Стилистика делового общения

Официально-деловой  стиль — это такая разновидность  литературного языка, которая обслуживает  сферу официальных деловых отношений: отношения между государственной  властью и населением, между странами, между предприятиями, организациями, учреждениями, между личностью и  обществом. 

Функция делового стиля  заключается в том, что он придает  изложению характер документа и  тем самым переводит отраженные в этом документе различные стороны  человеческих отношений в ряд  официально-деловых. 

Официально-деловой  стиль подразделяется на две разновидности: 

1. Официально-документальный  подстиль включает язык дипломатии и язык законов. Его основной жанр — это выступления на приемах, доклады, законы, международные договоры, официальные сообщения.

2. Обиходно-деловой  подстиль включает служебную переписку и деловые бумаги (заявление, справка, приказ, акт и др.)  

Наиболее общим  отличительным признаком официально-делового стиля является намеренно сдержанная, строгая, безлично-объективная тональность (официальная окраска), служащая выражению  констатирующего и предписывающего  характера документов. В официально-деловом  стиле высок уровень общения  и в то же время конкретизация, так как в текстах отражаются конкретные ситуации, есть указание на конкретных лиц, предметы, даты. Отличительным  признаком стиля является также  широкое использование стандартных  языковых средств выражения. К тому же стандартизация затрагивает в  официально-деловом стиле не только языковые средства, элементы формы, а  весь документ или письмо в целом. 

Основными особенностями  языка служебных документов являются следующие: 

1. Употребление канцелярских  штампов — воспроизводимых лексико-фразеологических  единиц, которые соотносятся с  часто повторяющимися ситуациями, распространенными понятиями (за  отчетный период, принимая во  внимание, выдана для предоставления, прослушав и обсудив… ).

2. Использование слов-наименований лиц по действию, состоянию (вкладчик, квартиросъемщик); собирательных существительных (выборы, дети, родители); название лиц по профессии и социальному положению (граждане, служащие).

3. Введение специальной  терминологии, не имеющий синонимов  в общеупотребительной лексике  (приказ, протокол, согласовано, в  приказ, сторона, реализация…).

4. Ограничение возможности  лексической сочетаемости слов. Например, служебное письмо —  составляется (не пишется, не направляется, не посылается).

5. Преобладание имен  существительных.

6. Использование  отглагольных существительных (проезд, выполнение).

7. Большинство форм  глагола выступают в значении  долженствования (считать, обязать).

8. Почти полное  отсутствие личных местоимений  1 и 2 лица и соответствующих  личных форм глагола.

9. Употребление преимущественно  форм настоящего времени глагола  в значении предписания или  долженствования, а также форм  глагола со значением констатации  (комиссия осмотрела).

10. Широкое распространение  сложных отыменных предлогов  (в целях, в силу, по линии,  в части).

11. Употребление  по преимуществу следующих синтаксических  конструкций: простые предложения  (как правило, повествовательные,  личные, распространенные, полные), с  однородными членами, обособленными  оборотами, с вводными и вставными  конструкциями, преобладание в  предложениях союзной связи над бессоюзной; безличные предложения.

12. Использование  прямого порядка слов в предложениях.  

Рассмотрим подробнее  жанры, в которых реализуется  обиходно-деловой подстиль (служебные документы). 

Слово документ происходит от латинского слова documentum, что означает "доказательство, свидетельство”. В русский язык слово документ вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. В дальнейшем у слова документ развились два новых значения: 1) узкое бытовое: паспорт, удостоверение; 2) переносное, расширительное: все то, что может свидетельствовать о чем-либо, подтверждать что-либо (произведение искусства — документ эпохи и т.п.). 

Определение служебный  документ разграничивает две сферы  общественной практики: административно-управленческую, где используются служебные документы, и научно-техническую, где применяется  техническая или научная документация. 

Служебные документы  обладают следующими обязательными  качествами: 

* достоверность  и объективность;

* точность, исключающая  двоякое понимание текста;

* максимальная краткость,  лаконизм формулировок;

* безупречность  в юридическом отношении;

* стандартность  языка при изложении типовых  ситуаций делового общения;

* нейтральный тон  изложения;

* соответствие нормам  официального этикета, который  проявляется в выборе устойчивых  форм обращения и соответствующих  жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего  текста.  

Документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной  системе делопроизводства (ЕГСД). 

Вид документа должен соответствовать данной ситуации и  компетенции учреждения. Форма документов разных видов унифицирована. Многие документы состоят из отдельных  элементов — реквизитов, набор  которых определяется видом и  назначением документа (например, адресант, адресат, дата, наименование документа, подпись). В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания  и цели составления документа, в  другой — вывод, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения. Некоторые  документы могут состоять из одной  части: заявление, приказ, письмо. 

Документы не однородны  по степени унификации и стандартизации. Одну группу составляют документы, в которых единообразной является не только форма, но и типовое содержание, например, паспорт, дипломы, бухгалтерские счета и др. В другую группу входят документы, имеющие унифицированную форму, но вариативное содержание, они значительно различаются по имеющейся в них информации (автобиография, акт, отчет, заявление, приказ и т.п.). 

