Організація аналітичної роботи

Організація аналітичної  роботи - це сукупність заходів, що дають  змогу

субординованим за рівнями  керівним органам регулярно отримувати достатню

аналітично опрацьовану  інформацію про стан об'єкта управління для

своєчасного прийняття  зважених і дієвих управлінських рішень. Підвищення

ефективності діяльності об’єктів управління залежить від

обгрунтованості, своєчасності і цілеспрямованості прийнятих

управлінських рішень. Цього  можна досягнути тільки в процесі  добре

налагодженої організації  аналітичної роботи. Така організація передбачає

проведення економічного аналізу за усіма чи окремими сторонами

діяльності об'єкта управління у відповідності до мети та завдань, що її

деталізують, у визначеній послідовності з залученням вичерпного складу

джерел інформації і  обробки її відповідними виконавцями з використанням

діагностичного апарату  та сучасних технічних засобів.

Викладений зміст організації  аналітичної роботи дає змогу  помітити, що

вона складається щонайменше з таких частин:

 

- достовірної вхідної  інформації, що необхідна для підготовки вихідної,

результативної, яка має  надходити до осіб, що приймають  управлінські

рішення;

 

- програми аналізу,  яка передбачає проведення аналітичної  роботи за

системою показників;

 

- сукупності способів, прийомів, методик, технічних засобів для обробки

інформаційних потоків;

 

- кола виконавців аналітичної  роботи.

Розглянемо дещо детальніше характеристику кожної з цих складових.

Раціональна організація  аналітичної роботи для забезпечення простоти,

виключення дублювання, полегшення праці і досягнення результативності

вимагає чіткого визначення і переліку джерел інформації, що залучаються

до аналізу.

У результаті аналітичних  процедур формується вихідна інформація, яка

подається на розгляд  керівників у вигляді безтекстових таблиць чи

відеограм і текстових документів - аналітична або доповідна записки,

висновок-рекомендація та інших.

Для економічного аналізу  характерна така риса як періодичність. Оскільки

аналітична робота повторюється щомісяця, то її організацію можна

викласти у вигляді  програми. "Програма" з грецької дослівно означає

"публічна об'ява,  розпорядження". У цьому розумінні  вона являє собою

виклад основних положень або план діяльності.

Програма    економічного аналізу спирається на систему показників, яка

може бути наскрізною чи взаємодоповнюючою, і розкриває положення про те,

хто, коли і як повинен  займатися аналітичною роботою  залежно від місця у

субординованій ієрархії  управління . У ній має бути чітко  визначена

тема, зміст і межі аналізу, а саме: мета, виконавці, джерела  аналізу і

, зміст і межі аналізу, а  саме: мета, виконавці, джерела аналізу  і

терміни виконання окремих її розділів.

Належна організація аналітичної  роботи передбачає широке застосування

інструментів  наукового діагностичного апарату  аналізу. Цими

інструментами є способи, прийоми  і методи дослідження інформаційних

потоків, що дають змогу виявити  тенденції, кількісно виміряти вплив

факторів і оцінити причини  зміни ситуації. Суттєве значення має

використання можливостей розмежованої обробки даних єдиної інформаційної

мережі, яка дає можливість формалізувати  значну кількість методик

аналізу і користуватися ними на різних рівнях управління  в

обгрунтуванні своєчасних і дієвих регулюючих та інших заходів

управлінського впливу.

Організація аналітичної роботи передбачає визначення кола виконавців.

Загалом, на практиці інформаційне забезпечення, програма аналізу,

прийоми аналізу, виконавці аналітичної  роботи як складові її організації

проявляються у взаємодії, коли за певними методиками вивчаються

результати діяльності об’єкта управління.

Організація аналітичної роботи повинна  відповідати таким вимогам.

По-перше, організація аналітичної  роботи повинна носити науковий

характер. Практично це означає, що вона повинна базуватися на новітніх

досягненнях науки і передового досвіду, будуватися з врахуванням дії

законів в межах конкретного  об’єкта управління, проводитися  з

використанням науково обгрунтованих  методик.

По-друге, організація аналітичної  роботи повинна стати органічною

частиною службових обов’язків для спеціалістів, керівників різних

рівнів, обов’язком для всіх працівників, які мають відношення до

прийняття управлінських рішень. Звідси випливає ще один важливий принцип

організації аналітичної роботи –  обгрунтований розподіл обов’язків з

проведення аналітичної роботи між окремими виконавцями. Від того,

наскільки правильний цей розподіл, залежить не тільки повнота охоплення

об’єктів аналізу, але й виключається можливість багаторазового

проведення тих самих досліджень різними особами. Це сприяє більш

ефективному використанню робочого часу спеціалістів і забезпечує

комплексність аналітичної роботи.

По-третє, аналітична робота повинна  бути ефективною, це означає, що

витрати на її проведення повинні  бути найменшими при оптимальній  глибині

аналізу і його комплексності. З цією метою при його проведенні повинні

широко використовуватися передові методики, засоби, які полегшують

роботу аналітика.

 

Важливим принципом організації  аналітичної роботи на підприємстві є її

регламентація і уніфікація. Регламентація  передбачає розробку для

кожного виконавця обов’язкового  мінімуму таблиць і вихідних форм

аналізу. Уніфікація аналізу передбачає створення типових методик і

інструкцій, вихідних форм і таблиць, стандартних програм, єдиних

критеріїв оцінки, що забезпечує порівнюваність, зведеність результатів

аналізу на більш високому рівні  управління, зменшує витрати часу на

аналіз і сприяє підвищенню його ефективності.