Организация как функция менеджмента в современных организациях

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

 

Управленческая работа сложна, многообразна, трудоёмка. Около одной  десятой  трудоспособного населения  развитых стран мирового сообщества занято  в этой сфере деятельности. Для того чтобы осуществлять профессионально  и эффективно, необходима соответствующая  организация этой работы, опирающаяся  на объективные законы. Одним из главных законов эффективности  человеческой  деятельности является необходимость разделения и специализации  труда. Именно это положение определяет причину появления в теории и  практике управления такой категории, как “функция”. Функция выступает  в качестве части содержания управленческой деятельности, на которые она расчленяется по двум основным признакам. Первый из них – это временная логическая последовательность выполнения управленческих работ, которая объективно вытекает из сущности этой деятельности. Второй признак отражает специфику объекта управления, т.е. его характер, отраслевую принадлежность. Таким образом, функции управления – это специализированные виды управленческой деятельности. Временная последовательность выполнения управленческих работ закреплена в первом типе функций, называемых общими, универсальными, или базовыми. Общие функции присущи любому объекту управления, независимо от характера его основной деятельности, отраслевой принадлежности, величины и т.д. [7].

Если рассматривать организацию  как некую систему, то наряду с  такими ее свойствами, как открытость, реальность, сложность, целостность, полиструктурность, изменчивость, иерархичность можно  выделить то, что организация —  это еще и «живущая» система. Организация имеет свои входы и выходы. Внутри нее происходит трансформация входов в выходы. Организация имеет свои границы, она живет в окружающей ее среде, которая влияет на нее. Любая организация проявляет некоторые свойства живого организма, такие как изменчивость, адаптируемость, целостность, открытость, развиваемость, выживаемость и т.д. Следовательно, организация, как и живая система, является живущей системой. Менеджмент придает организации свойства живущей системы, развивает ее. Управление фирмами реализуется в рамках конкретного хозяйственного механизма, в котором различают статистику (его организационную структуру) и динамику (протекающие процессы принятия решений) [8].

Актуальность данной темы не вызывает сомнений, так как структуру  можно сравнить с каркасом здания управленческой системы, построенным  для того, чтобы все протекающие  в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно.

Целью данной работы является раскрытие сущности организации как функции менеджмента и обоснование актуальности реализации этой функции на конкретном предприятии.

В связи с поставленной целью выделяются следующие задачи:

1. Определение понятия организации как функция менеджмента организационной структуры.
2. Выявить особенности организационных структур.
3. Проанализировать и дать оценку организации как функция менеджмента на примере предприятия хлебозавода № 2.

Для решения поставленных задач в работе будет использоваться комплекс эмпирических и теоретических методов исследования: изучение литературы по теме исследования, аналитический обзор и выводы, анализ и синтез, абстрагирование, сравнительный анализ, социологическое исследование, анализ документов, обобщение и другое [5].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ОРГАНИЗАЦИЯ КАК ФУНКЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ,  И ЕЁ СОСТАВЛЯЮЩИЕ

 

 

1. Определение понятия «Организации как функции»

 

Организация как основная функция менеджмента представляет собой вид управленческих действий, способов и средств по упорядочению совместной деятельности людей, сведению воедино всех специалистов организации, чтобы определить роль, ответственность, подотчётность для каждого из них [2].

 Значение функции организации  заключается в создании необходимых  условий для реализации поставленных  целей. Функция организации –  это те задачи, которые должен  выполнять менеджер в процессе  организовывания работы, то есть:

 •                   формирование, или уточнение структуры  организации; 

 •                   определение способов управления;

 •                   установление параметров организации,  режимов работы ее подразделений  и отношений между ними;

 •                   обеспечение организации необходимыми  ресурсами; 

 •                   создание внутренней культуры.

Таким образом, организация  самым тесным образом связана  с реализацией функции планирования, является её первым шагом. Необходимо структурировать ряд элементов, чтобы организация смогла выполнять  свои планы и осуществлять поставленные цели. Нередко это требует перестройки  структуры производства и управления с тем, чтобы повысить их гибкость и приспособляемость к требованиям рыночных отношений [2].

Структура должна соответствовать  целям предприятия, и если такого соответствия нет, то ее необходимо реорганизовать, либо заменить.

 При формировании структуры  учитываются размеры предприятия,  имеющиеся в его распоряжении  технологии (поскольку от этого  зависит то, каким образом служащие  связываются друг с другом, обмениваются  информацией и сотрудничают в  процессе своей деятельности) и  персонал (очевидно, что крупные  компании будут иметь иную  структуру, нежели небольшие). Необходимо  стремиться к тому, чтобы организационная  структура позволяла обеспечить  эффективное взаимодействие как  между сотрудниками и подразделениями  внутри организации, так и взаимодействие  с внешней средой. В конечном счете, структура организации должна способствовать выпуску продукции (предоставлению услуг), которая удовлетворяла бы требованиям потребителей.

 Формирование структуры  организации осуществляется посредством  разделения ее на производственные  единицы – блоки. Блоки, в  свою очередь, могут объединяться  в более крупные единицы. Такой  процесс называется департаментализацией.

 Вообще, делить организацию  на блоки можно различными  способами. Во-первых, по выполняемым  функциям, когда за каждым блоком  четко определены его задачи  и обязанности – такой процесс  будет называться функциональной  департаментализацией.

