Документирование аудита

                                  4. Классификация рабочих документов 

Классификация документов — это деление документов на классы по наиболее общим признакам  сходства и различия.

Целью классификации является повышение  оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей.

Существуют  различные виды классификации, одной  из которых является классификация  по видам деятельности. В данной классификации документы принято  разделять на семь групп:

1. По времени ведения и использования:

• долгосрочные;
• непродолжительного использования.

2. По  способу и источникам получения:  от третьих лиц;

• от предприятия клиента;
• составленные аудитором.

3. По  характеру информации:

• правового характера (копии учредительных договоров и т.д.);
• о руководстве и персонале предприятия (кол-во и прочие сведения);
• о структуре и организации предприятия; о системе внутреннего контроля;
• о системе б/у (структура, уровень автоматизации и т.д.);
• документы и оценки аудиторского риска;
• корреспонденция аудитора (письменные обращения аудитора, письма -предложения клиенту);
• итоговое заключение;
• предложения и рекомендации.

4. По  назначению:

• обзорные (общая характеристика предприятия-клиента);
• информативные   (дающую   точную   информацию   о   совершенных хозяйственных операциях и т.д.);
• проверочные (свидетельствующие о проверке фин.сост.);
• подтверждающие (ответы на запросы третьих лиц);
• расчетные (содержащие определенные расчеты);
• сравнительные (составленные аудитором с целью сравнения);
• аналитические    (составленные    в    результате    применения    метода аналитического обзора).

5.       По степени стандартизации:

• стандартизированные;
• произвольной формы.

6.       По форме представления: 

• графические;
• табличные;
• текстовые;
• комбинированные.

7.       По технике составления: 

• ручные;
• на машинных носителях.

Рабочие   документы   аудитора   тесно   увязаны   с   получением    и отражением   аудиторских   доказательств (стандарт №5)   поскольку   рабочие   документы

документально фиксируют последние. В соответствии с приведенной выше классификацией

1.       полученные от третьих лиц  (ответы на запрос аудитора  в банк) ;

2.  полученные  от предприятия- клиента (оригиналы и копии первичных документов, четных регистров, отчетов и т.д.);

3.      составленные         самим         аудитором         (зафиксированные документально  личные наблюдения, результаты тестов, аналитического обзора). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5. Требования, предъявляемые к составлению рабочих документов. 

Рабочая документация находится в собственности  аудиторской организации, проводившей  аудит. Копии (в том числе фотокопии) документов аудируемого лица могут быть включены в состав рабочей документации аудиторской организации с его согласия.

Рабочие документы должны выполнять следующие  функции:

• обеспечивать     обоснование     аудиторского     заключения     и соответствовать общепринятым в аудиторской практике;
• обеспечивать регистрацию, планирование и выполнение аудита; облегчать процесс руководства, осмотра и контроля качества аудита;
• способствовать применению в контрольно-аудиторском процессе новейших методик и ПЭВМ.

Закономерным  является требование о том, что аудиторская  документация   должна   содержать   информацию   обо   всех   существенных

вопросах, возникающих в ходе аудита, и результатах их рассмотрения. В частности, к существенным вопросам относятся:

• вопросы, которые приводят к значительным рискам (МОА 315 "Знание бизнеса юридического лица и оценка рисков существенных искажений");
• результаты аудиторских процедур, указывающие, на то, что финансовая информация может быть существенно искажена, или на необходимость пересмотра аудитором предыдущей оценки рисков существенного искажения и соответствующих действий аудитора;
• обстоятельства, которые доставляют аудитору трудности в применении необходимых аудиторских процедур;
• результаты процедур, которые могут повлечь модификацию аудиторского заключения.

Аудиторская организация не обязана предоставлять  рабочую документацию организации, в отношении которой проводился аудит. Аудиторская организация  не имеет права и не обязана  предоставлять рабочую документацию другим лицам, включая налоговые  и иные государственные органы, кроме  случаев, прямо предусмотренных  законодательством РФ .

Рабочая документация должна содержать все  сведения, необходимые и достаточные:

• для составления аудиторского заключения по результатам аудита, проведенного аудиторской организацией;
• подтверждения того, что аудит проведен аудиторской организацией в соответствии с актами, регулирующими аудиторскую деятельность в Российской Федерации;
• осуществления аудиторской организацией контроля ,за ходом аудита;
• планирования аудита аудиторской организацией.

Рабочая документация должна содержать записи о планировании аудита, записи о характере, времени проведения и объеме выполнения аудиторских процедур и выводы, сделанные на основе полученных в ходе аудита сведений.

Все существенные вопросы, требующие профессионального  суждения аудитора, вместе с выводами, сделанными, но этим вопросам, подлежат отражению в рабочей документации.

