Аудит адміністративної діяльності

“регулярний аудит є  важливим шляхом розкриття помилок  в фінансових питаннях, незалежно  від того чи вони спричинені зловживаннями  та корупцією, чи неналежним виконанням процедур – та підвищення довіри з боку громадськості, що державні кошти витрачаються належним чином.”

Державний аудит є  корисним не лише тому, що здійснюється аналіз того, що сталося і готуються  звіти, але й тому, що він вимагає  думання на перспективу, навчання на помилках та поширення інформації про приклади ефективного та доброчесного функціонування державних органів. Таким чином, зовнішні державні аудитори мають безпосередній вплив на те, як державні органи та державні службовці виконують свої обов’язки. Внутрішні аудитори, що працюють в державних органах, допомагають покращувати систему управління та прийняття рішень, таким чином покращуючи використання грошей платників податків, і грають важливу роль в управлінні державними органами.

Форум аудиту адміністративної діяльності вважає, що існують три фундаментальні принципи, що лягають в основу даного аудиту:

• Незалежність державних аудиторів від організацій, що проходять аудит;
• Широка сфера аудиту, тобто аудит фінансової звітності, регулярності (правомірності), чесності та діяльності;
• Спроможність аудиторів поширювати результати своєї роботи серед громадськості та демократично обраних представників.

Незалежність

 

Аудит повинен бути незалежним від організацій, які проходять аудит, щоб на аудиторів не можна було чинити тиск і щоб вони могли вільно виконувати свою роботу. Незалежно від того, чи аудит проводиться  в державному чи в приватному секторі, довіра до аудиту полягає значною мірою у незалежності та об’єктивності аудитора. Призначення аудитора повинно відбуватися з забезпеченням того, що аудитор незалежний від органу, аудит якого він буде проводити і його звіти є неупередженими. Фінансові відносини між аудитором та органом, що проходить аудит не повинні впливати на незалежність аудитора.

Аудитори на власний розсуд вирішують, який мінімум роботи слід виконати, щоб виконати взяті на себе зобов’язання та відслідковувати виконання їх рекомендацій. Вони також повинні мати доступ до інформації, що є в розпорядженні організації, якщо така інформація необхідна для проведення аудиту.

 

Незалежність національних контролюючих органів від організацій, що проходять аудит, гарантується статутом. Вони можуть гарантувати незалежність аудиту самостійним проведенням  аудиту, призначенням аудиторів та шляхом доступу до організацій, що проходять аудит та своїх аудиторів. В будь-якому випадку національні контролюючі органи можуть повністю визначити те, яким чином вони виконують свої функції, в межах статутних вимог, очікувань від парламенту та громадськості та з дотриманням професійних стандартів (компетентності, поведінки та старанності).

 

Аудит не лише передбачає надання експертної думки щодо фінансової звітності (включаючи звітність щодо внутрішнього фінансового контролю) державних органів, а й досліджує такі питання, як регулярність та чесність. Таким чином вони можуть зробити позитивний внесок до управління державними органами; тобто вищий рівень управління, що забезпечує ефективне функціонування державних органів відповідно до принципів регулярності та чесності.

 

Аудит повинен забезпечувати відповідність фінансової звітності з відповідними законодавчими вимогами, регулюваннями відповідних державних органів, парламентськими вимогами та вимогами міністерства фінансів.

Поняття чесності тісно  пов’язане з очікуваннями громадськості  та парламенту щодо виконання державних обов’язків та стосуються стандартів поведінки та діяльності. Аудит допомагає забезпечувати, щоб державні органи відкрито та неупереджено виконували свої статутні та етичні обов’язки по відношенню до громадськості та всіх зацікавлених сторін .

Платники податків та ті, хто платять за державні послуги, очікують, що державні органи найкращим  чином використають ресурси, що є  в їх розпорядженні. Аудит адміністративної діяльності повинен включати оцінку економності, продуктивності та ефективності (визначення яких дані нижче) у використанні державних ресурсів, включаючи оцінку якості послуг та ефективності діяльності.

