Совершенствование информационного обеспечения организационно-функциональной структуры ГТРК "Дальневосточная"

     Система «ДЕЛО» интегрирована с другими  продуктами компании «Электронные офисные  системы», также может интегрироваться с системами сторонних разработчиков. Система легко и быстро настраивается на структуру организации и особенности документооборота и нетрудна в сопровождении. С целью ограничения доступа к информации, база данных может быть разделена на отдельные картотеки, доступные только сотрудникам конкретного подразделения. В системе предусмотрено разделение доступа к определенным функциям. Все действия пользователей и системного технолога протоколируются. 

     Таблица 3.4 – Архитектура и технические  возможности системы «Управление делами»

     Таким образом, системы, охарактеризованные в таблице, соответ-ствуют предъявляемым  функциональным и системно-технологическим  требованиям, поэтому для выбора и интеграции приложения в систему  «1С: Предприятие, версии 8.0» ГТРК «Дальневосточная» необходимо подробнее проанализировать выполняемые системой функции по автоматизации ДОУ по предложенной системе баллов, оценить, рассчитать стоимость внедрения платформы. Данная методика выбора автоматизированной системы разработана компанией Sputnik Labs, она позволит в соответствии с рекомендуемой последовательностью действий добиться максимального соответствия АС ДОУ целям и задачам предприятия. 

     3.2   Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных функциональных и системно-технических требований  

     В оценке автоматизированных систем принимали  участие эксперты: делопроизводитель  и секретарь, начальник отдела автоматизированных систем управления, а так же учитывались  отзывы других компаний, которые работают с данными системами.

     Буквенные обозначения автоматизированных систем, использующиеся в таблице для  экспертной оценки:

     – A – DIRECTUM;

     – B – Дело;

     – C – DocsVision;

     – D – Управление делами.

     Таблица 3.5 – Оценка программных продуктов

     3.3 Отбор программных продуктов, удовлетворяющих функциональным и системно – техническим требованиям

     В результате проведение оценки программных  продуктов, их тщательного анализа, были сделаны следующие выводы:

     – наибольшую суммарную оценку из программных продуктов получили системы автоматизации «DocsVision» (фирма «Digital Design») и «DIRECTUM» (НПО «Компьютер», компания «DIRECTUM»), следовательно, системы в большей степени соответствуют функциональным и системно-техническим критериям, полностью автоматизируют операции работы с документами (как в традиционном бумажном виде, так и в электронном) с момента создания до момента уничтожения (списания в дело), включая контроль исполнения, обеспечение хранения документов, систему защиты данных, обладают большими возможностями, надежностью и средствами защиты;

     – наименьшую оценку получила система автоматизации «Управление делами» (компания «КИНТ»). Она не в полной мере отвечает требованиям по автоматизации делопроизводственного процесса, следовательно, не подходят для внедрения в ГТРК «Дальневосточная», но данная система проста и удобна при внедрении;

     – система «Дело» («Электронные офисные системы») обладает почти аналогичными возможностями, что и система «DocsVision», но набрала меньше баллов экспертов.

     Для того чтобы выбрать приложение оптимальной системы, необходимо определить для себя наиболее важные критерии и возможности предприятия. В ГТРК «Дальневосточная» недостаточно средств для приобретения дорогостоящей системы, но требуется полная автоматизация ДОУ, управления контактами и договорами, надежность и интеграция в систему «1С: Предприятие».

     3.4    Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и внедрением приложения по автоматизации делопроизводства выбранных систем автоматизации  

     Необходимо  сравнить цены на модули организации делопроизводства выбранных автоматизированных систем. Цены приводятся в прайс-листах компаний. Рассматриваются цены на необходимые для предприятия приложения, сопроводительную документацию и обучение персонала. Существует 3 варианта поставки систем: для небольших организаций; для средних организаций (до 100 пользователей); для крупных организаций.

     Был выбран 2 вариант.

     1.  Стоимость системы «DocsVision» – 217 080 руб. (не включает обучение).

     2.  Стоимость модулей «Канцелярии», «Управление договорами» системы «DIRECTUM» – 272 390 (включает обучение).

     В таблице 3.6 приведена стоимость системы DIRECTUM.

     Таблица 3.6 – Стоимость системы DIRECTUM

     Необходимо  отметить, что приведенные цены приблизительны, так как не учтены многие стоимостные  характеристики, дополнительные приложения и опции, скидки, работа специалистов, транспортировка и т.д. Сначала  необходима экспертная оценка документооборота предприятия.

     В результате проведения сравнительной  оценки затрат, связанных с приобретением  и внедрением систем, был сделан следующий вывод.

     Цены  на модули системы «DIRECTUM» и приложение «Делопроизводство» системы «DocsVision»  являются доступными, системы соответствуют функциональным и системно – техническим требованиям. Но есть одно из важных требований к системе – интеграция в систему «1 С: Предприятие версии 8.0». Система «DIRECTUM» конечно может интегрироваться и настраиваться на систему предприятия, но система «DocsVision» имеет шлюз к системе «1С: Предприятие», что облегчает, ускоряет процесс внедрения без изменения существующих модулей и настроек. Был изучен российский рынок автоматизированных систем ДОУ, к которым предъявлялись соответствующие функциональные и системно-технические требования. Из десятка систем были выбраны следующие: «ДЕЛО» («Электронные офисные системы»), «DIRECTUM» (НПО «Компьютер», компания «DIRECTUM»), «DocsVision» (фирма «Digital Design»), «Управление делами» (компания «КИНТ»), в которых модули и приложения по автоматизации делопроизводства наиболее соответствуют запросам и структуре предприятия.

     Для того, чтобы выбрать наиболее оптимальную  систему, был проведен сравнительный  анализ по методике компании Sputnik Labs, в результате которого лидерами оказались системы «DIRECTUM» и «DocsVision».

     При рассмотрении прайс-листов на приложения данных систем, выяснилось, что стоимость  почти одинакова. Но одно из самых  главных требований к системе  – возможность интегрироваться с системой «1С: Предприятие» версии 8.0., т.е. наличие шлюза к данной системе. Этому требованию соответствует система «DocsVision» (фирма «Digital Design»), стоимость которой приведена в таблице 3.7.

     Таблица 3.7 – Стоимость системы DocsVision