 Во-вторых, можно выстраивать  блоки организации вокруг видов  выпускаемой продукции – продуктовая департаментализация. Как правило, необходимость в этом возникает, когда ассортимент производимой продукции значительно увеличивается.

 В-третьих, с ростом  организации неизбежно образование  департаментов в других городах,  областях, странах. Тут уместно  формировать структуру организации  по территориальному признаку  – географическая департаментализация.

 В-четвертых, формирование  блоков организации может осуществляться, ориентируясь на определенные  группы, потребителей. Например, магазины, торгующие канцелярскими принадлежностями, можно объединить в группы: обслуживающие или розничных покупателей, или только оптовиков и государственные учреждения  – департаментализация по клиентам.

 В-пятых, способ деления  может состоять в формировании  команд людей, специалистов в  различных отраслях. Цели данных  команд могут быть различными  – от разработки нового вида  продукции до формирования долгосрочной  стратегии развития организации  – командная департаментализация.

 Большое влияние на  структуру организации оказывает  избранный способ управления. Именно  он определяет ее топологию. 

Способы управления подразделяются на единовластный и соучастный.

Единовластие означает, что  управление производится без учета  мнения коллектива. Отсюда возникает  жесткая вертикаль власти.

Соучастие (партисипативное  управление) призвано вовлечь работников в управление предприятием. При таком  способе управления каждый член коллектива имеет право знать цели организации, ее финансовое состояние, высказывать свое мнение и свои предложения. Решающая роль в принятии стратегических решений также принадлежит коллективу. Соучастное управление является сильным мотивирующим фактором.

 В созданной структуре  организации следует задать режимы  работы подразделений, а также  регламентировать взаимоотношения между ними.

 Для нормального функционирования  созданной структуры необходимо  обеспечить ее деятельность ресурсами. 

 Поскольку организация  – это, прежде всего, люди, то  для ее работы необходим персонал, а также материалы, оборудование, здания, денежные средства и др., в том числе информационные  и временные ресурсы. Заметим,  что организационная структура  должна обеспечивать условия  для наиболее рационального использования  каждого ресурса. 

 Особо следует выделить  необходимость формирования внутренней  культуры предприятия, которая  представляет собой систему ценностей,  убеждений и норм поведения,  сложившихся в организации, и  проявляется в отношениях между работающими, с организацией и с внешней средой. Такая культура должна отличаться высокой чувствительностью к изменениям внешней среды, научно-техническому прогрессу и единым для организации ценностям (честность, участие, диалог, открытость, делегирование и доверие) [9].

 

 

2. Этапы осуществления функции организации

 

Задачи функции организации реализуются поэтапно: сначала формируется структура организации, затем устанавливаются взаимосвязи между элементами этой структуры, обеспечивающие взаимодействие подразделений.

 Поскольку выполнение  функции организации включает  в себя решение несколько различных  задач, действия управленца целесообразно разделить на следующие этапы:

1.     Формирование или корректировка организационной структуры;

2. Установление взаимосвязей между подразделениями в организационной структуре;

3.    Обеспечение взаимодействия между подразделениями и персоналом внутри подразделений и организации путем контроля и регулирования (распорядительства) их деятельности.

 На первом этапе  в организации следует выделить  подразделения и определить их  состав. Деление происходит в  соответствии с общими целями  и стратегией организации. Каждое  подразделение должно иметь четко  определенные задачи и функции.  Таким образом, под организационной  структурой управления понимается  упорядоченная совокупность звеньев  управления и связей между  ними. В ней выделяют такие  понятия, как элементы (звенья), связи  и уровни. Элементами организационной  структуры являются  службы, группы  и работники, выполняющие те  или иные функции. В свою  очередь, между подразделениями  существуют определённые связи,  среди которых выделяют горизонтальные, вертикальные, линейные и функциональные связи.

Горизонтальные связи  носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми. Их главное  предназначение – способствовать наиболее эффективному взаимодействию частей организации  при решении возникающих проблем. Они имеют ряд важных преимуществ: экономят время, повышают качество взаимодействия, развивают у руководителей самостоятельность, инициативность, мотивированность. Они  обычно не формализуются в ходе проектирования организации и устанавливаются  чаще всего на неформальной основе при использовании метода установления прямых контактов между теми, кто  имеет отношение к проблеме.

Вертикальные связи –  это связи подчинения, необходимость  в них возникает при иерархичности  управления. Данные связи служат каналами передачи распорядительной и отчетной информации, создавая тем самым стабильность в организации. Но при этом замедляется  коммуникационный процесс, возникает  опасность искажения информации и замедления процессов принятия управленческих решений.

Линейные связи отражают движение управленческих решений информации между линейными руководителями. Линейные связи – отношения, в которых начальник реализует свои властные права и осуществляет прямое руководство подчиненными; эти связи идут в иерархии сверху вниз и выступают в форме приказа, распоряжения, команды [3].

Функциональные связи  имеют место по линии движения информации и управленческих решений  по функциям управления. Функциональные связи имеют совещательную природу, реализуют информационное обеспечение  координации. Они имеют направленность снизу вверх и выступают в форме совета, рекомендации, альтернативного решения - Таблица 1.2 - Соотношение линейных и функциональных связей  с отдельными аспектами деятельности строительных организаций