 

• Економність – це мінімізація вартості ресурсів при їх придбанні або витрачанні з урахуванням якості,
• Ефективність – відношення між результатом та ресурсами, які вимагалися для отримання цього результату,
• Результативність – відношення між очікуваними та реальними результатами проектів та програм

 

Економність  Ефективність        Результативність

 

Ресурси              Продукти   Результати 

Зовнішня звітність

Для того, щоб аудит був ефективним, необхідно встановити правила звітності. Аудитори повинні звітувати про результати проведеного аудиту представникам громадськості, відповідальним за фінансування відповідної діяльності або безпосередньо громадськості, коли зачіпаються її інтереси. Таким чином встановлюється циклічна відповідальність.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 4. Аудит ефективності використання бюджетних ресурсів.

 

Методичні рекомендації щодо проведення аудиту ефективності виконання бюджетної програми (Рекомендації) розроблено на виконання вимог статей 26 та 113 Бюджетного кодексу України.

Користувачами цих Рекомендацій є органи державної контрольно-ревізійної служби.

Аудит ефективності виконання  бюджетної програми - це форма контролю, яка є сукупністю дій зі збору та аналітичного опрацювання статистичних і звітних даних, матеріалів ревізій та перевірок, іншої публічної інформації, спрямованих на визначення рівня ефективності державних вкладень для реалізації запланованих цілей, встановлення факторів, які перешкоджають досягненню максимального результату при використанні визначеного обсягу трудових, матеріальних і фінансових ресурсів, та обґрунтування пропозицій щодо підвищення ефективності використання державних ресурсів.

Тема аудиту ефективності - дослідження ефективності управління державними ресурсами при виконанні  конкретно визначеної бюджетної  програми.

Учасники бюджетної  програми:

- головні розпорядники  бюджетних коштів;

- розпорядники коштів  нижчого рівня; 

- одержувачі бюджетних  коштів;

- інші органи виконавчої  влади, які беруть участь в  процесі управління державними  ресурсами, виділеними на виконання  бюджетної програми (Мінфін, Держказначейство, ДПА, Мінекономіки, їх органи на  регіональному рівні та інші).

 Користувачі аудиторського  звіту - Президент України, Верховна  Рада, Кабінет Міністрів, Міністерство  фінансів, Міністерство економіки  та європейської інтеграції, головні  розпорядники бюджетних коштів, а також інші зацікавлені органи  державної влади, громадськість.

Метою аудиту ефективності є оцінка повноти досягнення запланованих цілей, виявлення проблем у виконанні  бюджетної програми та розробка пропозицій щодо підвищення ефективності використання державних ресурсів.

Основні завдання аудиту ефективності [4, с. 28].:

• Оцінка виконання заданих параметрів програми - порівняння результативних звітних показників виконання програми із заданими параметрами, у т. ч. в паспорті бюджетної програми.
• Виявлення упущень і недоліків організаційного, нормативно-правового та фінансового характеру, які перешкоджають своєчасному і повному виконанню бюджетної програми.
• Визначення рівня впливу виявлених упущень і недоліків на якість виконання бюджетної програми (ефективність використання державних ресурсів).
• Розробка пропозицій щодо вдосконалення організації виконання бюджетної програми, висновків про доцільність її подальшої реалізації із залученням оптимального (або додаткового) обсягу державних ресурсів чи припинення.
• Підготовка пропозицій для користувачів аудиторського звіту щодо шляхів (форм, засобів) більш раціонального та ефективного використання державних ресурсів.

 

Основні методи аудиту ефективності виконання бюджетної програми:

• Аналіз нормативно-правових актів, планових розрахунків та пояснювальних записок до них, методичних документів, видань і публікацій про сферу діяльності, обрану для дослідження.
• Аналіз результатів раніше проведених ревізій та перевірок, з допомогою яких можна зробити висновки щодо об'єктивних і суб'єктивних причин виникнення або існування проблеми аудиту.
• Аналіз показників статистичної, фінансової та оперативної звітності.
• Обстеження виробничих приміщень, хронометраж затрат робочого часу.

 

Ці методи полягають  у спостереженні процесу або  процедури, яка виконується учасниками бюджетної програми, іншими особами; наприклад, спостереження ревізора за контрольними обмірами виконаних робіт, контрольним запуском продукції у виробництво, визначення затрат праці і ресурсів на одиницю продукції тощо.

