Бухгалтерский управленческий учет на стадии снабжения

     5. Оценка тендерных предложений.

     6. Подтверждение квалификации участников  торгов.

     7. Предложение и присуждение контракта.  Организация конкурсных торгов  — сложная и многоплановая  работа. Здесь мы дадим лишь  краткую ее характеристику, необходимую для ознакомления с этой широко используемой в развитых странах мира возможностью налаживания высокоэффективных взаимоотношений поставщиков и потребителей.

     Тендерная документация, как правило, имеет  довольно большой объем и исполняет  ряд важных функций, а именно: инструктирует  участников торгов о процедуре торгов,  дает описание закупаемых товаров или  услуг, устанавливает критерии для оценки предложений,  определяет условия будущего контракта. Оценка тендерных предложений ведется в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Основные правила процедуры оценки таковы:

     — предварительное назначение членов тендерного комитета, проводящего оценку предложений;

     — рассмотрение только тех предложений, которые отвечают требованиям, изложенным в тендерной документации;

     — безусловное следование объявленным  в тендерной документации процедурам оценки;

         — отсутствие каких-либо переговоров  с участниками торгов. Тендерный  комитет составляет отчет об  оценке тендерных предложений, в котором должно быть показано, как оценивались тендерные предложения, обоснованы причины отклонения предложения и даны рекомендации по присуждению контракта.

     Победителем конкурсных торгов признается участник, представивший наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требованиям тендерное предложение.

     Другим  вариантом процедуры получения  предложения от потенциального поставщика могут быть письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

     В процессе письменных переговоров потребитель  получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами. Первый — когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции свои предложения (или оферты). Эти документы аналогичны предложениям, получаемым от поставщиков при проведении конкурсных торгов. В отличие от конкурсных торгов, где формы предложений строго определены, оферты в случае письменных переговоров могут иметь различную форму и содержание. Обычно они включают следующие реквизиты:  наименование товара,  количество и качество товара, цену,  условия и срок поставки, условия платежа,  характеристику тары и упаковки, порядок приемки-сдачи.

     Оферты  могут быть твердыми и свободными (инициативными). Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанного предложения.

     Если  покупатель принимает предложение, то он направляет продавцу в пределах срока действия оферты подтверждение о принятии предложения. Продавцу могут быть направлены и контрусловия покупателя. Если контрагентам не удается придти к соглашению в течение срока действия предложения, то переговоры продолжаются без учета обязательств продавца, взятых им по твердой оферте.

     Твердые оферты высылаются, как правило, традиционным партнерам. Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.

     При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения (оферты). В запросе указываются все необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, условия и сроки поставки, платежа и пр.), кроме цены, которая появится в ответном предложении.

         В случае если потенциальный  покупатель обращается к своим  постоянным контрагентам, то вместо  запроса может быть выслан  заказ.

     Оценка  предложений, поступивших к потенциальному потребителю, может вестись разными способами. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурсных торгов, или более свободная процедура. Чаще всего основным критерием для отбора предложения является высшее качество в сочетании с минимальной ценой. [1, c. 73-77] 

3. Характеристика основных типов управленческих решений в области снабженческой деятельности
1. Решение задачи «Сделать или купить» 

     Задача  «что закупить» заключается в  принятии одного из двух альтернативных решений — делать комплектующее  изделие самим (если это в принципе возможно) или же покупать у другого производителя. В англоязычной литературе эта задача встречается под названием Make-or-Buy Problem (задача «сделать  или купить»), или сокращенно -  задача MOB,  решение которой зависит от ряда внешних факторов, а также от условий на самом предприятии. В более широком плане задача MOB — это обоснование решения вопроса о степени использования в производственном процессе собственных средств производства. Решения принимаются как по использованию собственных средств труда (собственный транспорт, склады, техника, оборудование), так и по использованию собственных предметов труда, то есть изготовленных своими силами заготовок, полуфабрикатов, комплектующих изделий. Альтернативные решения — наемный транспорт, лизинг оборудования, аренда складов, а также закупка полуфабрикатов или комплектующих изделий.

     Значимым  с точки зрения настоящего курса  внешним фактором является степень  развития логистики в экономике. Самостоятельное производство комплектующих снижает зависимость предприятия от колебаний рыночной конъюнктуры. Предприятие может устойчиво функционировать вне зависимости от складывающейся на рынке ситуации (естественно, в известных пределах). В то же время, высокое качество и низкую себестоимость комплектующих скорее обеспечит производитель, который специализируется на их выпуске. Поэтому, отказываясь от собственного производства и принимая решение о закупке комплектующих у специализированного поставщика, предприятие получает возможность поднять качество и снизить себестоимость, однако попадает при этом в зависимость от окружающей экономической среды. Риск потерь, обусловленный ростом зависимости, будет тем ниже, чем выше надежность поставок и чем более развиты в экономике логистические связи. Таким образом, чем выше степень развития логистики в обществе, тем «спокойнее» предприятие отказывается от собственного производства комплектующих и перекладывает эту задачу на специализированного производителя.

