Проработка проблемы документационного обеспечения управления в муниципальных органах

     Глава Администрации является должностным  лицом местного самоуправления и  назначается на должность Советом  депутатов по контракту, заключаемому по результатам конкурса на замещение  данной должности.

     Контракт  с Главой Администрации заключается  Председателем Совета депутатов  на срок полномочий Совета депутатов, принявшего решение о назначении лица на должность Главы Администрации (до дня начала работы Совета депутатов  нового созыва).

     Срок полномочий Главы Администрации составляет 4 года.

     Полномочия  Главы Администрации прекращаются в случаях и в порядке, предусмотренном  законодательством.

     По  состоянию на 12.05.10 года численность  служащих Администрации городского округа Саранск составляет 305 единиц, при штатной численности – 314.

     В Республике Мордовия создана первая очередь областной автоматизированной информационно-коммуникационной системы (АИКС) органов государственной власти, территориальных органов федеральной  власти и органов местного самоуправления. Благодаря этой системе обеспечивается обмен сообщениями по электронной почте, доступ в режиме реального времени к информационным ресурсам администрации области и обмен информационными массивами между абонентами АИКС.

     Информационные  ресурсы органов государственной власти Республике Мордовия, доступные абонентам АИКС, включают широкий набор правовых баз данных: база данных нормативно-правовых документов Республике Мордовия «Консультант+», базы данных нормативно-правовых документов РФ («Консультант+», «Гарант», «Кодекс» и Банк нормативно-правовых актов), база данных нормативно-правовых документов субъектов РФ «Консультант+».

     Создана мощная информационно-справочная система, представляющая собой регулярно  обновляемую базу данных, содержащую около 900 показателей социально-экономического состояния Республики Мордовия, областей Центрального Федерального округа и Российской Федерации в целом.

     В 2001 году разработан электронный атлас  Республики Мордовия. В рамках ФЦП  «Электронная Россия» планируется провести работы по созданию геоинформационной системы Республики Мордовия в виде набора тематических баз данных в территориальном разрезе по различным аспектам социально-экономического состояния области.

     С проблемой электронного документа  тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ. В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т.п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач. Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро. Примерно 30-40 компаний регулярно участвуют в конференциях DOCFLOW и предлагают свои разработки потребителям. Это, конечно самые крупные разработчики, задающие уровень технико-технологических решений. Известно также, что многие АСУД разрабатываются индивидуально для внутреннего использования и на рынок не выставляются. К сожалению, в этом секторе информационной индустрии, несмотря на очевидную необходимость, не отлажена система мониторинга разработок, появляющихся на рынке, нет также и четко функционирующей системы их лицензирования и сертификации. Редкими являются обзоры специалистов по системам данного типа в ведущих компьютерных и информационных изданиях, не говоря уже об изданиях для делопроизводства и архивов. Последние опубликованные обзоры заслуживают одобрения, хотя и критериальный ряд, и оценочные показатели, и применяемая терминология с точки зрения теории и практики документоведения не оптимальны

     Для каждой из групп потребителей существует целый ряд предложений. Например, для министерств и ведомств предназначаются разработки компаний "Электронные офисные системы", "Весть", "Анкей", "Ланит" и других, для второй категории потребителей наиболее известны разработки кампании "Гранит-Центр", НТЦ Института развития Москвы. Одним из продуктов, отвечающим практически всем требованиям делопроизводственной практики, является система Дело-96 и ее последующие модификации, разработанные компанией "Электронные офисные системы". Эта система отвечает традициям отечественного делопроизводства и учитывает существующие нормативно-методические требования, предъявляемые к такого рода системам. Несколько другой подход к проектированию АСУД выбрали специалисты Inter Trust, которые используют в своих разработках технологии Lotus. В широкой гамме разработок фирмы достойное место занимают системы документационного обеспечения управления. Первым продуктом компании этого направления стала система документационного обеспечения "Office Media". Комплект баз данных "Office Media" работает в среде Lotes Notes и обеспечивает автоматизацию делопроизводства и организационно-управленческой деятельности предприятий и организаций. Пользователями системы могут выступать такие подразделения государственных и коммерческих структур, как службы: документационного обеспечения, контроля исполнения документов, информационной поддержки внешних контактов организации, управления персоналом, управления продажами и сбытом продукции и другие. Новым словом компании Inter Trust является недавно разработанная так называемая "корпоративная система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства". Еще одним примером АСУД можно назвать разработку Государственного научно-производственного предприятия "Гранит-Центр" системы автоматизированного документооборота и делопроизводства организации "Гран-Док", которая достаточно хорошо известна в московских муниципальных структурах управления. Назначением системы является автоматизация основных процессов обработки документов: учет, фиксация пути прохождения от регистрации до списания в дело, контроль каждого этапа рассмотрения документа, получение справочной информации о документах, анализ документооборота организации. Использование оригинальной технологии обработки документов помогает более рационально вести документооборот в организации и обеспечивает мониторинг исполнительской дисциплины. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Разработка проектных предложений и рекомендаций 

