Официально-деловая письменная речь

Мы можем  рекомендовать Вам...

Формулы, выражающие приглашение.

Приглашаем  Вас (представителя Вашего ведомства) принять участие в... (посетить...)...

Просим  принять участие в (обсуждении проекта, рассмотрении вопроса о... и др.)...

     Формулы, выражающие отказ  или отклонение предложения.

Ваше  предложение отклонено по следующим  причинам:...

Присланный  Вами проект не может быть утвержден  по следующим причинам:...

     При написании делового письма, естественно, используются и другие языковые формулы, применяемые в деловых ситуациях. Но всегда следует помнить, что в  этих фразах не должно быть излишней вычурности, так называемой ложной вежливости. Например: Не откажите в любезности... Если Вас не затруднит... и др. Также недопустимо использовать в тексте делового письма слишком резкие, требовательные и категоричные фразы. Например: Категорически требуем... Рассмотрите и утвердите наш проект.

     Разумеется, никакой список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему административного речевого этикета. Только внутренний такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать выбор слов и выражений. 

4. Типичные  ошибки в деловых бумагах.

 

   4.1. Типичные грамматические  ошибки.

     В деловых бумагах и документах являются типичными следующие грамматические ошибки:

     Неправильное  употребление падежей.

     Наиболее  частым является неправильное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного.

Например, нельзя писать согласно, благодаря, вопреки (чего?). Следует писать - согласно, благодаря, вопреки (чему?) соответствующему положению.

     Следует также помнить: руководитель, начальник (чего?) отдела, кафедры, центра; заведующий (чем?) отделом, кафедрой; руководство (чем?) практикой, институтом.

     Ошибки  при склонении  фамилии.

     Следует помнить:

- Не  склоняются весьма редкие фамилии  славянского происхождения на -о,  которые в звуковом составе  совпадают с неодушевленными  предметами. Например: Сало, Шило, Толокно и т. п.

- Не  склоняются фамилии на -аго, -яго, -ых, -их, -ово, -ко (-енко). Например: Дубяго, Седых, Долгих, Дурново, Франко, Шевченко.

- Как  правило, склоняются нерусские  фамилии на безударные -а, -я. Например: творчество Пабло Неруды, песни Булата Окуджавы, фильмы Акиры Куросавы.

- Склоняются  русские и иноязычные фамилии  на согласный звук, если относятся  к мужчинам. Не склоняются, если  относятся к женщинам или к  супружеской паре. Например: заявление  Николая Ремчука; письмо Натальи Ремчук; просьба супругов Ремчук.

     Ошибки  при употреблении полной и краткой  форм прилагательных.

     Например: "Изменение графика отпусков работников отдела нежелательное (нежелательно).

     В качестве сказуемых краткие формы  имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи, чем полные. Полные формы в подобных фразах ощущаются как разговорные и даже просторечные.

     Ошибки  при употреблении количественных имен числительных.

     Например: "Депутат встретился с шестьюстами  семьдесят (семьюдесятью) шестью рабочими завода". Несклонение или неполное склонение сложных и составных числительных является нарушением общелитературной нормы.

     Нарушение правил употребления деепричастных оборотов.

     Например:

- Деепричастным  оборотом следует начинать фразу в документах. Например: Учитывая...; Считая...; Принимая во внимание...; Руководствуясь... и т. п.

- Составители  деловых бумаг допускают ошибки, не учитывая, что оба действия  в предложении с деепричастным  оборотом должны осуществляться  одним и тем же лицом, и соответственно это лицо и его основное действие должны в предложении отражаться в позициях подлежащего и сказуемого. Например: Проработав всего два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха. Правильный вариант: Проработав всего два месяца, он испортил отношения с начальником цеха.

     Неправильное  использование предлогов.

     В деловой речи получили большое распространение  словосочетания с предлогом о (вопрос о доверии; решение о кадрах и  т. п.). Однако наблюдаются случаи злоупотребления  предлогом о. Например: Директор завода отметил о важности поставленной проблемы (отметил важность).

     Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.

     Например: Для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки на продукцию.

     В письменной речи информационная роль порядка слов возрастает к концу предложения, потому в заданной фразе непонятно — расценки уточняются в конце года или расценки уточняются для определения фонда оплаты. По-видимому, это предложение должно быть составлено так: Для определения фонда оплаты расценки за продукцию уточняются в конце года. 

   4.2. Типичные лексические  ошибки.

     В деловых бумагах наиболее часты  следующие лексические ошибки:

   Неправильное  использование слов-терминов.

     Например: Частично доставленные заготовки зубчатых колес не имеют маркировки и свидетелей. Прошу принять меры к обеспечению.

     Под словом свидетели адресат понимал  макеты деталей, прилагаемых к партии. Этот термин образцы-свидетели используется узким кругом специалистов. Текст  не был понят получателем документа.

   Неуместное  или неоправданное  употребление иностранных  слов.

