Электронный документооборот

      - Автоматизированные системы контроля исполнения документов (АСКИД) с ЭП применяются в малых и средних организациях с большими объемами потоков управленческих документов, характеризующимися ограниченным перечнем выполняемых строго регламентированных деловых процессов с целью совершенствования выполнения основных делопроизводственных процедур.

      - Системы коллективной работы.

      В группу систем «groupware» входят многие почтовые системы, такие как «Lotus Notes» или «GroupWise», работающие в среде «клиент-сервер», главное назначение которых – обмен сообщениями, документами, общие или персональные папки для хранения информации и механизмы для определения простых маршрутов. Системы коллективной работы класса «groupware» ориентированы на проект и рассчитаны на группы взаимодействующих сотрудников небольшого или среднего размера, совместно использующих информацию из баз данных. В качестве их примера приведем, в частности, каталоги продаваемой продукции.

      - Системы автоматизации управления документооборотом.

      Системы класса «docflow» ориентированы на использование  форм электронных документов, при  разработке которых планируются  маршруты прохождения этих документов через специалистов определенных отделов. Обработка, исполнение и передвижение каждого документа в организации осуществляется согласно прописанному для него маршруту. Системы этого класса применяются для средних и крупных предприятий и организаций с большими потоками разнообразной документации, имеющих строго регламентированные процедуры обработки.

      - Системы автоматизации деловых процессов (САДП).

      Этот  класс систем документооборота «workflow»  предназначен для жестко структурированных  деловых процессов. В выполнение работ вовлечено большое количество взаимодействующих сотрудников, имеющих  дело с различными типами информации. Программное обеспечение типа «workflow» ориентировано на деловой процесс, и для него лучше всего подходят архитектура «клиент-сервер» и высокопроизводительные серверы. Примерами областей, в которых применяются данные системы, могут быть банки, государственные службы, службы кредитных карточек покупателей или страховые компании.

      Однако  следует учесть, что на уровне крупных  предприятий и корпораций автоматизация деловых процессов не может быть достигнута с помощью отдельных систем маршрутизации,  нужна интеграция этих решений в соответствии с запросами конкретного предприятия. Поэтому в настоящее время получают большое распространение интегрированные системы управления документооборотом, объединяющие выполнение всех функций и работающие с удаленными пользователями через средства Internet.

      Рассмотрим  основные критерии выбора типа системы  электронного документооборота:

      1. Объем документов, которые будут храниться в системе.

      2. Сложность организационной структуры компании.

      (Необходима синхронизации данных, удаленный доступ и т.д.)

      3. Наличие бумажного архива большого  объема.

      В этом случае целесообразно обратить внимание на системы, в состав которых входят интегрированные средства для массового ввода документов.

      4. Использование специфических форматов  хранения документов.

      Для нефтегазовых компаний типична ситуация, когда требуется хранить и  использовать визуальные образы документов (например, для решения инженерных и конструкторских задач). Соответственно, выбранная СЭД должна поддерживать возможности обработки и такого рода данных.

      5. Поддержка защиты информации (шифрование, разграничение доступа к данным  и т.д.)

      6.    Поиск документов на нужном языке и в нужном формате.

      7. Поддержка стандартов 

      8. Поддержка маршрутизации документов, потоков работ. 

      Маршрутизация - порядок и регламент прохождения документа между участниками, которые задействованы в работе с ним.

      9. Состав и возможности уже использующихся в компании информационных систем.

      Информационное  пространство любой крупной компании состоит из интегрированных между  собой решений различных классов: ECM, ERP, CRM, SCM, SRM и т.д. Работая вместе, они обеспечивают решение всех бизнес-задач в рамках деятельности компании. При выполнении каждого  автоматизированного процесса могут быть задействованы различные решения. Маршрутизация бизнес-процессов и документооборот внутри одной системы всегда легче настраиваются и теснее привязываются к ее объектам. При этом помимо простой передачи информации от одного этапа процесса к другому могут решаться и дополнительные задачи, например, рассылка оповещений участникам. Кроме того, с помощью единой системы легче отслеживать выполнение процесса в целом, проводить его анализ и оптимизацию.