• Опитування, інтерв'ювання, анкетування - встановлення проблемних питань, збір пропозицій та підтвердження (спростування) гіпотез (причин існування проблем аудиту) під час спілкування з учасниками бюджетної програми. Опитування полягає в пошуку інформації, яку можна отримати від обізнаних осіб підприємства або поза його межами. Надзвичайно важливо, щоб питання були простими з точки зору розуміння і коректно сформульовані. При підготовці анкети або інтерв'ю необхідно чітко уявляти:

 

- яку мету має кожне  із запитань;

- як треба сформулювати  запитання і які є альтернативні можливості з'ясування цього ж питання;

- як оброблятимуться  відповіді. 

• Збір інформації у юридичних осіб.

 

Збір інформації здійснюється у формі письмових запитів, адресованих  третім особам. Відповіді, одержані в  ході збору інформації, можуть дати учаснику дослідження (аудитору) інформацію, якою він раніше не володів, або таку, що підтверджує висновки аудиту.

ОРГАНІЗАЦІЯ ТА ПРОЦЕС АУДИТУ ЕФЕКТИВНОСТІ

Вимоги до персоналу:

• Керівник групи учасників дослідження повинен мати навики проведення аналізу і діяльності і практики управління, написання звітів зі складних питань, що вимагають логічного і ретельно обґрунтованого викладу.
• Керівник групи відповідного структурного підрозділу затверджує склад аудиторської групи і проводить інструктаж щодо визначення ключових питань, методів проведення дослідження.

 

Організація роботи:

Проведенню аудиту ефективності може передувати аналіз результатів  раніше проведених ревізій та перевірок  з питань законного та цільового  використання бюджетних коштів у більшості учасників бюджетної програми. У такому випадку факти виявлених недоліків та порушень можна вважати підтвердженням існування проблем, а наслідком - суми втрат.

Керівник групи учасників  дослідження на рівні головного  розпорядника та Міністерства фінансів повинен:

а) ознайомитися із обґрунтуваннями  до бюджетної програми та даними її паспорта (після 01.01.2004 р.), проаналізувати пояснювальні записки до відповідних  регулюючих документів, а також розрахунки, які подавалися головному розпоряднику на затвердження;

 

б) порівняти дані затверджених і фактично виділених обсягів  бюджетних коштів; дати оцінку достатності  виділених коштів для досягнення запланованих результативних показників;

 

в) визначити коло учасників  бюджетної програми і обсяги бюджетного та іншого фінансування;

 

г) підібрати та проаналізувати нормативно-правову базу, яка регулює  механізм проходження бюджетних  коштів, забезпечення контролю та відповідальності за дотримання норм законодавства;

 

д) підібрати дані фінансової звітності, статистичного та економічного аналізу щодо виконання результативних показників, якості, затрат тощо;

 

е) оцінити досягнуті  результати як співвідношення фактично отриманих результативних показників до запланованих.

 

За відсутності чітко  визначених показників необхідно разом з головним розпорядником визначити найбільш значущі звітні дані про надані послуги, виконані роботи, реалізований продукт або фінансовий результат, що можуть характеризувати досягнення мети бюджетної програми.

 

Якість управління бюджетними коштами визначається за результатами аналізу досягнення поставленої мети в процесі виконання бюджетної програми за такими критеріями:

 

- бюджетна програма  виконана ефективно; 

 

- бюджетна програма  виконана недостатньо ефективно; 

 

- бюджетна програма  виконана неефективно.

 

Саме на цьому етапі  визначається проблема, яка заважає  ефективному виконанню програми. Ця проблема є об'єктом дослідження.

 

Після аналізу отриманих  результатів ревізій (перевірок) та на підставі зібраних у головного  розпорядника, інших органів державної влади даних показників статистичної, фінансової та оперативної звітності, аналізу законів та нормативно-правових актів тощо визначаються причини існуючої проблеми аудиту (гіпотези), що перешкоджають досягненню очікуваних результатів бюджетної програми та ефективному використанню державних ресурсів.