Управление листами рабочих таблиц, печать листов рабочих книг в программе Microsoft Excel

2. Электронная таблица

      Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер позволяет  представлять их в  электронной форме, а это дает возможность  не только отображать, но и обрабатывать данные. Класс программ, используемых для  этой цели, называется электронными таблицами.

      Основное  достоинство и  отличие электронных  таблиц заключается  именно в простоте использования средств  обработки данных. И хотя средства обработки  данных по своим возможностям могут сравниться с базами данных, работа с ними не требует от пользователя специальной подготовки в области программирования.

      В таблицы можно вводить любую информацию: текст, числа, даты и время, формулы, рисунки, диаграммы, графики. Вся вводимая информация может быть обработана при помощи специальных функций.

      При помощи графических  средств Excel для Windows можно рисовать, строить графики и диаграммы.

      Особенность электронных таблиц заключается в  возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется  автоматически. Изменение  содержимого какой-либо ячейки приводит к  пересчету значений всех ячеек, которые  с ней связаны  формульными отношениями  и, тем самым, к  обновлению всей таблицы  в соответствии с  изменившимися данными.

      Применение  электронных таблиц упрощает работу с  данными и позволяет  получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Наиболее широкое применение электронные таблицы  нашли в экономических  и бухгалтерских  расчетах, но и в  научно-технических  задачах электронные  таблицы можно  использовать эффективно, например, для:

• проведения однотипных расчетов над большими наборами данных;
• автоматизации итоговых вычислений;
• решения задач путем подбора значений параметров, табулирования формул;
• обработки результатов экспериментов;
• проведения поиска оптимальных значений параметров;
• подготовки табличных документов;
• построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Рабочая книга и рабочий лист.

      Рабочий лист - это собственно электронная таблица, основной тип документа, используемый в Excel для хранения и манипулирования данными. Он состоит из ячеек, организованных в столбцы и строки, и всегда является частью рабочей книги.

Рабочий лист состоит из строк  и столбцов. Столбцы  озаглавлены прописными латинскими буквами  и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего  рабочий лист может  содержать до 256 столбцов, пронумерованных  от А до IV. Строки последовательно нумеруются цифрами, от 1 до 65 536 (максимально допустимый номер строки).

      Рабочие книги - это файлы  MS Excel, которые могут содержать один или несколько рабочих листов (в версии 7’0 по умолчанию в новой рабочей книге создается 16 рабочих листов). Такие файлы имеют расширение - xls.     

1. Поле  названия главного окна.
2. Строка меню.
3. Кнопки управления
4. Панели инструментов.
5. Поле имени.
6. Строка формулы.
7. Строка состояния
8. Поле названия окна рабочей книги (дочернее окно Excel).
9. Активный лист рабочей книги.
10. Кнопка выделения всего листа.
11. Активная (текущая) ячейка.
12. Имя столбца.
13. Имя строки.

      Изображенное  окно Excel содержит множество различных элементов. Некоторые из них присущи всем программам в среде Windows, остальные есть только в окне Excel.

      Обратите  внимание: рабочая  область главного окна Excel занята окном рабочей книги, состоящей из рабочих листов. Столбцы озаглавлены буквами, строки - цифрами. Щелкните мышью на любой ячейке вашего рабочего листа - таким образом вы сделаете ее текущей (она пометится рамкой). В поле имени, будет показан адрес текущей ячейки, например А1. Как и во многих других программах в среде Windows, вы можете представить рабочий лист в виде отдельного окна со своим собственным заголовком - это окно мы будем называть окном рабочей книги так как в таком окне можно обрабатывать несколько рабочих листов.

3.1 Основные правила

      После запуска Excel 7.0 для Windows на экране появляется рабочая книга Книга1, содержащая 16 рабочих листов. Каждый лист представляет собой таблицу, состоящую из строк и столбцов.

На  основном экране расположены  следующие объекты: строка основного  меню, две панели инструментов Стандартная  и Форматирование, строка формул, поле имени, строка состояния, полосы прокрутки.

      Наиболее  простой способ получения  информации о кнопках  панели состоит в  следующем. Вы перемещаете  указатель мыши на интересующую вас  кнопку, например, на кнопку Справка. При  этом рядом с кнопкой  появляется ее название в окошке желтого  цвета, а в левой  части строки состояния  — краткая характеристика действий, которые  произойдут при нажатии  этой кнопки.

      Взаимодействие  с Excel для Windows осуществляется посредством выбора команд из основного меню. Все команды являются иерархическими. В результате выбора одной из таких команд на экране появляется ее ниспадающее меню.

      Для выполнения команды  из основного меню поместите курсор мыши на требуемую  команду и нажмите  кнопку мыши.

      Для отказа от выбора опции  ниспадающего меню после  его появления  на экране нажмите  клавишу Esc и вы попадете в меню предыдущего уровня.

