Организационная техника

- LCD(Liquid Crystal Display) – ЖК-мониторы, технология использования особой группы прозрачных химических соединений, изменяющих светопропускную способность под действием электрического тока, малая масса и толщина, отсутствие вредного излучения, однако значительная стоимость(пассивная матрица);

- TFT (Thin-Film Transistir) – тонкопленочный транзистор, применяемый в технологии LCD-мониторов, увеличивающий разрешающую способность и скорость обновления изображения(активная матрица);

- PDP(Plasma Display Panel) –технология ионизации газа между двумя панелями с токопроводящими решетками, малая разрешающая способность, но более высокая яркость изображения и размеры экрана, высокое качество изображения и скорость обновления информации.

 

Видеопроектор- электронно-оптическое устройство, предназначенное для проецирования на удаленный экран информации, поступающей в форме видеосигнала.

Проекционный  экран-устройство отображения информации, выполненное из специального материала с высокой отражающей способностью.

 

Классификация по типу конструкции:

- напольные;

- передвижные;

- складные.

 

Проекционные телевизоры.

Слайдпроекторы, жидкокристаллическая проекционная панель

 

Типы проекторов:

- жидкокристаллические(LCD);

- на микрозеркалах(DLP);

- кинескопные(CRT).

 

7. Презентационное оборудование

 

 

Одним из необходимых условий  успешной работы фирмы является ее рекламная деятельность.

Можно рекламировать себя через Интернет(создание своего Web-сайта), можно через периодическую печать, а можно через различные выставки и семинары.

В последнем случае необходимым  условием является динамичность, красочность  и доходчивость представляемого  материала. Презентация или доклад можно выполнить с применением нескольких средств.

 

Первым и наиболее распространенным является overhead(проекционный аппарат). Это устройство позволяет проецировать на экран изображение с прозрачной пленки или специальной жидко-кристаллической панели. На пленку с помощью струйного или лазерного принтера наносится текстовая и графическая информация. Пленки для каждого принтера выбираются отдельно. Для лазерного принтера или копировального аппарата они должны быть термостойкими, чтобы выдержать контакт с разогретым термобарабаном. Для струйного принтера пленка отличается ноздреватой структурой, благоприятствующей скорейшему высыханию чернил.

Жидко-кристаллические панели позволяют выводить информацию с  компьютера и проецировать ее на экран  с помощью overhead. К сожалению, изображение на этих панелях не отличается большой насыщенностью и требуется большая мощность ламп на проекторе, чтобы получилось удовлетворительное изображение.

 

Проекционные аппараты по конструкции делятся на портативные и стационарные. В портативных аппаратах лампа накаливания совмещена с линзовым аппаратом. Лучи света отражаясь от зеркальной поверхности проходят через линзовую систему и выводятся на экран. Такая отражательная конструкция позволяет сократить габариты аппарата, но не позволяет обеспечить большую мощность лампы.

В стационарных аппаратах  лампа накаливания находится  внутри корпуса и подвергается принудительному охлаждению. Свет проходит сразу от лампы через пленку в линзовое устройство и изображение выводится на экран. Такая конструкция позволяет устанавливать лампы накаливания большой мощностью, но увеличиваются размеры и вес аппарата в целом.

 

 

Второе средство для проведения презентаций- видеоролик. Это небольшой сюжет о фирме и ее услугах. Длительность видеоролика не должна быть большой, порядка 5-10 минут. Для представления ролика подходят общеизвестные видеокассета с роликом, видеомагнитофон и телевизор.

 

 

Третье, последнее и самое  впечатляющее- мультимедиа- проектор. Мультимедиа- проектор является, по сути, большеразмерным монитором компьютера со всеми его возможностями. В большинстве современных мультимедиа-проекторов в качестве источника света используются дуговые лампы с высокой яркостью и гораздо более ровным спектром (белым цветом) по сравнению с лампами накаливания, они служат около 2000 часов.

Мультимедиа-проектор предназначен для воспроизведения на большом экране информации, получаемой от компьютера, видеомагнитофона, видеокамеры, проигрывателя DVD-дисков.

Мультимедиа-проектор способен выводить информацию как с компьютера, так и видеомагнитофона. В последнем случае он выступает как проекционный телевизор. Такие возможности проектора наиболее эффективно используются, если в качестве презентации выступает или видеоролик, или презентационная программа, подготовленная, например, в Microsoft Power Point. В этом случае при правильной подготовке материала удается достичь наибольшего результата.