      Функции обеспечения документооборота в  Администрации г. Саранска выполняют  несколько подразделений – общий  и архивный отдел, отдел оргработы  и частично некоторые другие. Организация управления документооборота в Администрации типична для органов местного самоуправления.

      Все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре - общем отделе.

      В настоящее время работы по многим аспектам проблемы ДОУ, в том числе документооборота с использованием современных информационных технологий, что на практике часто называют автоматизированным документооборотом, в Администрации носят спорадический, как правило, некоординируемый характер. Основные объективные проблемы, которые необходимо решить в процессе внедрения современных ИТ-решений в органах муниципального управления, являются, по существу, организационными:

• повышение компьютерной грамотности широкого круга служащих;
• блокирование каналов и способов некорректного использования в личных целях;
• устранение пробелов в организации работы государственных органов;
• тщательное планирование и контроль развертывания и эксплуатации ИТ-решения;
• правильный выбор исполнителя проекта автоматизации, а также оптимальных аппаратной и программной платформ.

      Актуальной  остается задача организационного и  кадрового обеспечения решения  многоаспектной проблемы ДОУ. В значительной степени эта задача может быть решена путем системы повышения  квалификации специалистов и выработки соответствующих образовательных стандартов (программ).

      В результате успешного перехода к  использованию современных  информационных технологий государственная власть экономит бюджет, привлекает на службу лучшие кадры, повышает эффективность исполнения своих функций, укрепляет стабильность в обществе, расширяет базу дальнейшего прогресса России.

      В Саранске разработана оригинальная структура муниципальной информационной системы, которая отражает иерархию всех систем, начиная от базовых (которые содержат информацию, характеризующую конкретное муниципальное образование и его основные составляющие — территорию, землю, имущество, население), отраслевых (к которым относятся специализированные системы отдельных отраслей муниципального образования), межотраслевых (которые охватывают несколько функций управления и содержат наборы данных, одновременно используемые различными службами и подразделениями) и заканчивая потребителями муниципальной информационной системы. К последним относятся центральное хранилище (база данных, включающая в свой состав максимально полную информацию, обеспечивающую получение статистической и управленческой отчетности по всему муниципалитету), интерфейсы передачи данных (настраиваемые модули для согласования форматов приема потоков данных в хранилище, обеспечивающие автоматизированный ввод данных, преобразование форматов, контроль целостности самого потока и центрального хранилища), отраслевые аналитические комплексы (рабочие места аналитиков-специалистов по направлениям функционирования муниципального образования или по составу решаемых управленческих задач) и общесистемные аналитики. Возглавляют пирамиду пользователей лица, принимающие решения — глава города, Городской совет, руководители администрации, служб, отраслей, бюджетных учреждений и муниципальных организаций.

      Очевидно, что создание такой информационной системы требует длительного  периода времени и значительных финансовых затрат. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

      Основная функция любого государственного или муниципального учреждения – принятие управленческих решений. При этом исходные данные для принятия решений, необходимая информация и сами решения представляются в виде документов. И объем технической работы с документами зачастую настолько велик, что заслоняет, а иногда и замещает основное содержание деятельности.

      Поэтому автоматизация работы с документами, циркулирующими в органах власти, имеет важнейшее значение для повышения эффективности деятельности как отдельных учреждений, так и системы государственного управления в целом.

      Необходимо учитывать, что традиционный бумажный документооборот еще не скоро потеряет свое значение – в ближайшие годы важные документы все равно будут издаваться, утверждаться и доставляться в бумажном виде.

      Тем не менее существуют (и в ряде организаций уже эксплуатируются) интегрированные бумажно-электронные технологии, в которых документ пересылается в электронном виде, регистрируется, и именно с электронной копией идет работа, а бумажная копия передается обычным путем.

      Введение законодательства, обеспечивающего юридическую значимость электронной цифровой подписи, открывает возможность создания систем обмена электронными документами, не требующих дублирования электронных документов бумажными и позволяющих тем самым значительно снизить издержки органов власти и управления.