     Например: Срок выполнения задания может быть пролонгирован (продлен).

     Нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено требованием необходимости, уместности и точности словоупотребления.

   Употребление  архаизмов.

     К числу слов и оборотов, исторически  свойственных деловой письменной речи, но в настоящее время ощущаемых  как архаичные, следует отнести: при сем (при этом); на предмет (для); каковой (который); отношение (письмо); уведомлять (сообщать); в настоящем... (в этом...); вышепоименованный (указанный выше) и т. п.

   Плеоназм  и тавтология.

   Например: 150 рублей денежных средств... или Следует учитывать следующие факторы... и т. п.

   Неразличение  паронимов.

     Например: Командировочный прибыл в указанное  время.

Командировочный образовано от слова командировка и  обозначает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием (командировочное удостоверение, получить командировочные). Командированный — человек, направленный в командировку (командированный специалист).

     Ошибки  в употреблении синонимов.

     Например: Высылаем ответ на Ваше требование от 12.05.2001.

     В данном случае в официально-деловом стиле преимущественно употребляется синонимичное слово запрос, а не требование. 

   4.3. Ошибки при использовании  фразеологизмов.

     Употребление  фразеологизмов в деловой речи подчиняется  исторически сложившимся правилам, закрепленным традицией и обзательным для всех. В тех случаях, когда нормы нарушаются, возникает ошибка. Ошибки могут быть в лексическом составе фразеологизма, в его грамматическом оформлении, а также в стилистическом плане.

     Искажение состава фразеологизмов в результате лексических  подмен.

     Например: Предложения финансового отдела оказались ниже любой критики (всякой критики).

     Изменение грамматической формы  слов, входящих в  оборот.

     Например: Главный инженер явно покривил в  душе (покривил душой).

     Совмещение  двух различных фразеологизмов.

     Например: 3ачем сыр-бор городить (огород городить или сыр-бор разгорелся).

     Вставка лишнего компонента.

     Например: Отдать должную дань (отдать дань).

     Стилистическая  несовместимость  фразеологизма с  деловым стилем речи.

     Если  в художественной литературе и публицистике на первый план выдвигается образность, эмоциональность и оценочность фразеологических оборотов, то в официально-деловом стиле используются устойчивые выражения книжного характера или стилистически нейтральные фразеологизмы, лишенные экспрессивности (оставлять желать лучшего, находиться на уровне, называть вещи своими именами и т. п.).

     Не  соответствует деловой речи такая, например, фраза: Меньший  
налог — вот стимул приватизации, и не надо никого через колено ломать. 

   4.4. Редактирование деловых  бумаг.

     Редактирование  деловых бумаг и служебных  документов обычно состоит из трех этапов:

     Первичное ознакомление с текстом  документа.

     Работа  по редактированию документа начинается с его прочтения в целом. При  первом чтении не рекомендуется вносить  в текст какие-либо поправки, но можно делать карандашные пометки на полях, или, что лучше, все попутные замечания следует фиксировать на отдельном листе бумаги.

     Проверка  фактического материала.

     На  следующем этапе целесообразно  обратиться к проверке фактического материала, включенного в документ. Следует продумать, достаточен ли фактический материал редактируемого документа, достоверны ли представленные сведения.

     Языковая  правка.

     Устраняются орфографические, пунктуационные и  стилистические ошибки. Все исправления, вносимые в текст, делаются синими или черными чернилами (нельзя писать красными). Все написанное - слова, цифры, корректурные знаки - должно быть отчетливым и аккуратным.

     Выправленный  текст следует перепечатать и  вычитать.

     Полностью подготовленный текст подписывается.

     При редактировании используются корректурные знаки.

 

Заключение 

     Во  многих странах Запада и Востока  вопрос оценки персонала и продвижения  чиновника по служебной лестнице уже давно поставлен в зависимость от его умения готовить разного рода документы и материалы. В этих странах госслужащим периодически предлагают выполнять языковые тесты, писать диктанты или сочинения с целью проверки их знаний в области родного языка и умений грамотно излагать свои мысли на бумаге. У нас же до сих пор существует ряд заблуждений, касающихся этой сферы профессиональной деятельности госслужащего. Считается, что языку документов и умению писать документы можно не обучать, так как это не столь сложный вид деятельности. Если умеешь говорить и писать по-русски, так почему бы тебе не написать распоряжение, докладную записку или какой-либо другой документ. На самом же деле каждый человек, став на путь служения государству, вынужден ежедневно учиться самостоятельно, а это очень длительный и часто малоэффективный процесс. Надо сказать, что еще в X веке церковные люди, первыми начавшие писать деловые бумаги, отмечали, что "устная речь для черни, а письменная речь для благородных людей". Тем самым они хотели подчеркнуть сложность в овладении навыками письменной деловой речи. Именно поэтому в то далекое время создавались специальные школы для обучения дьяков и писцов, призванных составлять разного рода деловые бумаги.