Система подготовительных работ для открытия туристической фирмы

• российский партнер - копию лицензии, копию сертификата соответствия, доверенность па подписание договора на английском языке;
• зарубежный партнер - копию регистрационного сертификата, доверенность на подписание договора от директора фирмы.

Процедура заключения договора происходит в следующем  порядке:

1. Одна из сторон (стороны) вносит предложение в виде общей концепции делового сотрудничества.
2. Стороны  обсуждают вопросы  по  предстоящему сотрудничеству, после чего составляется протокол о намерениях, в котором отражаются основные условия соглашения. Протокол  о намерениях  подписывается 
   сторонами и не обязывает стороны к продолжению отношений.
3. На основании протокола о намерениях каждая из сторон составляет проект договора, подписывает его и предоставляет партнеру для рассмотрения.
4. В случае несогласия одной из сторон (обеих сторон), составляется протокол разногласий, в котором формулируются предложения о внесении изменений в текст договора.
5. Проект договора и протокол разногласий подлежат обсуждению сторон.
6. При отсутствии разногласий сторон, договор, состав ленный, при необходимости, на двух языках, подписывается обеими сторонами.
7. При необходимости оформляется приложение к договору.

Договор должен содержать  естественные условия, к которым относятся:

• предмет договора;
• цена договора (общая сумма, на которую заключен договор);
• срок действия договора;
• обязательства сторон.

Если  договор  не  содержит этих условий,  он   может, быть признан недействительным в судебном порядке. Стороны могут указать в договоре, какие условия, кроме вышеуказанных, считаются существенными, и включить их в договор.

Договор может содержать  следующие позиции:

• предмет договора;
• права и обязанности сторон;
• условия бронирования/аннуляции;
• цену договора;
• валюту договора;
• валюту платежа;
• порядок подтверждения факта оказания услуг;
• условия оплаты;
• порядок возврата неиспользованных денежных средств в случае осуществления предоплаты;
• условия расторжения договора;
• сроки и порядок действия договора;
• права и обязанности сторон при наступлении форс-мажорных обстоятельств;
• особые условия.

Оформление  договора

Форма договора с партнером должна соответствовать  требованиям Закона РФ «О валютном регулировании и валютном контроле».

• При оформлении договора на двух языках текст договора и его перевод размещаются двумя столбцами на одной странице.
• При оформлении договора на русском языке необходимо получить от партнера подтверждение владения русским языком; в тексте договора необходимо наличие следующей фразы: «Русским языком владею. В переводе не нуждаюсь».
• Каждая страница договора подписывается обеими сторонами.
• Печати сторон ставятся на последней странице договора; при наличии приложения к договору - также и на последней странице приложения.
• Договор   подлежит   обязательной   регистрации   в фирме.

 В приложении к договору конкретизируются следующие  позиции:

• график заездов;
• количество и тип забронированных номеров и т.п.;
• цены на услуги по сезонам, включая все модификации 
  размещения, транспортное и экскурсионное обслуживание.

 В приложении к договору фиксируются любые  изменения в договоре.

В случае, когда приложение к договору получено по факсу/почтой, его необходимо подписать, заверить печатью фирмы и отправить по факсу/почтой партнеру с целью подтверждения.

1.3. Деловое общение  с партнером

Деловая переписка

     Важной  составляющей частью работы с партнером  является деловая переписка. При переписке с партнером рекомендуется использовать факсимильную и электронную связь, которые являются экономически выгодными и позволяют документально фиксировать все изменения а ходе переговоров

с партнером.

Факсимильное  сообщение может служить как средством для служебной переписки, так и документальным подтверждением взаимоотношений сторон.

Факсимильное  сообщение, согласно Гражданскому Кодексу РФ, а также Законодательству многих стран мира, является документом. В этом случае оно должно оформляться на фирменном бланке (как правило, содержит логотип, название фирмы, адрес, телефоны, факс, банковские реквизиты) и содержать подпись руководителя или сотрудника фирмы (по доверенности руководителя).

 В обязательном порядке  оформляются, как  документы, сообщения, содержание следующую информацию:

• запросы на бронирование/подтверждение брони; графики бронирования; данные туристов с целью получения приглашения для консульства, ваучеры на расселение; предварительные и окончательные списки туристов на проживание.

 Оформляются, как документы, с  обязательным наличием печати организации:

• договоры с партнерами, приложения к договорам, акты   сверки,   акты  выполненных   работ,   гарантийные письма, а также любые изменения в вышеперечисленных позициях.

  Факсимильное  сообщение должно содержать следующие реквизиты:

• регистрационный номер;
• дату отправления сообщения;
• количество страниц в сообщении;
• название фирмы-отправителя с указанием должности и Ф.И.О. директора; Ф.И.О. исполнителя, отправляющего сообщение;
• помер факса фирмы-отправителя;
• название    фирмы-адресата;    номер    факса    фирмы-адресата; Ф.И.О. сотрудника фирмы, которому адресовано сообщение;
• формы   вежливости   (приветствие,   заключительная фраза);
• текст сообщения;
• подпись и должность исполнителя.

