Структурный подход к организации

 

Оглавление:

ВВЕДЕНИЕ           3

1.Понятие  и принципы построения  организационных  структур.  4

1.1. Основные характеристики  организационных  структур   4

1.2. Организационная  структура Макса  Вебера     9

1.3. Виды организационных  структур       11

2. Организационная структура и экономическая

эффективность предприятия.        17

2.1. Документация как  элемент организационной  структуры   27

ЗАКЛЮЧЕНИЕ           29

Библиографический список        30

Приложения           31

 

ВВЕДЕНИЕ

     Управленческая  деятельность компании невозможна без определенной организационной структуры. Организации создают структуры для того, чтобы обеспечивать координацию и контроль деятельности своих подразделений и работников. Структуры организаций отличаются друг от друга сложностью (т.е. степенью разделения деятельности на различные функции), формализацией (т.е. степенью использования заранее установленных правил и процедур), соотношением централизации и децентрализации (т.е. уровнями, на которых принимаются управленческие решения).

     В данной курсовой работе, будут рассмотрены: основные понятия организационной структуры управления и современные разработки в этой области для разных отраслей. И продемонстрировано, что при формировании организационных структур главное внимание отводится приданию им динамичности с тем, чтобы они могли приспосабливаться к постоянным изменениям внутренней и внешней средам, и что, структура управления может развиваться наподобие живого организма.

     Структурные взаимосвязи в организациях находятся  в центре внимания многих исследователей и руководителей. Для того чтобы эффективно достигались цели, необходимо понимание структуры работ, подразделений и функциональных единиц. Организация работы и людей во многом влияет на поведение работников. Структурные и поведенческие взаимосвязи, в свою очередь, помогают установить цели организации, влияют на отношения и поведение работников. Структурный подход применяется в организациях для обеспечения основных элементов деятельности и взаимосвязей между ними. Он предполагает использование разделения труда, охвата контролем, децентрализации и департаментализации. 

 

1. Понятие и принципы построения организационных структур.

     1.1. Основные характеристики  огранизационных  структур.

     Организация – это целостный комплекс взаимосвязанных элементов и особое единство с внешним окружением. Для нее характерна целенаправленность функционирования и развития. Она самоорганизующаяся система на всех этапах своего жизненного цикла. Из всего многообразия определений понятия «организация» можно выделить следующие:

• организация как объект обладает упорядоченной внутренней структурой. В ней сочетаются многообразные связи (физические, технологические, экономические, правовые) и человеческие отношения;
• организация как процесс связана с систематической координацией многих задач и, соответственно, формальных взаимоотношений людей их выполняющих. Можно сказать, что организация – это процесс создания структуры предприятия;
• организация как совокупность (система) взаимоотношений, прав, обязанностей, целей, ролей, видов деятельности, которые имеют место в процессе совместного труда;
• организация как группа людей с общими целями.

     Чтоб  считаться организацией, трудовое формирование должно отвечать следующим обязательным требованиям:

• наличие двух или более людей, считающих себя членами одной группы;
• наличие общей, совместной деятельности этих людей;
• наличие определенных механизмов или системы координации деятельности;
• и, наконец, наличие по крайней мере одной общей цели, разделяемой и принимаемой абсолютным большинством (в группе).

     Соединив  эти характеристики можно получить практическое определение организации: организация – это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.

     Существует несколько  подходов к анализу организации как объекта управления.

     Одним из старейших является структурный  подход – управление организациями на общем уровне её структур и подразделений. В рамках структурного подхода организационная иерархия является основным объектом и инструментом управления: путем структурных (позиционных, должностных) перестановок можно управлять деятельностью сотрудников и организации в целом.

     Таким образом, структурный подход к организации  – один из методов, обеспечивающих функционирование основных видов деятельности и взаимосвязи между ними.

     Структура – это организационная характеристика системы, представляющая собой совокупность устойчивых системнообразующих связей и отношений, существующих между подразделениями и работниками организации, обеспечивающих стабильность и равновесие системы, взаимодействие, соподчиненность и пропорциональность между составляющими ее элементами.

     По  своему содержанию и функциональному  назначению связи и отношения, составляющие структуру организации, подразделяются на 3 группы:

     связи непосредственного взаимодействия;

     отношения соподчиненности, устанавливающие  иерархическую зависимость в организации;

     соотношения, устанавливающие пропорциональность строения организации, т.е. обеспечивающие соответствие количественных и качественных параметров отдельных составляющих системы.

     Структура – устойчивая характеристика системы. Составляющие связи должны быть четкими, достаточно выраженными и сильными.

     На  действенность и эффективность  структуры влияют:

     действительные  взаимосвязи, возникающие между  людьми и их работой. Это отражается в схемах организационных структур и в должностных обязанностях;

     действующая политика руководства и методы, влияющие на человеческое поведение;

     полномочия  и функции работников организации  на различных уровнях управления (низший, средний, высший).