      На пути разработки таких систем имеются объективные трудности, однако в настоящее время уже ни для кого не секрет, что будущее документооборота в органах местного самоуправления – это его автоматизация. 

Список использованной литературы

1. Баласанян В. Автоматизация делопроизводства и документооборота в России: введение в проблему // Рынок ценных бумаг. – 1998. - №16. - с. 80-81.
2. Баласанян В. Концепция системы автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы. – 1997. -  № 1. - с. 42-44.
3. Бейдер А., Кэйв Р. О некоторых подходах к управлению документами // Открытые системы. – 1998. - № 3. – с. 4-15.
4. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводитель. – 2001. - № 1. – с. 13-16.
5. Бобылева М.П. Вопросы нормативно-методического обеспечения делопроизводства при внедрении системы автоматизации документооборота //Делопроизводство. – 1998. - № 2. - с.52-55.
6. Бобылева М.П., Гуськов В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации документооборота // Делопроизводство. – 1999. - № 1. - с.38-40.
7. Быкова Т.А. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям // Секретарское дело. – 2001. - № 2. – с. 6-16.
8. Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы. – 1997. -  № 1. - с. 29-34.
9. ГОСТ 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов, 1997. – 114 с.
10. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: ИПК Издательство стандартов, 1998. – 89 с.
11. Государственная система документационного обеспечения управления / Росархив, ВНИИ документоведения и архивного дела. М., 1999. Проект.
12. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения / Главархив СССР, ВНИИ документоведения и архивного дела. М.: Главархив, 1991. – 218 с.
13. Еремченко В.А. Проблемы государственного регулирования документационного обеспечения управления // Делопроизводитель. – 2003. - № 1. – с. 25-30.
14. Ермолаева А.В. Виды правовых актов органов государственной власти субъекта федерации и их основная характеристика // Делопроизводитель. – 2001. - № 1. – с. 9-12.
15. Зубков Д. и др. Об одном подходе к автоматизации документооборота //  Открытые системы. – 1997. -  № 4. - с. 45-48.
16. Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. – 1998. - № 1. - с. 82-87.
17. Кислуха В.А. Значение и применение экспертных систем в службах управления персоналом // Делопроизводитель. – 2001. - № 1. – с. 22-24.
18. Красилов Н. и др. Об одной модели документооборота // Открытые системы. – 1997. -  № 1. -  с. 23-28.
19. Кузнецов С.Л. Новые программные средства автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. – 1999. - № 1. - с. 60-63.
20. Кузнецов С.Л. Новые программные средства автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. – 1999. - № 1. - с. 60-63.
21. Кузнецов С.Л. Программы автоматизации делопроизводства. Общий обзор // Делопроизводитель. – 2001. - № 1. – с. 31-34.
22. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).- М.: ЗАО Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 1999. – 287 с.
23. Кузнецова Т.В. Проблемы организации службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на современном этапе // Делопроизводитель. – 2001. - № 1. – с. 17-21.
24. Ларин М.В. Управление документацией: теория и практика // Делопроизводитель. – 2001. - № 1. – с. 12-16.
25. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. -М.: ИНФРА-М, 1998. – 377 с.
26. Основные правила работы ведомственных архивов /Главархив СССР, ВНИИ документоведения и архивного дела. - М.: Главархив, 1988. – 226 с.
27. Сокова А.Н. Некоторые психологические аспекты документоведения // Секретарское дело. – 2001. - № 2. – с. 35-38.
28. Сокова А.Н. Трансформация документов в условиях новой информационной технологии // Документ и экономика: Межвузовский сборник научных трудов. – М., 1989. – с. 78-80.
29. Сокова А.Н. Электронное делопроизводство // Делопроизводство. – 2000. - № 1. - с.13.
30. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Метод. пособие. - М.: ОЦНТИ ВНИИДАД, 1998. - 73 с.
31. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. - М.: Росархив, ВНИИДАД. 2001. – 234 с.
32. Фионова Л.Р. Современная постановка делопроизводства в организациях Пензенской области и направления совершенствования // Секретарское дело. – 2001. - № 3. – с. 3-5.
33. Шарп К. Море документов // Открытые системы. – 1998. - № 3. – с. 18-22.
34. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводитель. – 2001. - № 1. – с. 4-8.

Интернет  ресурс:

1. Сайт Администрации города Саранска

   http://www.adm-saransk.ru/all_docs/?SECTION=51