Выделяют следующие  виды документов по функциональному  значению: 

* Организационно-распорядительные  документы

* Информационно-справочные  документы

* Административно-организационные  документы

* Личные документы

* Деловые письма 
 

ШАПКА ОФИЦИАЛЬНОГО БЛАНКА ОРГАНИЗАЦИИ 

г. ______ 

Дата 

Характеристика (РЕКОМЕНДАЦИЯ) 

ФИО – дата рождения, последнее место работы и должность, стаж финансовой деятельности. 

За время работы ФИО зарекомендовал себя не только как дисциплинированный и аккуратный работник, но и как инициативный и способный взять на себя ответственность  в принятии решений по сложным  вопросам, находящиеся в его компетенции.  

Доказал свои способности  в организации работы своих подчиненных. 

Постоянно следит за текущими изменениями нормативной  базы, а также нацелен на повышение своей профессиональной квалификации. 

Полностью придерживается корпоративных норм и правил, имеет  большие навыки делового общения. 

Трудолюбив, обладает высокой работоспособностью, всячески поддерживает работу компании в сложные  моменты, в том числе и во внеурочное время. 

По своим личным и деловым качествам ФИО является достойным кандидатом на соответствуюжую должность. 

ИЛИ 

ФИО работал под  моим руководством в качестве начальника розничного отдела с «01» ___ 200_ года до «31» _____ 200_ года. В его должностные  обязанности входили работы по организации  продаж и продвижению торговых марок.

 В течение всего  периода работы в нашей организации  он проявил себя  как квалифицированный  специалист, способный принимать  решения и нести ответственность  за конечный результат. ФИО  удалось решить поставленные  перед ним задачи в согласованный  для их решения срок. Было достигнуто  запланированное увеличение объема  продаж и параметры дистрибьюции торговых марок компании, оптимизирована система планирования, введены новые критерии оценки системы сбыта продукции, отлажен мониторинг контрактных обязательств и платежей, технологии заключения и сопровождения коммерческих договоров. Проведено обучение коммерческого персонала.

Хочу отметить его  высокую организованность и работоспособность, умение решать возникающие конфликтные  вопросы при коммуникациях с  ключевыми клиентами, личную честность  и ответственность к порученному  делу.

Я считаю, что профессиональные навыки и личностные качества ФИО  позволяют мне рекомендовать  его для дальнейшей работы в сфере  управления продажами, и я надеюсь, что приобретенный опыт работы позволит ему и далее быть востребованным специалистом. Желаю ему дальнейших успехов в профессиональной сфере.

Детали можно обсудить, позвонив мне по телефону +7 (495) 1111111. 

  
 

ФИО 

Подпись 

Печать 
 
 
 
 
 

Наталья Сидоровна  Петрова 

Контакты: (495)ххх-хх-хх, моб.8- 9хх -ххх-хх-хх, nickname@domen.ru 

Личные данные:

Дата рождения: дд.мм.гггг.

Место проживания: г. Москва 

Цель: должность начальника отдела продаж в торговой компании 

Опыт работы: 

01.2005 г. – наст. вр. ООО «Текущее место работы» (Москва)

Профиль организации:  оптовая и розничная торговля бытовой химией

Должность: менеджер по продажам

Обязанности: 

- взаимодействие  с оптовыми (торговые предприятия)  и розничными покупателями;

- составление и  заключение договоров, контроль  расчетов;

- координация деятельности  представительств в регионах. 

01.2000 г. – 12.2004 г.   ООО «Предыдущее место работы» (г. Мытищи, Московская область)

Профиль организации: магазин хозяйственных товаров

Должность: заведующий секции бытовой химии

Обязанности: 

- заключение договоров  с поставщиками товара;

- ведение складского  учета в секции:

- организация торговли  в секции;

- личное руководство  продавцами. 

Базовое образование: 

1995 г. – 2000 г. Средневолжский университет экономики (Ульяновск)

Факультет: экономический

Квалификация: экономист 

Дополнительное образование: 

03 – 09.2001 г. Курсы английского языка, школа Native English (Москва)

06.2002 г. Тренинг «Навыки эффективных продаж», «Институт успешных менеджеров» (Москва) 

Дополнительные сведения: 

английский язык: свободно общаюсь на бытовые темы;

PC - пользователь (MS Office);

водитель категории  ВС, опыт вождения 3 года. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

История формирования делового стиля  

Поскольку деловая  письменная речь представляет официально-деловой  стиль речи, совершенно необходимо рассмотреть ряд его специфических  черт.

 Официально-деловой  стиль выделился прежде других  письменных стилей благодаря  тому, что обслуживал важнейшие  сферы государственной жизни:

 внешние отношения,  закрепление частной собственности  и торговлю. Необходимость письменного  закрепления договоров, законов,  записей долгов, оформления передачи  наследства начала формировать  особый «язык», который, претерпев  множество изменений, сохраняет  свои основные отличительные  черты.