Состав и структура информационных систем

Состав и структура  информационных систем.

В наиболее общем виде, информационную систему можно представить состоящей  из следующих элементов:

1. источника информации;
2. аппаратной части ИС;
3. программной части ИС;
4. потребителя информации.

По мнению одних авторов, ИС включает в себя персонал, её эксплуатирующий, по мнению других – нет.

Структура информационной системы

Структуру информационной системы  составляет совокупность отдельных  ее частей, называемых подсистемами.

Подсистема — это часть  системы, выделенная по какому-либо признаку.

Структурный признак классификации. Общую структуру информационной системы можно рассматривать  как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура  любой информационной системы может  быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем (рис. 1). Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют информационное, техническое, математическое, программное, организационное и правовое обеспечение.

Назначение подсистемы информационного  обеспечения состоит в своевременном  формировании и выдаче достоверной  информации для принятия управленческих решений.

Информационное  обеспечение – совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Унифицированные системы документации создаются на государственном, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель – это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:

- к унифицированным системам  документации;

- к унифицированным формам  документов различных уровней  управления;

- к составу и структуре  реквизитов и показателей;

- к порядку внедрения,  ведения и регистрации унифицированных  форм документов.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

В качестве примера простейшей схемы потоков данных можно привести схему, где отражены все этапы  прохождения служебной записки  или записи в базе данных о приеме на работу сотрудника от момента ее создания до выхода приказа о его  зачислении на работу.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный  анализ, обеспечивает:

- исключение дублирующей  и неиспользуемой информации;

- классификацию и рациональное  представление информации.

При этом подробно должны рассматриваться  вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления.

Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому  исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.

Методология построения баз данных базируется на теоретических основах их проектирования. Для понимания концепции методологии приведем основные ее идеи в виде двух последовательно реализуемых на практике этапов:

1-й этап – обследование всех функциональных подразделении фирмы с целью:

- понять специфику и  структуру ее деятельности;

- построить схему информационных  потоков;

- проанализировать существующую  систему документооборота;

- определить информационные  объекты и соответствующий состав  реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и  назначение.

 

2-й этап – построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на 1-м этапе сферы деятельности. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных.

Логические представления  о свойствах и отношениях объектов предметной области определяют построением  внешней, информационно-логической модели, которая не зависит от способов физического  размещения данных. В такой модели объекты представлены типами записей, свойства — полями записей, а отношения  — связями между типами и полями записей. Наглядное изображение  логической модели возможно двумя способами: графическим, когда схема строится в виде ориентированного графа с  вершинами типов записей и  дугами связей, и табличными, когда  каждому типу записи (объекту) соответствует  таблица с множеством полей записи (свойств).

 

Разновидности информационно-логической модели

Известны три разновидности  информационно-логической модели:

1. Иерархическая модель данных (ИМД) основана на графическом способе и предусматривает поиск данных по одной из ветвей "дерева", в котором каждая вершина имеет только одну связь с вершиной более высокого уровня. Для осуществления поиска необходимо указать полный путь к данным, начиная с корневого элемента;
2. Сетевая модель данных (СМД) также основана на графическом способе, но допускает усложнение "дерева" без ограничения количества связей, входящих в вершину. Это позволяет строить сложные поисковые структуры;
3. В реляционной модели баз данных (РМД) реализуется табличный способ. В РМД таблица называется отношением, строка – кортежем, а столбцы – атрибутами.

 

Для создания информационного  обеспечения необходимо:

• Ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией;
• Выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков;
• Совершенствование системы документооборота;
• Наличие и использование системы классификации и кодирования;
• Владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;
• Создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.