      Для получения справочной информации нажмите  мышью знак ? из основного меню. Появится меню, в котором выберите команду Вызов справки. Также, окно диалога многих команд содержит кнопку Справка , при нажатии которой Excel для Windows обеспечит вас информацией о том, как пользоваться этим окном диалога.

      Кнопка  Справка, расположенная на панели инструментов Стандартная, добавляет к курсору мыши вопросительный знак ?. После этого информацию о командах и элементах экрана можно получить, если установить в нужное место указатель мыши с вопросительным знаком и нажать левую кнопку мыши. После завершения текущего сеанса работы в Excel для Windows выполните команду Файл | Выход. 
 

4. Печать листов рабочих книг

      Кнопка  Печать   -  может использоваться для печати данных в таблице. Excel печатает страницы на основе текущих установок печати. Для задания установок выберите в меню  Файл команду Печать. Появится панель диалога Печать. (Приложение 1, рис.1)

        Окно диалога   Печать  может  использоваться для  определения нескольких  копий или выбора  страниц, листов  или областей рабочей  книги, которые  будут отпечатаны.

4.1 Установка области печати

      Excel позволяет распечатать не весь лист, а лишь некоторую область, так называемую  область печати.  Как только область печати для рабочего листа установлена, Excel по умолчанию будет печатать только ее для всех рабочих листов.

Но  можно задать для  каждого листа  свою собственную  область печати.

1. Выделите область  рабочего листа,  которая будет  определена как  область печати.

2. Выберите команду Область печати в меню Файл.

3. Выберите Задать. Ограничительная линия появится вокруг выделенной области.

   Для очистки предварительно определенной области печати выберите команду  Область печати  в меню Файл,  затем Убрать.

   Параметры печати многостраничной таблицы устанавливаются в диалоговом окне при выборе закладки Лист  команды Параметры страницы из  меню Файл  (Приложение 1, рис. 2).

      При многостраничной  печати в полях  Сквозные строки и  Сквозные столбцы  задаются адреса строк/столбцов, содержащих заголовки  таблицы.

      Последовательность  вывода страниц  для  многостраничных  таблиц задается установкой переключателей и  показана стрелкой внизу  экрана.

  Подготовки данных  к печати:

1. Откройте файл с именем  Список сотрудников х1s  и перейдите на лист  Общий список.

2. В меню  Файл  выберите команду   Параметры   страницы и перейдите  на закладку  Поля.

3. Установите параметры  полей: 

  верхнее - 2.5 ем; нижнее - 2.5 см; левое - 3 см; правое - 2 см.

4.2 Размещение таблицы на заданном числе страниц.

      Требуется уменьшить масштаб  распечатываемых  данных чтобы разместить их на одной печатной странице.

1. Перейдите на рабочий  лист  Общий список.

2. Убедитесь, что  данная таблица  занимает в ширину  более одной страницы (Приложение 2, рис. 3)(если таблица небольшая, добавьте дополнительные столбцы).

3. В окне просмотра  нажмите на кнопку  Страница  для  перехода в диалоговое  окно  Параметры  страницы.

4. Выберите закладку  Страница.

5. Выберите ориентацию  страницы  Альбомная. 

6. Установите переключатель  Разместить не более чем на  и введите цифру 1 в поле  стр. в ширину.

7. Нажмите на кнопку  Просмотр, убедитесь, что данные при печати умещаются на одной странице (Приложение 2, рис. 4).

4.3 Разделение документа на страницы

      Для больших таблиц Excel автоматически производит разбивку на страницы, однако иногда необходимо задать разделение на страницы принудительно.

1. Выделите строку, с которой необходимо  начать новую страницу, например шестую (список  должен содержать  более шести строк).

2. В меню  Вставка   выберите команду   Разрыв страницы.

Excel вставит конец страницы (широкую пунктирную линию) над выделенной строкой.

4.4 Задание заголовков для печати

      Требуется, чтобы названия столбцов в первой строке рабочего листа печатались на каждой странице в качестве заголовков.

1. В диалоговом окне  Параметры страницы  выберите закладку  Лист.

2. Выберите поле  Сквозные строки  (в  поле должен мигать  текстовый курсор).

3. На рабочем листе  выделите с помощью  мыши первую строку. При необходимости  переместите окно  диалога  Параметры  страницы так,  чтобы оно не  мешало выделять  нужные строки  и столбцы. 

4. Нажмите на кнопку  Просмотр  , чтобы войти в режим просмотра перед печатью. Убедитесь, что заголовки появились на каждой странице.

5. Чтобы закрыть  окно просмотра  без вывода на  печать, нажмите кнопку  Закрыть. 

  Приложение 1

Рис. 1. Диалоговое окно Печать

 

Рис. 2. Закладка Лист команды  Параметры страницы