 

Основные требования при  эксплуатации средств презентации следующие:

1)Всегда необходимо учитывать,  что для создания сильного  светового потока, чтобы создать  сочную картинку на экране, используются  мощные лампы. Поэтому нельзя  смотреть в исходящий то линзового  устройства проектора световой  поток. Это отрицательно сказывается на зрение.

2) Из-за мощного потока  нельзя закрывать зеркало в  проекционном аппарате или крышку  на объективе в мультимедиа-проекторе.  В этом случае поток света  будет идти не на экран, а  обратно в аппарат, что ведет  к его перегреву и, в лучшем  случае, к перегоранию лампы, а  худшем- пожару.

 

8. Средства обработки и хранения документов в офисе

 

 

 

Документы, зафиксированные  на бумажных носителях, скапливающиеся в результате работы персонала офиса  и технических средств, подвергаются обработке специализированными  средствами оргтехники. Под обработкой в данном случае понимается комплекс разнообразных операций по физической обработке носителей документов, без применения логических элементов (за исключением программирования работы самих устройств). В первую очередь  речь идет о технических средствах, при помощи которых деловая документация приобретает вид, позволяющий в  дальнейшем эффективно ее использовать.

 

Средства обработки  документов: оборудование и устройства фальцевальные, листоподборочные, режущие и окантовывающие, сшивающие и склеивающие, средства для нанесения защитных и декоративных покрытий на документы, номенклатурно-адресовальные, штемпельные устройства, бумагоуничтожающие машины и др.

Средства хранения, поиска и транспортировки документов: хранилища различной емкости, назначения и степени механизации и автоматизации, боксы, шкафы, картотечное оборудование, средства микрофильмирования и поисковые системы, транспортирующие устройства и оборудование - электрическое, пневматическое, электромагнитное, контейнерное и др.

 

1. Ламинаторы

 

 

Ламинированием называется процесс покрытия печатного листа пластиком. Документ герметично впаивается в двусторонний пакет из специальной пленки для ламинирования, под воздействием тепла, передаваемого от нагревательного элемента ламинатора. Ламинирование облагораживает продукцию, предохраняет от грязи, влаги, механических повреждений, защищает от подделки, а также усиливает цвета и яркость заламинированных документов. Другое ценное свойство ламинирования - улучшение качества изображения. При использовании глянцевых пленок изображение "проявляется" - краски становятся более яркими и контрастными.

Ламинатор- это аппарат для ламинирования.

Нанесение защитной пленки на документ осуществляется наклеиванием ее на поверхности (холодный процесс) либо термическим скреплением ее с  поверхностью (термическое закрепление). Этот способ получил наиболее широкое  распространение, поскольку он обеспечивает более прочное скрепление пленки с материалом носителя, высокую химическую и механическую стойкость покрытия.

В качестве защитного покрытия применяются различные виды пленочных  материалов. Выбор материалов определяется целью процесса использования документа (необходимость сохранить гибкость или придать ему твердость),

а также сроком службы этого материала. Защитные пленки с течением времени деформируются (например, могут потрескаться) и теряют прозрачность (мутнеют). Ламинаторы наиболее широко используются там, где обращение документов происходит в неблагоприятных условиях.

 

Небрежно оставленные, даже в смятом или разорванном виде, документы служат потенциальным  источником неприятностей и способны причинить серьезный финансовый, моральный или какой-либо другой ущерб.

 

 

2. Шредеры

 

 

Решением проблем защиты информации сегодня и в будущем  становится использование шредеров - новейших уничтожителей бумаги. Английским словом «шредер» называется устройство для уничтожения документов. Если фирма заботится о конфиденциальности своей деятельности, то шредеры должны быть необходимой частью оборудования офиса. Шредеры достаточно «всеядны». Помимо бумаги, они в состоянии «проглотить» пластиковые карточки, дискеты, компакт-диски, документы в твердой обложке и другие материалы со схожими характеристиками, но только не «мягкий» пластик (полиэтиленовые обложки и т. п.).

 

Главными характеристиками шредеров являются уровень секретности, обеспечиваемый при уничтожении  документа, и производительность устройства. Уровни секретности определяются немецким стандартом DIN 32757, принятым в январе 1995 г.

 

Шредеры первого уровня секретности  нарезают материал в виде полос не шире 12 мм. Однако все полоски можно  сложить вместе и прочесть, поэтому  такой шредер можно применять  только для уничтожения общей  корреспонденции.

 

Шредерам второго уровня можно поручить резку внутренней корреспонденции компании. Их конечный продукт -- полосы шириной не более  б мм.

 

Секретность при уничтожении  конфиденциальных документов обеспечивают устройства третьего уровня. Такие  шредеры либо разрезают документ на полосы шириной не более 2 мм, либо производят обрезки документа шириной  до 4 мм и длиной до 80 мм.