     При умелом сочетании указанных трех факторов может быть создана такая рациональная структура, при которой существует реальная и благоприятная возможность достижения высокого уровня эффективности производства.

     Структуры организаций отличаются друг от друга сложностью (т.е. степенью разделения деятельности на различные функции), формализацией (т.е. степенью использования заранее установленных правил и процедур), соотношением централизации и децентрализации (т.е. уровнями, на которых принимаются управленческие решения).

     Структурный подход применяется в организациях для обеспечения основных элементов деятельности и взаимосвязей между ними. Он предполагает использование разделения труда, охвата контролем, децентрализации и департаментализации.

     Характеристики структуры:

     1) формализация. Разделяют формальные  и неформальные организации. Формальная  организация – предварительно  спланированная структура полномочий и функций, которая устанавливается на основе сложившегося взаимодействия между компонентами организации. Формальная структура определяет всю систему отношений и набор функций, позволяющих осуществлять целенаправленную деятельность. Формальная организация характеризуется определенной степенью стандартизации трудовых функций в организации. Степень формализации может меняться. Неформальные организации, в которых взаимоотношения не носят заранее спроектированного и директивно установленногого характера, а возникают под воздействием различных факторов, общий интерес группы, объективная необходимость сотрудничать.

     2) разделение труда. Существует  вертикальное и горизонтальное  разделение труда. Вертикальное разделение труда, это деление организации на уровни управления. Чем больше ступеней существует между высшим уровнем и оперативными работниками, тем более сложной является данная организация. Горизонтальное разделение труда отражает степень разделения труда между отдельными единицами. Чем больше в организации сфер, требующих специализированных знаний и умений, тем более горизонтально сложной она является. Горизонтальная специализация направлена на дифференциацию функций и охватывает: определенные работы; определенные взаимосвязи между отдельными видами работ.

     3) функционализация – это разнообразие заданий, которые должны быть выполнены, чтобы достичь целей организации; охвате контролем – это число подчиненных, которые отчитываются перед одним руководителем. Говоря о разделении труда необходимо сказать о глубине специализации. Т.е. многие работники в течение длительного времени выполняют ограниченное количество работ – однообразных, имеющих минимальный масштаб и глубину, т.е. шаблонные работы. Обследования показали, что существует небольшое количество работников, которым нравиться повторяемость труда. Монотонность труда вызывает утомляемость. Задача состоит в том, чтобы научиться преодолевать отрицательные последствия разделения труда. Это становится возможным на пути укрупнения технологических операций, чередованием работ и эффективным их планированием. Т.к. существует разделение труда, то возникает необходимость в контроле. Термин «охват контролем» означает размер команды, находящейся в подчинении одного руководителя. Сколько же должно быть подчиненных? Это зависит от ряда факторов:

     требуемый контакт. В различных  видах  производства, научно-исследовательских и других работах существует необходимость в частых контактах и высоком уровне координации между руководителем и подчиненными (совещания, консультации, конференции, личный контакт);

     уровень образования и подготовленность подчиненных являются основополагающим в установлении контроля на всех уровнях управления. Общепринято, что управляющий на более низких уровнях управления руководит большим количеством подчиненных, поскольку работа на этих уровнях более специализирована;

     способность общения играет важную роль в налаживании эффективного механизма разрешения проблем в различных рабочих ситуациях, реальной и оперативной координации деятельности подразделения и работников. Чем более однородны проблемы, которыми занимается руководитель, тем больше он может иметь подчиненных. Широкий охват контролем может быть очень эффективен при использовании высокообразованной рабочей силы, а узкий охват контролем, когда подчиненные не получили соответствующей подготовки выполнения работы. С учетом рационального охвата контролем и в интересах достижения эффективной координации организация подразделяется на структурные блоки (департаменты, отделы, службы).

     4) департаментализация бывает:

     функциональной  – группировки работников в зависимости от выполняемых функций (цели твоего только подразделения);

     территориальная – создание групп на базе отдельной территории;

     производственная  – группируются на базе продукции;

     проектная – группировка людей на временной основе;

     смешанная, т.к. каждый  способ группировки имеет  свои плюсы и свои минусы, то используется смешанная форма.

Структура власти обеспечивает основу для определения  задач каждого звена и выработки  механизма контроля действий. Должность  является ключом к определению объема власти, проявляющейся в процессе принятия решений. Управление ходом событий в организации осуществляется сверху вниз в соответствии с иерархией власти. Разумеется, привлечение низовых звеньев к принятию решений и управлению является важным условием этого процесса.

1.2. Организационная структура Макса Вебера

 

   Первоначальные принципы управления были сформулированы специалистами по управлению Ф. Тейлором, Ф. и Л. Гилбертамми, Г. Гаттом, Г. Фордом, Х. Эмерсоном и др. (Школа научного управления) еще в конце XIX – начале XX века, они включают, в частности, такие принципы, как: