Создание базы данных

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 04 Мая 2010 в 19:49, реферат

Краткое описание

Весьма символично, что Microsoft Access не входит в базовый комплект Microsoft Office. Как показывает практика, в первую очередь отечественная, круг повседневных задач львиной доли рядовых пользователей не выходит за рамки текстового редактора и электронных таблиц. Для американцев и европейцев, живущих и работающих в совершенно иных условиях, характерно также использование прикладных пакетов для создания всевозможных презентаций. Поэтому стандартный набор прикладных программ Microsoft Office — это всем известные Microsoft Word, Microsoft Excel и Microsoft PowerPoint. “Девяносто восьмой” офис обогатился еще пакетом Microsoft Outlook для лучшей организации своего рабочего времени. Все остальное — уже для профессионалов. Все остальное — это прежде всего Microsoft Access.

Содержание работы

Введение
Проектирование базы данных
Создание базы данных
Создание таблиц
Создание формы «Сведения об абонентах»
Создание формы «Личные данные»
Создание кнопки связывающей формы «Сведения об абонентах» и «Личные данные»
Создание запросов
Создание форм «Поиск по телефону» и «Поиск по фамилии»
Создание главной кнопочной формы «Заставка»
Создание формы «Первая»
Приложение
Список использованной литературы

Содержимое работы - 1 файл

курсовая(4 курс).doc

— 455.00 Кб (Скачать файл)
Имя поля Тип данных
Телефон Числовой
Номер паспорта Числовой
Дата  рождения Дата/Время
Место рождения Текстовый
Образование Текстовый
Место работы Текстовый
Должность Текстовый
 

Для поля телефон опять же поставим ключ и  зададим туже маску ввода. И сохраним таблицу под именем «Личные данные».

После распределения данных по таблицам и  определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

Для этого  выберем пункт меню Сервис – Схема данных. Добавим наши таблицы «Справочник» и «Личные данные». Свяжем эти таблицы по полю «Телефон», для этого перетащим, удерживая левую кнопку мыши, поле Телефон из одной таблицы в другую. В появившемся запросе связи отметим пункты меню: обеспечение целостности данных, каскадное обновления связанных полей и каскадное удаление связанных полей. После этого нажимаем кнопку Создать и у нас появиться связь между таблицами один к одному.

 

5. Создание  формы  «Сведения об абонентах» 

Для облегчения работы с данными используют формы.

Перейдите на вкладку Формы и нажмите кнопку Создать, в открывшемся меню выберете Автоформа: в столбец и в качестве источника данных таблицу «Сведения».  Появиться исходная форма, которая включает все поля из таблицы «Сведения».

Следующим шагом является размещение элементов  управления в логическом порядке. Перейдите  в режим конструктора. Для начала изменим размеры формы, раздвинув границы до “разумных пределов”. На панели инструментов нажмите кнопку Панель элементов, после этого она будет помещена у вас на экране.

  • нажмите на Панели элементов кнопку Надпись;
  • после этого щелкните в заголовке форме и введите надпись Данные об абоненте;
  • после этого с помощью пиктограмм Панели инструментов измените цвет надписи на темно синий, размер шрифта – 14, и выделите ее жирным шрифтом;

  • теперь  щелкните на Панели элементов Прямоугольник  и разместите  его на форме, задайте  нужные размеры. Щелкните пункт меню Вид – Свойства, в появившемся меню перейдите на вкладку Макет и задайте свойство Оформлениеприподнятое. При необходимости можете изменить цвет фона;
  • объедините текстовые окна (в которых пользователь будет вводить текстовые данные) и поместите их в этот прямоугольник;
  • изменить цвет и шрифт этих текстовых окон.

Подробнее смотрите в пункте Приложение.

Теперь  создадим кнопки на форме для перемещения  по записям. Создадим кнопку Следующая запись с помощью Мастера.

