве обычно выделяют три группы задач:

• Документирование (процессы составления, оформления и согласования документов).
• Организация работы с документами (обеспечение движения документов).
• Организация хранения документов.

    Составление и оформление документов должно производиться  по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения  управления предусмотрены унифицированные  формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные  для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным  стандартам. Все документы принято  классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6.30-2003 ("Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации") определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов. Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.

    Если  функции документирования выполняются  автоматизированной системой, то процесс  создания и регистрации документов существенно упрощается:

• Исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа.
• При создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания.
• Каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данных.
• Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.

    (По  материалам <a style="text-decoration:none;color:black;cursor:default" href=http://w%77w%2E%61v%61cco%2Eru>www.avacco.ru</a>) Автоматизация  делопроизводства переводит на  новый качественный уровень решение  задачи организации работы с  документами: 

• Еще на стадии внедрения автоматизированной системы производится анализ и оптимизация документооборота. Составляются четкие схемы движения каждого типа документа. Определяются лица, ответственные за выполнение каждого этапа работы над документом.
• Разграничение прав доступа обеспечивает последовательную работу над электронным документом нескольких пользователей.
• Текущее состояние каждого документа можно контролировать.
• Легко получить аналитический отчет произвольной формы о состоянии конкретного документа, группы документов и др.
• Налаживается обмен документами с территориально удаленными пользователями, которые получают доступ к системе по каналам INTERNET/INTRANET.

1.3. Документооборот на предприятии

    Документы - это основные информационные ресурсы  предприятия, работа с которыми требует  правильной организации. Документы  обеспечивают информационную поддержку  принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение  всех бизнес-процессов. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с  отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия. Отдельно следует выделить проблемы предприятий, имеющих в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление, в данном случае крайне затруднительно.

    Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно  важен для правильной организации  финансового и управленческого  учета, его нельзя рассматривать  в отрыве от специфических бизнес-процессов  конкретного предприятия.

    Упорядочивание  документооборота должно начинаться с  составления полного реестра  используемых на предприятии документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и отправки в архив. Каждый этап жизненного цикла  документа досконально описывается (определяется сотрудник, ответственный  за выполнение этапа, условия перехода к следующему этапу, устанавливаются  связи с документом-основанием и  дочерними документами). Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга  документы и операции, ускорить работу над документами. 
 

 

2. Практическая часть

2.1 Постановка цели

 

     Целью практической части является переход  предприятия на систему электронного документооборота, для чего нужно  выполнить следующие задачи.

     Во-первых, требуется модель организации. Структура  фирмы и все необходимые для  аналитической части данные будут  максимально приближены к реальным показателям крупного предприятия  Волгограда. Это необходимо для наглядности  результатов автоматизации документооборота, так как малый и средний  бизнес в нашем регионе недостаточно развит для перехода на СЭД.