      Успешность  автоматизации документооборота организации  во многом будет зависеть от правильного выбора, профессионального внедрения и обеспечения эксплуатации автоматизированной системы.  Рассмотрим какие же системы электронного документооборота сегодня представлены на российском рынке. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      1.4 Обзор и сравнение наиболее популярных систем электронного документооборота в России

      Электронный документооборот постепенно входит в жизнь большинства российских компаний и государственных ведомств. Спрос, как известно, рождает предложение и в настоящее время на рынке представлены множество систем, как отечественных, так и зарубежных. В обзоре рассмотрены девять наиболее распространенных в России СЭД: Directum, DocsVision, Globus Professional, 1С:Документооборот, ДЕЛО, ЕВФРАТ, Мотив

      Критерии, выделенные в обзоре, помогут проанализировать возможности рассматриваемых решений  с точки зрения технической реализации тех или иных задач СЭД, таких как: регистрация и ввод документов, работа с документами, управление потоками работ (Workflow) и контроль, поиск и анализ информации, информационная безопасность, поддержка бумажного документооборота, стандартные средства настройки.

      Сначала скажем пару слов о каждой из сравниваемых систем.

      DIRECTUM (Разработчик DIRECTUM, Ижевск) — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

      Система DIRECTUM относится к классу ECM-систем (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами. DIRECTUM обеспечивает организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

      Система DocsVision (DocsVision, Москва) — платформа для автоматизации управления документами и бизнес-процессами предприятий российской разработки, активно внедряемая на предприятиях бывшего СССР с 2005 года.

      Система электронного документооборота DocsVision предназначена для создания электронных архивов, автоматизации делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины, автоматизации документооборота – управления деловыми и организационными бизнес-процессами, интеграции различных информационных систем предприятия на базе сквозных бизнес-процессов.

      Globus Professional — система электронного  документооборота, разработанная ОАО  «Промышленные информационные системы» (Санкт-Петербург). Система Globus Professional предназначена для автоматизации документооборота и ключевых направлений бизнес-процессов на предприятии. Система Globus Professional относится к классу корпоративных информационных систем(ERP). В настоящее время базовая комплектация системы может быть дополнена шестью модулями. Globus Professional решает различные задачи: от организации электронного документооборота до автоматизации рабочих процессов с большим количеством исполнителей и контролирующих.

      «1С:Документооборот 8» – система электронного документооборота (СЭД) - решение, созданное на основе новой платформы 1С:Предприятие 8.2, и  обеспечивающее полный цикл обработки  документов компании. Конфигурация является универсальной и легко может  быть настроена и адаптирована под специфику конкретного коммерческого предприятия или бюджетного учреждения. «1С:Документооборот 8» решает задачи учета документов, автоматизации взаимодействия сотрудников, контроля исполнительской дисциплины и анализа документооборота.

      Система «ДЕЛО» («Электронные офисные системы», Москва ) была выпущена в 1996 году. В 1996 году получила сертификат качества Госстандарта России. Система постоянно обновляется в соответствии с принятыми стандартами и пожеланиями пользователей.  «ДЕЛО» – это комплексное решение, реализующее смешанный, бумажно-электронный документооборот и автоматизирующее все аспекты документационного обеспечения управленческой деятельности современных предприятий и организаций.

      «ЕВФРАТ» — система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов, разработанная российской компанией Cognitive Technologies (Москва). Система предназначена для автоматизации процессов делопроизводства, создания электронных архивов документов, организации корпоративного документооборота, автоматизации типовых бизнес-процессов. В качестве СУБД в используется собственная разработка компании, бесплатная СУБД НИКА.

      МОТИВ («MOTIWARE», Москва) - система оперативного управления компанией относится к Web-ориентированным приложениям и является инструментом для любых предприятий (без привязки к конкретной отрасли). Программный продукт объединяет в себе возможность организации совместной работы сотрудников (англ. workflow) и управления электронными документами. Администрирование электронного документооборота предприятия (создание маршрутных схем, дизайн карточек документов и прочее) выполняется в простом и понятном интерфейсе. Для настройки не требуется специальных навыков программирования.

      В приложении 1 представлены технические  характеристики и стоимость данных систем электронного документооборота. 

      Таблица 1. Регистрация и ввод документов 

      В таблице 1 представлены основные характеристики рассматриваемых систем электронного документооборота по критерию регистрация и ввод документов. Кроме того, все системы позволяют присоединить файлы-приложения к документам и имеют возможность со словарем.

      В таблице 2 можно найти встроенные возможности по критерию работы с  документами.