Система управления базами данных

Содержание 

Введение…………………………………………………………………………...3

1. Система управления базами данных Access ..………………………………...4

Заключение……………………………………………………………………….20

Список  литературы………………………………………………………………21 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

      В настоящее время жизнь человека настолько насыщена различного рода информацией, что для ее обработки требуется создание огромного количества хранилищ информации различного назначения.

      Современные информационные системы характеризуются  огромными объемами хранимых данных, сложной организацией, необходимостью удовлетворять разнообразные требования многочисленных пользователей.

      Основой информационной системы является база данных.

      Целью любой информационной системы является обработка данных об объектах реального  мира.

      В широком смысле слова база данных - это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области.

      Для решения проблем обработки экономической информации используются современные компьютеры с соответствующим программным обеспечением, системами управлениями базами данных (СУБД). Лидирующее место среди СУБД в данный момент по праву занимает Microsoft Access.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Система управления  базами данных Access 

     Базы  данных - важнейшая составная часть информационных систем. Здесь мы ограничимся лишь кратчайшими общими сведениями об информационных системах, сосредоточив внимание на базах данных как таковых.

     Информационные  системы предназначены для хранения и обработки больших объемов  информации. Изначально такие системы существовали в письменном виде. Для этого использовались различные картотеки, папки, журналы, библиотечные каталоги и т.д. Любая информационная система должна выполнять три основные функции: ввод данных, запросы по данным, составление отчетов.

     Ввод  данных. Система должна предоставлять возможность накапливания и упорядочивания данных. Необходимо обеспечить просмотр этих данных, внесение в них изменений и дополнений с тем, чтобы поддерживать актуальность информации.

     Запросы по данным. В системе должна существовать возможность находить и просматривать отдельные части накопленной информации.

     Составление отчетов. Время от времени возникает необходимость обобщать и анализировать большую группу данных (или даже все данные) информационной системы, представляя ее в виде документа.

     Обслуживание информационных систем, реализованных в письменном (бумажном) виде, сопряжено со многими трудностями: чем больше информационная система, тем больше бумаги (карточек) и места требуется для их хранения (в этом можно убедиться на примере библиотеки); много времени тратится на поиск нужной информации. Сложности возникают при обновлении, анализе и обработке данных.

     Предположим мы хотим собрать информацию про  альбомы музыкальных групп. Пусть  имеется информация о некоторых  альбомах: 1965, Led Zeppelin 4, Lp, Help!, Atlantic, 1971. Lp(England), EMI. 1970, Flash Gordon, Parlophone, 1980, Led Zeppelin 3, Soundtrack, Lp, Atlantic. Этот список мало о чем говорит. Извлечь какую-либо информацию из этого набора данных практически невозможно.

     Представим  данные в виде табл. 1.

Таблица 1

Информация  об альбомах музыкальных групп

 

     Теперь  воспринимать и использовать информацию стало гораздо удобнее. Представленная таблица является информационной моделью. Объектами, отраженными в этой модели, являются музыкальные альбомы (групп), причем все данные взаимосвязаны.

     В информатике совокупность взаимосвязанных данных называется информационной структурой, или структурой данных. В нашем примере объектами модели являются музыкальные альбомы. Свойства же этих объектов находятся в столбцах таблицы («Название альбома», «Год выпуска», «Тип альбома», «Фирма»), их называют атрибутами объектов. Таким образом, каждая строка таблицы - есть совокупность атрибутов объекта. Такую строку называют записью, а столбец - полем записи.

     Помимо  сведений, указанных в атрибутах, табличная организация данных позволяет  получить дополнительную информацию. К примеру, нетрудно узнать (в предположении, что табл. 1 заполнена данными):

     • какая группа выпустила больше альбомов за определенный период;

     • число альбомов данной группы;

     • сколько имеется альбомов типа Soundtrack (музыка к фильму);

     • какая фирма выпустила наибольшее число альбомов данной группы.

     Табличная организация данных называется также реляционной. Кроме табличной структуры данных существуют другие виды структурной организации данных.

     Для иерархических структур (рис.1) характерна подчиненность объектов нижнего уровня объектам верхнего уровня. Важно отметить, что в дереве, между верхними и нижними объектами, задано отношение «один ко многим» (т.е. одной группе соответствует много альбомов, одному альбому соответствует много песен).