     Вне зависимости от ситуации во внешней  среде, на самих предприятиях могут  действовать факторы, обусловливающие  отказ от собственного производства. Решение в пользу закупок комплектующих  и соответственно против собственного производства должно быть принято в случае, если:

     — потребность в комплектующем  изделии невелика;

     — отсутствуют необходимые для  производства комплектующих мощности;

     — отсутствуют кадры необходимой  квалификации.

     Решение против закупок и в пользу собственного производства принимается в том случае, когда:

     — потребность в комплектующих  изделиях стабильна, и достаточно велика;

     — комплектующее изделие может  быть изготовлено на имеющемся оборудовании. [1, c. 72-73] 

2. Размер  оптимальной партии закупок

     Дмитрий Езепов, менеджер по закупкам компании «Мидвест» ЛОГИСТИК&система, считает, что одной из самых трудных задач для любого менеджера по закупкам является подбор оптимального размера заказа. Однако реальных инструментов, облегчающих ее решение, очень мало. Конечно, есть формула Вильсона, которая в теоретической литературе преподносится в качестве такого инструмента, но на практике ее использование необходимо корректировать.

     Он, работая в нескольких крупных торговых фирмах в Минске, нигде не видел, чтобы формула Вильсона применялась на практике. Ее отсутствие в арсенале менеджеров по закупкам никак нельзя объяснить недостатком у них аналитических навыков и умений, так как современные компании уделяют большое внимание квалификации своих сотрудников.

     Попробуем выяснить, почему «наиболее распространенный инструмент в управлении запасами»  не выходит за рамки научных публикаций и учебников. Ниже представлена известная  формула Вильсона (формула 1), с помощью которой рекомендуется рассчитывать экономичный объем заказа: 

     Q=                                                        (1) 

     где Q – объем партии закупки;

     S – потребность в материалах  или готовой продукции за отчетный  период;

     О – постоянные затраты, связанные  с выполнением одного заказа;

     С – затраты на хранение единицы  запасов за отчетный период.

     Суть  данной формулы сводится к тому, чтобы рассчитать, какие должны быть размеры партий (все одинаковые), чтобы доставить заданный объем  товаров (то есть общую потребность  на отчетный период) в течение данного  периода. При этом сумма постоянных и переменных издержек должна быть минимальной.

     В решаемой задаче есть по крайней мере четыре начальных условия:

     1) заданный объем, который требуется  доставить до пункта назначения;

     2) заданный период;

     3) одинаковые размеры партий;

     4) заранее утвержденный состав  постоянных и переменных затрат. Такая постановка задачи имеет  мало общего с реальными условиями  ведения бизнеса. Емкость и динамику рынка заранее не знает никто, поэтому размеры заказываемых партий всегда будут разными. Задавать период для планирования закупок тоже нет смысла, так как коммерческие компании обычно существуют значительно дольше отчетного периода. Состав затрат также подвержен изменениям из-за влияния многих факторов.

     Другими словами, условия применения формулы  Вильсона в реальности просто не существуют или, по крайней мере, встречаются очень редко.

     Коммерческим компаниям решение задачи с такими исходными условиями не нужно. Именно поэтому «распространенный инструмент» реализуется только на бумаге.

     Сменим  условия.

     В рыночных условиях активность продаж непостоянна, что неизбежно влияет на процесс снабжения. Поэтому как  частота, так и размеры закупаемых партий никогда не совпадают с  их плановыми показателями в начале отчетного периода. Если же ориентироваться  исключительно на план или долгосрочный прогноз (как в формуле Вильсона), то неизбежно возникнет одна из двух ситуаций: либо переполнение склада, либо дефицит продукции. Результатом  и того, и другого всегда будет  уменьшение чистой прибыли. В первом случае – из-за увеличения расходов на хранение, во втором – из-за дефицита. Поэтому формула расчета оптимального размера заказа должна быть гибкой по отношению к ситуации на рынке, то есть опираться на максимально  точный краткосрочный прогноз продаж.

     Общие затраты на закупку и хранение запасов состоят из суммы этих же затрат для каждой закупаемой партии. Следовательно, минимизация стоимости  доставки и хранения каждой партии в отдельности ведет к минимизации  процесса снабжения в целом. А  так как расчет объема каждой партии требует именно краткосрочного прогноза продаж (а не на весь отчетный период), то необходимое условие гибкости формулы расчета оптимального размера  партии (ОРП) по отношению к ситуации на рынке выполняется. Такое условие задачи соответствует как цели коммерческой фирмы (минимизация затрат), так и реальным условиям ведения бизнеса (изменчивость конъюнктуры рынка).

     Расчет:

     Если  допустить, что кредит погашается по мере уменьшения стоимости запасов  через плановые промежутки времени (дни, недели, месяц и др.), то, используя формулу суммы членов арифметической прогрессии, можно рассчитать общую стоимость хранения одной партии запасов (плату за пользование кредитом) (формула 2): 

     K=*t*r                                                         (2) 

     где K – расходы на хранение запасов;

     Q – объем партии закупки;

     P – цена закупки единицы товара;

     t – время нахождения запаса  на складе, которое зависит от  краткосрочного прогноза интенсивности  продаж;

     r – процентная ставка в плановую  единицу времени (день, неделя  и др.).

     Таким образом, общие затраты на доставку и хранение партии заказа составят (формула 3):