Рабочая документация должна быть достаточно полной и подробной, с тем чтобы опытный аудитор, ознакомившись с ней, мог получить общее представление о проведенном аудиторской организацией аудите.

Сведения, включенные в рабочую документацию, излагаются ясно и четко, чтобы были очевидны их содержание и форма и  невозможны различные толкования.

Рабочая документация должна создаваться своевременно: до начала, в ходе и по завершении аудита. К моменту представления аудиторского заключения аудируемому лицу вся рабочая документация должна быть создана (получена) и завершена оформлением.

Материалы, входящие в состав рабочей документации аудита, как правило, должны иметь такие обязательные реквизиты, как:

• наименование документа,
• наименование экономического субъекта, в отношении которого проводится аудит,
• указание периода, за который проводится аудит,
• дату выполнения аудиторской процедуры или составления документа, а также дату проверки документа,
• личную подпись лица, создавшего, а также проверившего документ, и ее расшифровку либо легко идентифицируемое условное обозначение такого лица .

Если  документ многостраничный, то данные реквизиты  указываются только на первой странице документа, которая должна содержать  указание на количество  страниц  в  нм   (в   скобках после названия  документа);   все

последующие страницы документа должны содержать  подпись лица, подготовившего (получившего) документ, а так же лица, проверившие  его (в левом верхнем углу документа).

Используемые  в рабочей документации условные обозначения и символы требуют  обязательного разъяснения. Все  документы должны, как правило, содержать  ссылку на источник сведений. Если документ создан экономическим субъектом  или другим лицом, то это непременно раскрывается в документе с указанием  представителя аудиторской организации, проверившего такой документ. Каждому  документу присваивается свой идентификационный  номер. Система построения и порядок  присвоения идентификационных номеров  таким документам устанавливаются  аудиторской организацией.

Каждому документу аудитором должен быть присвоен идентификационный номер. Для удобства практического пользования  и ссылки на них автор предлагает следующий порядок присвоения идентификационных  номеров:

• первый и второй разряд указывают на уникальный номер клиента, присвоенный аудитором;
• третий и четвертый разряд указывают период, за который проводится аудит;
• пятый и шестой разряд указывают на классификацию разделов рабочей документации — учредительные документы клиента, отчетность клиента, письмо-обязательство, общий план, программа аудита, завершение работы, итоговые документы;
• седьмой и восьмой разряд указывают подразделы, рассматриваемые в каждом разделе, например, в разделе «Программа аудита» подразделы: основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы и т. д;
• девятый и десятый разряд указывают систематическую нумерацию внутри подраздела;
• одиннадцатый и двенадцатый разряды указывают табельный номер лица, подготовившего документ

Все созданные  в процессе аудита рабочие документы  должны быть оценены руководителем  аудиторской группы для вынесения  решения о выполнении программы  аудита и достаточности аудиторских  доказательств, необходимых для  исполнения основной цели проверки финансовых результатов деятельности организации. Соответствующая проверка рабочих документов — это важнейший способ обеспечения высокого качества выполнения аудита и независимости суждения всех членов аудиторской группы.

К моменту  подготовки аудиторского заключения вся  рабочая документация должна быть создана (получена) и соответствующим образом оформлена.

По окончании  работы с клиентом руководитель проверки обязан проконтролировать порядок  оформления папки клиента:

• правильность размещения документов в папке;
• полноту документов, относящихся к выполнению аудиторского задания;
• наличие и правильность нумерации страниц;
• наличие в необходимых случаях перекрестных ссылок на другие рабочие документы.

По окончании аудита рабочая документация подлежит сдаче для обязательного хранения в архиве аудиторской организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

6 Обеспечение конфиденциальности рабочих документов и сохранность. 

Рабочая документация аудиторской проверки является строго конфиденциальной и  подлежит хранению в специально оборудованных  помещениях, исключающих случайное  повреждение и (или) уничтожение  и допуск без специального разрешения.

Аудитору  необходимо установить надлежащие процедуры  для обеспечения конфиденциальности, сохранности рабочих документов, а также для их хранения в течение  достаточного периода времени, исходя из особенностей деятельности аудитора, а также законодательных и  профессиональных требований, но не менее  пяти лет. Рабочие документы аудиторской  проверки могут быть выданы сотрудникам  аудиторской фирмы только в соответствии с необходимостью проведения последующей  проверки или уточнения отдельных  вопросов предыдущей проверки при наличии  разрешения менеджера или куратора данного проекта.

Рабочие документы аудиторской проверки могут быть выданы сотрудникам аудиторской  фирмы только в соответствии с  необходимостью проведения последующей  проверки или уточнения отдельных  вопросов предыдущей проверки при наличии  разрешения менеджера или куратора данного проекта.