Развитие информационных технологий в туризме

     ВВЕДЕНИЕ 

     В настоящее время большое значение уделяется эффективной системе  обмена информацией на предприятиях и созданию современных коммуникаций.

     Существуют  различные точки зрения исследователей на понимание того, что такое коммуникации. Большинство исследователей определяют коммуникации как специфический обмен информацией, процесс передачи эмоционального и интеллектуального содержания. Под коммуникациями также можно понимать и механизм,  обеспечивающий существование и развитие человеческих отношений, включающий в себя все мыслительные символы, средства их передачи в пространстве и сохранения во времени. Коммуникации в организации – это информационные взаимодействия, в которые люди вступают при выполнении  своих функциональных обязанностей или должностных инструкций.

     Коммуникации  – жизненно важное звено между  руководителем и подчиненными, они  являются инструментом внутрисистемной  координации, помогают получать информацию на всех уровнях управления. При  помощи правильно организованных информационных потоков можно обеспечить надежное соединение всех звеньев предприятия и их взаимодействие.

      Для того чтобы управленческие мероприятия  были эффективными, а результат деятельности работников соответствовал ожиданиям, необходима развитая коммуникационная система, обеспечивающая синхронность и точность понимания передаваемой информации. Вопрос о разработке эффективной системы коммуникационных потоков на предприятии является одним из наиболее актуальных.

     Цель  дипломной работы — повысить качество системы управления проектами в ООО «Компания АйСиэС» филиал «Южный»» путем совершенствования коммуникативных потоков.

     Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи.

     1. Провести анализ теоретических  основ исследования и управления  коммуникативными потоками в организации.

     2. Разработать методику и провести  исследование коммуникативных потоков в ООО «Компания АйСиэС» филиал «Южный».

     3. Разработать рекомендации по  оптимизации структурных коммуникативных потоков и совершенствованию управления коммуникациями в ООО «Компания АйСиэС» филиал «Южный».

     4. Сформулировать предложения по  улучшению информационного обеспечения процесса проектирования, использованию компьютерных средств поддержки коммуникаций в проектной организации, обучению персонала в области управления коммуникациями.

     Объектом  исследования является система управления ООО «Компания АйСиэС» филиал «Южный».

     Предмет исследования — коммуникации и информация в системе управления ООО «Компания АйСиэС» филиал «Южный».

     Методологической  основой дипломной работы послужили труды отечественных и зарубежных ученых, периодическая литература, ресурсы глобальной информационной системы Интернет.

     При написании дипломной работы были использованы следующие методы исследований: социологический опрос в форме анкетирования и интервью, анализ документов, а также графический метод анализа информационных потоков и наблюдение.

     Дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения, библиографического списка и 2 приложений. 
 
 
 
 
 
 
 

     ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ 

     1. 1. Понятие о коммуникациях. Значение  коммуникаций в организации 

     Поддерживать  порядок в организации, получать информацию, перерабатывать ее и принимать  решения, то есть управлять, можно только с помощью коммуникаций.

     Организация – это объединение отдельных лиц, общественных групп или государств. Это объединение имеет четкую структуру, определенные задачи, а также программу действий. Организация представляет собой совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого, например: процесс создания работоспособного коллектива. Этот процесс регулируется законами о труде, процессуальным и уголовным кодексами. В России Гражданским кодексом РФ регулируются организации как явление – физическое объединение реальных элементов для выполнения программы или цели.

     Управление  организационными отношениями входит в сферу деятельности руководителя любого уровня. Каждый руководитель должен стремиться создать дружный и  работоспособный коллектив, способный  вместе с ним достичь поставленных целей. Работа по созданию и совершенствованию условий для формирования такого коллектива не менее важна, чем производственная деятельность. Организационные отношения включают коммуникации. В широком смысле слова под коммуникацией (от лат. сommunico – делаю общим, связываю, общаюсь) понимают общение, передачу информации от человека к человеку.¹

     Коммуникация  в организациях – это сложный и динамичный процесс. Он может рассматриваться как действие, как взаимодействие и как собственно процесс.² В зависимости от этого и различаются модели коммуникации.

     В первом типе модели-коммуникации как  действия – источник коммуникации разрабатывает послание, состоящее из символов. Символы затем превращаются в сигналы или кодируются. Сигналы посылаются через каналы для получателя информации, который их расшифровывает или интерпретирует. Модель также включает звук, который влияет на процесс. В данной модели коммуникация рассматривается как односторонний процесс. В ней нет места обратной связи.

     Во  втором типе модели-коммуникации как взаимодействие – появляется элемент обратной связи.

      Сутью третьей модели – коммуникации как  процесса –  является то, что человек одновременно и постоянно выступает в ней в роли и источника, и получателя информации.

     Коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация — это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому количеству людей как внутри организации, так и отдельным индивидуумам. Эта система служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.³

     Хорошо  налаженные коммуникации содействуют  обеспечению организационной эффективности. Заслуживает внимания мнение исследователя  Т. А. Акимовой, которая считает, что  если организация эффективна в области  коммуникаций, то она эффективна и  во всех видах деятельности. Коммуникации должны быть таковы, чтобы руководство компании, фирмы имело объективную информацию в нужное время и в удобной форме для принятия решений. Коммуникация, по мнению Т. А. Акимовой, процесс «общения и передачи информации между людьми или их группами в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи» и одно из необходимых условий жизни человека в социуме. Успеху в социальной группе способствует коммуникабельность – способность к общению, общительность, способность к совместной работе.

     Организационной эффективности способствуют внешние  и внутренние коммуникации.

     Внешняя коммуникация – это коммуникация с миром, находящимся за пределами  организации, это коммуникации между  организацией и внешней средой. Задача внешних коммуникаций – удовлетворить информационные потребности организации, наладить связи с государственными органами, общественностью, поставщиками, клиентами. С помощью внешних коммуникаций формируется и поддерживается имидж компании.

     Внутренние, или внутриорганизационные, коммуникации (между подразделениями, коммуникации внутри подразделений по уровням производства и управления, межличностные коммуникации, неформальные коммуникации) предстают как часть производственно-хозяйственной деятельности:

     - связь между отделами;

     - отчеты отдела реализации;

     - ведомости складского учета и  т.д.

     Коммуникация  внутри организации включает в себя инструктирование, информацию, обучение, менеджмент. С помощью коммуникации сотрудники получают необходимые знания и мотивацию, становятся лучшими защитниками и популяризаторами планов компании.

       Внутренняя коммуникация – это  важный организационный инструмент  и необходимое условие для  эффективного развития и внедрения  корпоративной политики.⁴ Внутриорганизационные коммуникации состоят из коммуникаций личностных, межличностных и коммуникаций в малых группах (отделах, цехах, бригадах, командах и т.д.).

     Коммуникация  в малой группе дает шанс руководителю и подчиненному оперативно участвовать  в решении стратегических и текущих  задач: каждый участвует в обсуждении, каждый может быть услышан. Взаимодействие усложняется если группа превышает размер 10 – 12 человек.

     В межличностной коммуникации человек  действует и как принимающая, и как посылающая информацию сторона. Основой этого типа коммуникаций является информация, циркулирующая по каналам неформального общения.

      Не  вся связь в организации основывается на получаемых заданиях. Личностная коммуникация определяется как случайный обмен информацией между людьми при встрече. Люди ощущают постоянную потребность в общении. Хотя личностная коммуникация не является напрямую частью целей организации, она, тем не менее, важна. Следует особо отметить важность восприятия как определяющего момента в эффективности коммуникации. Исходя из этого, руководитель организации должен учитывать следующее:

      - информация, не находящаяся в  области опыта получателя (руководителя, подчиненного, работника одного уровня), будет восприниматься медленнее, чем знакомая информация;

      - в незнакомой ситуации работник почти автоматически выбирает ту часть своего прошлого опыта, которая связана с этой ситуацией и может быть использована для ее оценки;

      - коммуникации воспринимаются и  оцениваются в свете опыта работника;

      - даже наиболее объективная информация  включает субъективные представления.

      В настоящее время в информационных технологиях, охватывающих появление новых продуктов, применение компьютеров и способов хранения информации, произошли кардинальные изменения. Появился новый вид коммуникаций – электронные коммуникации. Электронные коммуникации можно отнести как к внутренним, так и к внешним коммуникациям.  В дополнение к компьютерам в телекоммуникационных системах используют телефоны и телевизионные технологии, беспроводные мобильные радиосистемы. Телекоммуникационные системы предполагают, что пользующиеся ими люди выполняют свою работу или часть ее на дому, а связь с офисами поддерживается посредством компьютерных линий связи.⁵ Исследования показывают, что преимущества телекоммуникаций для работников заключаются в отсутствии отвлекающих моментов, уменьшении затрат времени и денег на общение, возможности снизить расходы на рабочую одежду, проводить больше времени с членами семьи или обеспечить уход за ними. Выгоды для организаций состоят в повышении производительности труда, в снижении потребности в рабочих площадях, в возможности привлечения талантливых людей, живущих в отдаленных местностях.

      Важнейшей задачей руководства компании является создание условий по обмену идеями, мыслями, информацией между людьми, подразделениями, между организацией и ее окружением. В компании, где система коммуникаций основана на эффективных технологиях информационного обмена, на культивировании неформального общения, на поддержке общения материальными средствами, учитываются следующие факторы, приведенные на рисунке 1.1.

      На  основе данной классификации можно  сделать следующие выводы.

      Общение людей осуществляется с помощью  вербальных и невербальных методов. Вербальные коммуникации реализуются  посредством устных (диалог, совещание, переговоры, презентации и т.п.) или письменных (приказы, распоряжения, инструкции, письма и пр.) сообщений, невербальные – осуществляются посредством языка телодвижений (осанка, жесты, поза, выражение лица и пр.) и параметров речи (интонация, тембр голоса, темп речи, громкость голоса и пр.).