Электронная почта, как правило, используется для обмена рекламными предложениями, информацией большого объема, а также для переписки, которую нет необходимости фиксировать документально.

Телефонные  переговоры

Телефонные  переговоры являются одной из основных расходных статей бюджета фирмы. Поэтому время переговоров должно регламентироваться финансово-экономическим отделом и руководителем фирмы.

Сотрудник обязан заранее подготовиться к  телефонным переговорам с зарубежным партнером, чтобы в их процессе четко формулировать вопросы и за минимальный по времени срок успеть получить необходимую информацию.

Телефонные  переговоры рекомендуется  проводить в следующих случаях:

• при планировании зарубежной командировки сотрудника для встречи с партнером;
• при необходимости получить срочный ответ от зарубежного партнера по запросу клиента (по телефону кратко излагается запрос; подробная информация по запросу отправляется в факсимильном сообщении сразу после разговора; через некоторое время сотрудник вновь связывается по телефону с партнером с целью получить ответ на запрос, который дублируется сообщением по факсу);
• экстренные ситуации (конфликтные ситуации, форс-мажорные обстоятельства).

1.4. Расчеты с партнером

     Условия оплаты и порядок расчетов отражаются в договоре с партнером. Как правило, расчеты с партнером производятся следующим образом:

1. Партнер выставляет счет на заказанные фирмой услуги до отъезда клиентов.
2. Менеджер, совместно с финансово-экономическим от делом фирмы, сверяет счет с ценами партнера, согласно приложению к договору. Рекомендуется производить сверки регулярно (еженедельно или ежемесячно, а также по возвращении каждой группы).

Окончательная сверка взаимных платежей с зарубежным партнером проводится по окончании сезона/года. Она должна быть оформлена актом сверки. Акт сверки является важным финансовым документом, поэтому каждая из сторон должна иметь его оригинал, подписанный и заверенный печатями обеих сторон. С этой целью, как правило, сотруднику фирмы оформляется зарубежная командировка. В акте сверки обязательно наличие следующих фраз: «Взаиморасчеты произведены по состоянию на (указывается конкретная дата). Стороны финансовых претензий друг к другу не имеют».

4. В случае, если партнер не оказал часть заказанных фирмой услуг, он обязан в письменном виде подтвердить этот факт. Расчет с партнером производится по факту оказанных услуг согласно новому счету, если 
   такие условия предусмотрены в договоре.
5. Иск, предъявляемый клиентом в адрес фирмы, рассматривается администрацией. Если одним из условий договора с партнером является консолидированная ответственность, при наличии вины партнера, он должен подтвердить этот факт в письменном виде. В этом случае партнеру предъявляется иск от фирмы и при взаиморасчетах с него взимается часть суммы, указанной виске.
6. В случае, если партнер включает в счет услуги, не заказанные фирмой, по оказанные клиенту по какой-либо причине, фирма высылает партнеру уведомление об отказе от оплаты этих услуг.

2. Работа с перевозчиком

     Одной из основных составляющих туристского пакета являются услуги перевозчика, стоимость которых зачастую превышает стоимость остальных услуг, включенных в туристский пакет, В связи с этим после проведения маркетинговых исследований необходимо особо тщательно подойти к выбору компании-перевозчика.

2.1. Работа с авиакомпаниями

     Факторы, влияющие па выбор авиаперевозчика

• Наличие прямых перелетов.
• Наличие удобных стыковок при транзитных перелетах.
• Стоимость авиаперелета.
• Комфортность перевозки (расписание рейсов, тип и компоновка самолета, наличие салонов бизнес - класса, экономического класса).
• Техническое состояние авиапарка.
• Наличие регулярных рейсов (количество вылетов в неделю, дни недели, время вылетов).
• Условия оплаты (сроки оплаты, обязательное наличие депозита).
• Наличие льгот и условия предоставления групповых скидок (тарифы для детей; предоставление бесплатно го авиабилета, в зависимости от количественного со става группы).
• Специальные сезонные тарифы.
• Наличие бесплатных рекламных рейсов.
• Размер комиссионного вознаграждения.

В случае отсутствия выгодных условий  перевозки возможно обсуждение с авиакомпанией программ чартерных перевозок либо поиск фирмы, которая уже является чартеродержателем. Чартерные программы предполагают аренду самолета фирмой у авиакомпании. В этом случае фирма - чартеродержатель определяет периодичность вылетов, расписание и цены реализации авиабилетов. Как правило, фирме выгоднее приобретать блок мест у фирмы - чартеродсржателя, так как это способствует снижению стоимости авиабилетов.

Блок  мест - это фиксированное количество авиабилетов, приобретаемых у чартеродержателя в зависимости от условий договора. Блок мест может быть «жестким» и «мягким». «Жесткий» блок мест предполагает гарантированное предоставление чартеродержателем авиабилетов на весь период действия договора и 100% их оплату вне зависимости от количества реализованных авиабилетов, «Мягкий» блок мест предполагает отсутствие гарантий чартеродержателя на предоставление мест и оплату только фактически реализованных авиабилетов.