Создание пользовательской базы данных в СУБД «Access»

Поиск домашнего адреса и номера телефона определенного сотрудника.

     SELECT Фамилия, Имя, Отчество, Адрес, Телефон

     FROM Сотрудник

     WHERE (Фамилия) = [Введите фамилию сотрудника]; 

     Результат работы запроса для сотрудника Бобр:

     

     Рисунок 4 – Результаты выполнения запроса  «Адрес и телефон сотрудника»

    Поиск  информации о детях определенного  сотрудника.

     SELECT Ребенок. Фамилия, Ребенок. Имя,

     Ребенок. Отчество, Ребенок. [Дата рождения]

     FROM Сотрудник INNER JOIN Ребенок ON Сотрудник.  ТН = Ребенок. ТН

     WHERE (((Сотрудник. Фамилия) = [Введите фамилию  сотрудника]) AND

     ((Сотрудник.  Имя) = [Введите имя сотрудника]) AND

     ((Сотрудник.  Отчество) = [Введите отчество сотрудника])); 

     Результат работы запроса для сотрудника Бобр Наталии Николаевны:

               

Рисунок 5 – Результаты выполнения запроса «Дети сотрудника»

Поиск одиноких сотрудников.

SELECT Сотрудник.  Фамилия, Сотрудник. Имя, Сотрудник.  Отчество,

[Семейное  положение]. Название

FROM [Семейное  положение] INNER JOIN Сотрудник ON

[Семейное  положение]. ИН = Сотрудник. [Семое положение]

WHERE ((([Семейное  положение]. Название) = «холост» Or

([Семейное  положение]. Название) = «в разводе»));

Результат работы запроса:

 

     Рисунок 6 – Результаты выполнения запроса  «Список одиноких сотрудников» 

     Информация  о начислении детских пособий  за квартал. Выражение на языке SQL: 

     SELECT Ребенок. ТН, Ребенок. Фамилия,  Ребенок. Имя, Ребенок. Отчество,

     Ведомость. Дата, Пособие. Сумма

     FROM Ребенок INNER JOIN (Пособие INNER JOIN Ведомость  ON

     Пособие. ИН = Ведомость. Пособие) ON Ребенок. ИН = Ведомость. Ребенок

     WHERE (((IIf ((Month([Дата]) > = 1) And

     (Month([Дата]) < = 3), 1, IIf ((Month([Дата]) > = 4) And

     (Month([Дата]) < = 6), 2, IIf ((Month([Дата]) > = 7) And

     (Month([Дата]) < = 9), 3, 4)))) = [Введите квартал])); 

     Результат работы запроса для второго квартала: 

     

     Рисунок 7 – Результаты выполнения запроса  «Квартальный отчет»

     Информация  о начислении детских пособий за полугодие. Выражение на языке SQL: 

     SELECT Ребенок. ТН, Ребенок. Фамилия, Ребенок. Имя, Ребенок. Отчество,

     Ведомость. Дата, Пособие. Сумма

     FROM Ребенок INNER JOIN (Пособие INNER JOIN Ведомость ON

     Пособие. ИН = Ведомость. Пособие) ON Ребенок. ИН = Ведомость. Ребенок

     WHERE (((IIf ((Month([Дата]) > = 1) And

     (Month ([Дата]) < = 6), 1, 2)) = [Введите полугодие])); 

     Результат работы запроса для второго полугодия: 

     

     Рисунок 8 – Результаты выполнения запроса «Полугодовой отчет» 

     Информация  о начислении детских пособий за год. Выражение на языке SQL: 

     SELECT Ребенок. ТН, Ребенок. Фамилия, Ребенок. Имя, Ребенок. Отчество,

     Ведомость. Дата, Пособие. Сумма

     FROM Ребенок INNER JOIN (Пособие INNER JOIN Ведомость ON

     Пособие. ИН = Ведомость. Пособие) ON Ребенок. ИН = Ведомость. Ребенок

     WHERE (((Year ([Дата])) = [Введите год])); 

     Результат работы запроса для 2009 года: 

     

     Рисунок 9 – Результаты выполнения запроса «Годовой отчет» 

     2.2 Создание отчетов 

     Отчет – это объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения. Он позволяет:

     - представить данные в удобной для чтения и анализа форме;

     - сгруппировать записи (по нескольким уровням) с вычислением итоговых и средних значений;

     - включить в отчет и напечатать графические объекты (например, диаграммы), но не позволяют вводить данные.

     Отчет можно создавать тремя различными способами.

     - при помощи автоотчета на основе таблицы или запроса. Автоотчет служит для создания отчета, в котором выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса.

     - при помощи мастера на основе одной или нескольких таблиц или запросов. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает отчет на основании полученных ответов.

     - вручную в режиме конструктора. Сначала создается базовый отчет, который затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора.

     Создадим годовой отчет, в котором будет определяться итоговая сумма пособия за год, при помощи мастера. Для этого выполним следующие действия.

     - в окне базы данных выберем в списке объектов Отчеты.

     - нажмем кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.

     - в диалоговом окне Новый отчет выберем Мастер отчетов. (Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна.)