 

Для уничтожения секретных  документов требуются шредеры четвертого уровня. Они тоже превращают материал в обрезки, но более мелкие -- не шире 2 мм и не длиннее 15 мм.

Наконец, если уж необходимо уничтожать совершенно секретные документы, не обойтись без шредеров пятого уровня. После ножей такого шредера от документа остаются частички шириной  до 0,8 мм и длиной до 13 мм. Если и этого  недостаточно, то некоторые модели пятого уровня превращают документ в  совсем мелкий бумажный порошок.

Кроме выбора подходящего  уровня секретности, следует обратить внимание и на производительность шредера, которая определяется количеством  листов бумаги, обрабатываемых (уничтожаемых) за одну загрузку (технологический  цикл). Подобно копировальным аппаратам  и другому офисному оборудованию, шредер окупается лишь в том случае, когда реальная загрузка соответствует  расчетной для данного аппарата. Емкость самых маленьких, индивидуальных, шредеров составляет около 10 листов за одну загрузку. Средние офисные модели принимают от 20 до 50 листов за одну загрузку. Если уничтожать документы приходится постоянно, существуют шредеры, перерабатывающие за один цикл от 100 до 500 листов. Существуют и специализированные шредеры, например для документов большого формата или для поточного уничтожения компьютерных распечаток.

Выделяют три условные группы шредеров:

- персональные (компактные, массой не более 4 кг);

- офисные (уничтожители  документов средних размеров);

- высокомощные (большие агрегаты  массой до 100 кг, одновременно режут  по 30-40 листов).

Основные производители  шредеров:

HSM, BLS- Германия.

Fellowes- США.

 

 

3. Картотечное оборудование

 

 

Механизированная  картотека - устройство для хранения карточек, в котором, в отличие от обычных картотек, процесс поиска карточек механизирован. В механизированных картотеках носители информации (карточки) размещаются в коробках (кассетах) или непосредственно на полках, как правило, в вертикальном положении. При составлении картотеки карточки группируют по какому-либо признаку (по алфавиту, адресам, виду информации, по характеру данных, заносимых на карточку, и т. п.), и каждой группе присваивается свой индекс (код). При поиске нужной карты оператор набирает (задает) на пульте управления ее индекс или индекс ее группы. Указание оператора преобразуется в сигнал управления электроприводом с указанием направления и шага перемещения полок. В блок управления механизированных картотек входит «избирательное устройство», обеспечивающее автоматическую подачу нужной полки к оператору по кратчайшему пути, что особенно важно при большом объеме картотеки. Количество хранимых карточек и объем содержащейся в них информации зависят от формата карточек, размеров коробок (кассет), числа полок и конструкции механизированных картотек. Различают механизированные картотеки барабанного и элеваторного типов. Как правило, емкость барабанных картотек - от 10 до 50 тыс. карт (число полок от 3 до 8), элеваторных - от 20 до 500 тыс. карт (6-30 полок); формат карт - от 70 х 100 до 200 х 300 мм.

 

Разработано и применяется  большое число конструкций различных  картотек: плоских, вертикальных, с  перфокартами, микрофильмов.

 

Плоские картотеки (ступенчатые). В них карточки располагаются  таким образом, чтобы один из краев  последующей карты выступал из-под всех предыдущих и можно было бы видеть идентификатор каждой карты.

 

Вертикальные картотеки  представляют собой ящики (лотки) с  вертикально расположенными в них  картами, которые могут размещаться  свободно или закрепляться горизонтальным стержнем, проходящим через пробитые в картах отверстия. Достоинство  подобных картотек состоит в их простоте, дешевизне и большой вместимости. Однако при этом существует относительная  трудность поиска карт.

 

Картотеки с перфокартами. Карта с краевой перфорацией  представляет собой прямоугольник  из плотной бумаги. Вдоль всех его  краев нанесены ряды калиброванных  отверстий: с одним или несколькими (чаще двумя) отверстиями в каждой позиции. При занесении поискового кода на карте производится вырезка  перемычки, отделяющей соответствующее  отверстие от края перфокарты, так  что образуется открытая щель. На центральное  информационное поле перфокарты, свободное  от отверстий, заносится вся необходимая  информация печатным способом, копированием документа или вручную. Поиск  карт с нужной информацией осуществляется протыканием стержнем через отверстие, соответствующее поисковому коду, выровненной  колоды карт и встряхиванием этой колоды, при котором нужные карты  из колоды выпадают. С помощью подобной процедуры можно из массива, содержащего 67 тыс. карт, легко отобрать все интересующие карты по 5-6 признакам.