Базы данных Microsoft Access

Оглавление

Введение……………………………………………………………… 2-3 стр

Глава 1. Базы данных…………………………………………............ 4-7 стр

1. Общие положения…………………………………………………4-5 стр
2. Классификация баз данных……………………………………....5-6 стр
3. Структурные элементы базы данных…………………………….6 стр
4. Виды моделей данных……………………………………………. 6-7 стр

Глава 2. Microsoft Access……………………………………………….8-17 стр

2.1 Основные сведения Microsoft Access………………………………8-9 стр

2.2 Основные функции Microsoft Access………………………………9 стр

2.3 Элементы базы данных Microsoft Access………………………….9-17 стр

Глава 3. Выводы по теоретической  части…………………………….18-19 стр

Практика…………………………………………………………………20-23 стр

Глава 4. Разработка и ведение базы данных MS Accsess по учёту клиентов организации………………………………………………………………20-23 стр

4.1 Создание Таблиц……………………………………………………..20-22 стр

4.2 Схема данных…………………………………………………………22-23стр

4.3 Формы…………………………………………………………………23 стр

Заключение………………………………………………………………..24 стр

Список литературы……………………………………………………….25 стр

Приложение……………………………………………………………….26-29стр

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Базы данных (БД) составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности.

Действительно, процессы обработки  информации имеют общую природу  и опираются на описание фрагментов реальности, выраженное в виде совокупности взаимосвязанных данных. Базы данных являются эффективным средством  представления структур данных и  манипулирования ими. Концепция  баз данных предполагает использование  интегрированных средств хранения информации, позволяющих обеспечить централизованное управление данными  и обслуживание ими многих пользователей.

Данная работа посвящена  применению системы управления базами данных Microsoft Access.

В деловой или личной сфере  часто приходится работать с данными  из разных источников, каждый из которых  связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные  навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные и печатать отчеты. 

Цель данной работы:

Разработка и введение базы данных MS Access по учету клиентов организации.

Задачи:

1. Проанализировать существующий материал
2. Создать базу данных по учету клиентов организации

 

 

 

Актуальность работы:

На сегодняшний момент ни одна фирма не представляет своей  деятельности без использования  современной техники и ведения  баз данных в электронном варианте. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Базы данных

1. Общие положения

Цель любой информационной системы  — обработка данных об объектах реального мира. В широком смысле слова база данных — это совокупность сведений о конкретных объектах реального  мира в какой-либо предметной области. Под предметной областью принято понимать часть реального мира, подлежащего изучению для организации управления и в конечном счете автоматизации, например, предприятие, вуз и т д.

Создавая базу данных, пользователь стремится упорядочить информацию по различным признакам и быстро извлекать выборку с произвольным сочетанием признаков. Сделать это возможно, только если данные структурированы.

Структурирование — это введение соглашений о способах представления данных.

Неструктурированными называют данные, записанные, например, в текстовом  файле.¹

В современной технологии баз данных предполагается, что создание базы данных, ее поддержка и обеспечение  доступа пользователей к ней  осуществляются централизованно с  помощью специального программного инструментария — системы управления базами данных.

База данных (БД) — это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области.

Система управления базами данных (СУБД) — это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.

1.2 Классификация баз данных

По технологии обработки данных базы данных подразделяются на централизованные и распределенные.

Централизованная база данных хранится в памяти одной вычислительной системы. Если эта вычислительная система является компонентом сети ЭВМ, возможен распределенный доступ к такой базе. Такой способ использования баз данных часто применяют в локальных сетях ПК.¹

Распределенная база данных состоит из нескольких, возможно пересекающихся или даже дублирующих друг друга частей, хранимых в различных ЭВМ вычислительной сети. Работа с такой базой осуществляется с помощью системы управления распределенной базой данных (СУРБД).

По способу доступа к данным базы данных разделяются на базы данных с локальным доступом и базы данных с удаленным (сетевым) доступом.

Системы централизованных баз данных с сетевым доступом предполагают различные архитектуры подобных систем:

• файл-сервер;
• клиент-сервер.

Файл-сервер. Архитектура систем БД с сетевым доступом предполагает выделение одной из машин сети в качестве центральной (сервер файлов). На такой машине хранится совместно используемая централизованная БД. Все другие машины сети выполняют функции рабочих станций, с помощью которых поддерживается доступ пользовательской системы к централизованной базе данных.

Клиент-сервер. В этой концепции подразумевается, что помимо хранения централизованной базы данных центральная машина (сервер базы данных) должна обеспечивать выполнение основного объема обработки данных. Запрос на данные, выдаваемый клиентом (рабочей станцией), порождает поиск и извлечение данных на сервере. Извлеченные данные (но не файлы) транспортируются по сети от сервера к клиенту. Спецификой архитектуры клиент-сервер является использование языка запросов SOL.