     - выберем таблицу «Сотрудник», содержащую данные о сотрудниках предприятия, на которых должен быть основан отчет.

     - нажмите кнопку OK.

     - на шаге Создание отчетов выберем доступные поля «Фамилия», «Имя», «Отчество».

     - далее в поле со списком Таблицы и запросы, выберем таблицу «Должность». В ней нам потребуется только поле «Название».

     - вернемся снова в поле со списком Таблицы и запросы и выберем запрос «Годовой отчет», откуда мы возьмем все поля, кроме, поля «ТН».

     - далее. Далее. Нажмем кнопку Итоги и установим вычисление итоговой суммы по полю «Сумма».

     - Ok. Далее. Выберем макет – по левому краю 1.

     - далее. Стиль – деловой.

     - далее. Зададим имя отчета «Годовой отчет».

     - готово. Созданный отчет отредактируем в режиме конструктора.

     Аналогично создадим отчеты «Список детей», «Список сотрудников», «Квартальный отчет» и «Полугодовой отчет». 

                                       2.3Создание форм 

     При загрузке базы данных «Детские пособия» автоматически загружается главная кнопочная форма с именем «Главная» (рис. 10).

     В заголовке формы находится надпись «Детские пособия», отражающая назначение созданной нами информационной системы. 

     

     Рисунок 10 – Главная кнопочная форма приложения 

     Во втором столбце расположены две кнопки. Нажатие кнопки «Закрыть форму» приведет к закрытию главной кнопочной формы. При нажатии кнопки «Выйти из приложения» закрывается база данных «Детские пособия» и осуществляется выход из MS Access.

     В первом столбце области данных главной формы расположены две кнопки, при нажатии которых открываются одноименные формы. Кнопка «Отдел кадров» открывает форму «Отдел кадров» (рис. 11), предназначенную для ввода, редактирования и удаления информации о сотрудниках. Кнопка «Бухгалтерия» открывает форму «Бухгалтерия» (рис. 12) для начисления детского пособия и составления соответствующих ведомостей. 

     

     Рисунок 11 – Форма «Отдел кадров» 

     На форме «Отдел кадров» расположены поля для ввода информации о сотрудниках, подчиненная форма «Ребенок» для ввода информации о детях сотрудника. Причем, если в поле «Кол_во детей» было введено число 0, то подчиненная форма на экран не выводится.

Работая с формой «Отдел кадров» можно изменять информацию о должностных окладах (кнопка «Должностные оклады» открывает форму «Должность» для редактирования или просмотра), о семейном положении (кнопка «Семейное положение» открывает одноименную форму для редактирования или просмотра) и дополнительную информацию о ребенке (кнопка «Дополнительная информация» открывает одноименную форму для редактирования или просмотра).

     Кнопки «Адрес и телефон», «Дети сотрудника» и «Одинокие сотрудники» выполняют соответствующие запросы, рассмотренные в п. 4.2.

     Кнопки «Сотрудников» и «Детей» откроют для просмотра отчеты: первый отчет содержит информацию о всех сотрудниках предприятия, а второй – о детях сотрудников. 

     

     Рисунок 12 – Форма «Бухгалтерия»

На форме «Бухгалтерия» расположены поля для просмотра информации о сотрудниках, подчиненная форма «Ведомость» для начисления детских пособий.

     Бухгалтер на основании справок, предоставляемых сотрудником, определяет, какое пособие будет получать его ребенок и вносит эту информацию в поле со списком «Дополнительная информация». Причем, если в этом поле выбирается число 4 (пособие начисляться не будет), то подчиненная форма «Ведомость» на экран выводиться не будет.

Эта же процедура напомнит об обязанности сотрудника в течение трех дней подать сведения о том, что его ребенок посещает (или не посещает) дошкольное учреждение, так как его ребенку исполняется 1,5, 2 или 2,5 года, а также в конце года подать сведения о совокупном семейном доходе за прошедший год, чтобы бухгалтер мог высчитать, будет ли ребенок 3-18 лет получать детское пособие в следующем году.

     Если в подчиненную форму «Ведомость» заносится новая запись, то после обновления поля «Дата» следующая процедура обработки событий автоматически введет код необходимого пособия.

Работая с формой «Бухгалтерия» можно также изменять информацию о детских пособиях (кнопка «Виды пособий» открывает форму «Пособие» для редактирования или просмотра) и дополнительную информацию о ребенке (кнопка «Дополнительная информация» открывает одноименную форму для редактирования или просмотра).

     Кнопки «Годовой», «Полугодовой» и «Квартальный» откроют для просмотра итоговые отчеты, в которых вычислены суммы пособий за каждый отчетный период (год, полгода, квартал). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                              

                                            ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Разработанное нами информационное приложение выполняет следующие основные функции: ввод, хранение и обработку данных, ответы на запросы по данным, просмотр информации в компактном виде с помощью форм.

     Приложение предоставляет возможность накапливания и упорядочения данных. Обеспечивает просмотр этих данных, внесение в них изменений и дополнений с тем, чтобы поддерживать актуальность информации.