Рис. 1. Пример иерархической организации данных 

     Несмотря  на то, что в атрибутах, описывающих  песню, нет названия альбома, глядя  на дерево по линиям связи можно сказать, какая песня принадлежит альбому. Благодаря линиям связи можно определить принадлежность альбома группе. Из данной иерархической структуры можно узнать:

     • в каком альбоме больше песен;

     • число альбомов выпущенных группой;

     • есть ли в альбомах одинаковые песни  и т.д.

     Сетевую структуру данных можно представить в виде схемы, рис. 2. 

Рис. 2. Пример сетевой организации данных

     Глядя на рис. 2, можно определить, какими инструментами владеет музыкант, является ли он вокалистом. В этом случае есть два уровня взаимосвязанных объектов, но отношение между ними «многие ко многим».

     Пусть в этой сетевой структуре данные о музыкантах и «инструментах» состоят из следующих атрибутов: музыкант - ФИО, рост, цвет волос, время рождения; инструмент- название инструмента, какой фирмой изготовлен инструмент.

     Тогда схема позволяет ответить на следующие  вопросы:

     • гитары какой фирмы предпочитает большинство музыкантов;

     • какой музыкант владеет наибольшим количеством инструментов и др.

     Построение  структуры данных происходит в следующем порядке:

     • определяются объекты описания;

     • определяются структуры этих объектов;

     • выбирается тип структуры, отображающий отношения между объектами (табличная, иерархическая, сети);

     • строится конкретная информационная структура.

     База  данных предполагает наличие комплекса  программных средств, обслуживающих  эту базу данных и позволяющих использовать содержащуюся в ней информацию. Такие комплексы программ называют СУБД. СУБД - это программная система, поддерживающая наполнение и манипулирование данными, представляющими интерес для пользователей при решении прикладных задач. Иными словами, СУБД является интерфейсом между базой данных и прикладными задачами.

     Ниже  перечислены основные функции СУБД.

     1. Определение данных - определить, какая именно информация будет храниться в базе данных, задать свойства данных, их тип (например, число цифр или символов), а также указать, как эти данные связаны между собой. В некоторых случаях есть возможность задавать форматы и критерии проверки данных.

     2. Обработка данных - данные могут обрабатываться самыми различными способами. Можно выбирать любые поля, фильтровать и сортировать данные. Можно объединять данные с другой, связанной с ними, информацией и вычислять итоговые значения.

     3. Управление данными - можно указать, кому разрешено знакомиться с данными, корректировать их или добавлять новую информацию. Можно также определять правила коллективного доступа.

     Входящие  в состав современных СУБД средства совместно выполняют следующие  функции:

     • описание данных, их структуры (обычно описание данных и их структуры происходит при инициировании новой базы данных или добавлении к существующей базе новых разделов (отношений); описание данных необходимо для контроля корректности использования данных, для поддержания целостности базы данных);

     • первичный ввод, пополнение информации в базе данных;

     • удаление устаревшей информации из базы данных;

     • корректировку данных для поддержания их актуальности;

     • упорядочение (сортировку) данных по некоторым признакам;

     • поиск информации по некоторым признакам (для описания запросов имеется специальный язык запросов, он обеспечивает также интерфейс между базой данных и прикладными программами пользователей, позволяет этим программам использовать базы данных);

     • подготовку и генерацию отчетов (средства подготовки отчетов позволяют создавать и распечатывать сводки по заданным формам на основе информации базы данных);

     • защиту информации и разграничение доступа пользователей к ней (некоторые разделы базы данных могут быть закрыты для пользователя совсем, открыты только для чтения или открыты для изменения; кроме того, при многопользовательском режиме работы с базой данных необходимо, чтобы изменения вносились корректно; для сохранения целостности данных служит механизм трансакций при манипулировании данными - выполнение манипуляций небольшими пакетами, результаты каждого из которых в случае возникновения некорректности операций «откатываются» и данные возвращаются к исходному состоянию);

     • резервное сохранение и восстановление базы данных, которое позволяет восстановить утраченную при сбоях и авариях аппаратуры информацию базы данных, а также накопить статистику работы пользователей с базой данных;

     • поддержку интерфейса с пользователями, который обеспечивается средствами ведения диалога (по мере развития и совершенствования СУБД этот интерфейс становится все более дружественным; дружественность существующих средств интерфейса предполагает

     • наличие развитой системы помощи (подсказки), к которой в любой  момент может обратиться пользователь, не прерывая сеанса работы с компьютером и базой данных;