1.3 Структурные элементы базы данных

Понятие базы данных тесно связано  с такими понятиями структурных  элементов, как поле, запись, файл (таблица).

Поле — элементарная единица логической организации данных, которая соответствует неделимой единице информации — реквизиту. Для описания поля используются следующие характеристики:

имя. Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения.

тип. символьный, числовой, календарный.¹

Запись — совокупность логически связанных полей. Экземпляр записи — отдельная реализация записи, содержащая конкретные значения ее полей.

Файл (таблица) — совокупность экземпляров записей одной структуры.

1.4 Виды моделей данных

Общие положения.

Ядром любой базы данных является модель данных. Модель данных представляет собой множество структур данных, ограничений целостности и операций манипулирования данными. С помощью модели данных могут быть представлены объекты предметной области и взаимосвязи между ними.

Модель данных — совокупность структур данных и операций их обработки.

СУБД основывается на использовании  иерархической, сетевой или реляционной  модели, на комбинации этих моделей или на некотором их подмножестве.¹

Иерархическая модель данных

Иерархическая структура представляет совокупность элементов, связанных  между собой по определенным правилам. Объекты, связанные иерархическими отношениями, образуют ориентированный  граф (перевернутое дерево).

К основным понятиям иерархической  структуры относятся: уровень, элемент (узел), связь. 

Сетевая модель данных

В сетевой структуре при тех  же основных понятиях (уровень, узел, связь) каждый элемент может быть связан с любым другим элементом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Microsoft Access

2.1 Основные сведения

Приложение Microsoft Access 97/2000 (далее Access) является мощной и высокопроизводительной 32-разрядной системой управления реляционной базой данных (далее СУБД).

Реляционная база данных. Практически  все СУБД позволяют добавлять  новые данные в таблицы. С этой точки зрения СУБД не отличаются  от программ электронных таблиц (Excel) ,которые могут эмулировать некоторые функции баз данных. Существует три принципиальных отличия между СУБД и программами электронных таблиц:

• СУБД разрабатываются с целью обеспечения эффективной                  обработки больших объёмов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы.
• СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно.
• СУБД минимизируют общий объём базы данных. Для этого таблицы, содержащие  повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.¹

Access – мощное приложение Windows. При этом производительность СУБД органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows.

Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно  использовать таблицы, созданные в среде  Paradox.

Работая в среде Microsoft Office , пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с Access текстовые документы(Word) , электронные таблицы(Excel) , презентации(PowerPoint).

База данных храниться в одном  файле, но профессиональные пользователи предпочитают разделять базу данных на два файла: в одном хранятся объекты данных (таблицы, запросы), в  другом объекты приложения (формы, отчёты, макросы, модули).¹

Несмотря на то, что Access является мощной и сложной системой, его использование не сложно для непрофессиональных пользователей.

2.2 Основные функции Microsoft Access

 

• Организация данных.  Создание таблиц и управление ими.
• Связывание таблиц и обеспечение доступа к данным. Access позволяет связывать таблицы по совпадающим значениям полей, с целью последующего соединения нескольких таблиц в одну.
• Добавление и изменение данных. Эта функция требует разработки и реализации представления данных,  отличного от табличного (формы).
• Представление данных. Access позволяет создавать различные отчёты на основе  данных таблиц и других объектов базы данных.
• Защита базы данных. Эти средства  позволяют организовать работу приложения в многопользовательской среде и предотвратить несанкционированный доступ к базам данных.
• Средства печати. С помощью этой функции Access позволяет распечатать практически всё, что можно увидеть в базе данных.

Access так же позволяет  создавать дистрибутивные диски  для распространения готового  приложения (с помощью Office Developer Edition Tools).  Распространение подразумевает поставку всех необходимых файлов на каком-либо носителе.

 

 

 

2.3 Элементы базы данных

• Таблицы. В базе данных информация хранится в виде двумерных таблиц. Можно так же импортировать и связывать таблицы из других СУБД или систем управления электронными таблицами. Одновременно могут быть открыты 1024 таблицы.
• Запросы.  При помощи запросов можно произвести выборку данных по какому-нибудь критерию из разных таблиц. В запрос можно включать до 255 полей.
• Формы.  Формы позволяют отображать данные  из таблиц и запросов в более удобном для восприятия виде. С помощью форм можно добавлять и изменять данные, содержащиеся в таблицах. В формы позволяют включать модули.
• Отчёты.  Отчёты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде. Отчёты так же позволяют включать модули.
• Макросы