  1. откроем форму в режиме Конструктор;
  2. на Панели элементов выделим объект Кнопка и перетащим его на форму;
  3. в появившемся меню выберем категорию Переходы по записям и действие Следующая запись, нажмем кнопку Далее;
  4. в этом окне ставим флажок в меню Текст и пишем Следующая запись (эта надпись будет отображаться на кнопке), и жмем кнопку Готово;
  5. с помощью пиктограмм на панели инструментов можно изменить цвет и размер надписи на кнопке.

Аналогично  создаются кнопки Предыдущая запись и Добавить новую запись.  Их можно разместить в любом месте формы, но в нашем случае поместим их внизу формы.

Теперь  установим некоторые свойства для  формы. Выберем пункт меню ВидСвойства (в заголовке появившегося окна должна отображаться надпись Форма). Во-первых, установим порядок фильтрации для записей таблицы сведения. Для этого перейдем на вкладку Данные, в пункте  Применение фильтров  поставим да, а затем в пункте Порядок сортировки запишем Справочник.Фамилия. Теперь при открытии этой формы записи будут сортироваться в порядке возрастания фамилий.

Во-вторых, сделаем эту форму всплывающей (всплывающая форма всегда располагается  над другими окнами Microsoft Access.). В  режиме конструктора откройте окно свойств формы двойным нажатием кнопки мыши в области выделения формы. Введите значение Да в ячейку свойства Всплывающее окно. В ячейке свойства Тип границы выберите Тонкая, если следует запретить изменение размеров формы; в противном случае перейдите к следующему шагу. Если задано значение Тонкая, всплывающую форму можно перемещать, но нельзя изменять ее размеры. 

В-третьих, уберем полосы прокрутки и кнопки размеров окна. Для этого в режиме конструктора откройте окно свойств формы двойным нажатием кнопки мыши в области выделения формы. В ячейку полосы прокрутки поставим отсутствуют и в ячейку кнопки размеров окна введем значение отсутствуют.

Еще сделаем  кнопку для закрытия формы.

    1. откроем  форму в режиме Конструктор;

  1. на Панели элементов выделим объект Кнопка и перетащим его на форму;
  2. в появившемся окне выберем категорию Работа с формой и действие Закрытие формы, нажмем кнопку Далее;
  3. ставим флажок в пункт Рисунок – Выход и жмем кнопку Готово.

Создание  кнопки для обновления данных в форме.

При работе с базой данных в сети создание кнопки, обновляющей данные формы, позволяет  просмотреть последнюю версию существующих записей. Чтобы отобразить все обновленные записи, включая новые, можно перезапросить записи.

  1. Откройте форму в режиме конструктора.
  2. Нажмите кнопку Мастера    на панели элементов, если она еще не нажата.
  3. Нажмите кнопку Кнопка    на панели элементов.
  4. Выберите в форме место, в которое помещается верхний левый угол кнопки.
  5. В первом окне диалога мастера выберите Работа с формой в списке Категории, а затем выберите тип кнопки в списке Действия.
  6. Выполняйте инструкции, выводящиеся в окнах диалога мастера. Для того чтобы отобразить форму с созданной кнопкой в режиме конструктора, нажмите в последнем окне диалога кнопку Готово.

Можно так же сделать кнопку поиска в  поле записи с помощью стандартных  средств Access:

  1. откроем форму в режиме Конструктор;
  2. на Панели элементов выделим объект Кнопка и перетащим его на форму;
  3. выбираем категорию Переходы по записямНайти запись и нажимаем кнопку Далее;
  4. ставим флажок ТекстПоиск записи и жмем кнопку Готово.

Эта форма  будет модернизирована в дальнейшем. А пока закроем ее и сохраним под именем  «Сведения об абонентах».

6. Создание формы  «Личные данные»

Таким же образом можно сделать форму  «Личные данные», используя данные из таблицы «Личные данные». Но в этом случае не нужно делать кнопки перехода по записям, т.к.  эта форма будет использоваться для ввода (вывода) информации о соответствующем абоненте формы «Сведения об абонентах». Эти две формы будут связаны по ключевому полю «Телефон».

На форме  мы разместим все поля из таблицы  «Личные данные», а из кнопок нам  здесь понадобится только кнопка закрытия формы. И опять же сделаем эту форму всплывающей.

7. Создание кнопки, связывающей формы  «Сведения об абонентах»  и «Личные данные»

Для того чтобы облегчить заполнение формы  «Личные данные», мы создадим кнопку на форме «Сведения об абонентах» при нажатие на которую всплывает форма «Личные данные» в которую и вводятся сведения о соответствующем абоненте.

Поступаем следующим образом:

  1. откроем форму  «Сведения об абонентах» в режиме Конструктор;
  2. на Панели элементов выделим объект Кнопка и перетащим его на форму;
  3. в появившемся меню выбираем категорию Работа с формойОткрытие формы нажимаем кнопку Далее;
  4. выбираем форму «Личные данные» и нажимаем Далее;
  5. ставим флажок в пункт Открыть форму для отобранных записей и нажимаем Далее;
  6. выбираем и из формы «Сведения об абонентах» и из формы «Личные данные» поле «Телефон», нажимаем сначала на стрелку <->  , а потом на кнопку Далее;
  7. ставим флажок в пункт текст, надпись Личные данные и жмем Готово.

Теперь  при нажатии на эту кнопку будет  появляться форма «Личные данные» для соответствующего абонента.

 

8. Создание запросов

Запросы являются основным средством извлечения информации из базы данных. С помощью  запроса можно выбрать определенную информацию и рассортировать ее по значениям полей и даже добавлять описания в презентации. Запросы часто используются в качестве основы при создании форм и отчетов. Другие запросы могут создавать новые таблицы, присоединять данные к существующим таблицам, удалять записи и осуществлять поиск дублирующихся записей.

Мы будем  использовать запросы для вывода информации о соответствующем абоненте. Создадим запросы с помощью Мастера  запросов:

  1. перейдем на вкладку Запросы;
  2. нажимаем кнопку Создать, выбираем Простой запрос и нажимаем ОК;
  3. в качестве источника запроса выберем таблицу «Справочник» и перемещаем все доступные поля, нажимаем Далее;
  4. задаем имя «Запрос по телефону», ставим флажок в ячейке Изменение структуры запроса и нажимаем кнопку Готово;
  5. в открывшимся режиме конструктора  в поле «Телефон» в ячейку Условие отбора записываем [Введите искомый телефон]. Теперь каждый раз с открытием запроса будет появляться окошечко в котором будет запрашиваться искомый телефон.

Совершенно  аналогично создается «Запрос по фамилии». Только в режиме конструктора  в поле «Фамилия» в ячейку Условие отбора записываем [Введите искомую фамилию].

9. Создание форм  «Поиск по телефону»  и «Поиск по  фамилии»

На основе созданных запросов создадим формы  «поиск по телефону» и «поиск по фамилии». Создаются они по аналогии с формой «Сведения об абонентах». Оформление их зависит от фантазии создателя, но в любом случае не стоит перебарщивать с цветами и картинками.

При создании формы с помощью мастера форм в качестве источника выбирают соответствующий  запрос.

Форму опять же сделаем всплывающей  с тонкой границей, уберем полосы прокрутки и кнопки изменения размеров окна. И сделаем кнопку закрытия формы (как это сделать смотри в пункте создание формы «Сведения об абонентах»).

Для формы  «Поиск по фамилии» сделаем еще кнопку следующая запись, что бы просмотреть все найденный сведения  с искомой фамилией:

  1. откроем форму в режиме Конструктор;
  2. на Панели элементов выделим объект Кнопка и перетащим его на форму;
  3. выбираем категорию Переходы по записямСледующая запись и нажимаем кнопку Далее;
  4. ставим флажок ТекстСледующая запись и жмем кнопку Готово.

10. Создание главной  кнопочной формы  «Заставка»

Информация о работе Создание базы данных