Выборочные  инвентаризации рекомендуется также  проводить при поступлении сигналов о фактах нарушения правил приемки, отпуска, отгрузки и реализации товаров. 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 3. Порядок проведения инвентаризации

3.1. Сроки и порядок проведения  инвентаризаций

 

       Количество  инвентаризаций в отчётном году, порядок  и сроки их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых  при каждой из них, устанавливаются  самим предприятием. Периодичность  инвентаризаций предусмотрена Положением о бухгалтерском учете и отчетности Российской Федерации, например (Согласно пункту 27 Положения по ведению бухгалтерского учета, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 года №34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»):

• денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности, нефти и нефтепродуктов - не реже одного раза в месяц;
• расчетов по платежам в бюджет - не менее одного раза в квартал;
• расчетов с дебиторами и кредиторами - не менее двух раз в год;
• готовой продукции на складах, сырья и прочих материальных ценностей, незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;
• основных средств - не менее одного раза в два-три года;
• для библиотечных фондов - один раз в пять лет.

       Организациям, расположенным в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, данный бухгалтерский документ разрешает проводить инвентаризацию товаров, сырья и материалов в периоды их наименьших остатков.

       Кроме того, данное Положение предусматривает  ряд случаев, когда проведение инвентаризации обязательно:

1. при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
2. перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;
3. при смене материально ответственных лиц (на день приема-передачи дел);
4. при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
5. в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
6. при реорганизации или ликвидации организации;
7. в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

       Организация самостоятельно должна решить, в какие  сроки будет производиться инвентаризация соответствующих активов и пассивов баланса, а также других объектов, числящихся на забалансовых счетах. 

       К сожалению, эти требования часто не выполняются, в результате чего после увольнения материально ответственных лиц нередко вскрываются значительные суммы недостач материальных и денежных средств, иски на взыскание которых впоследствии к виновным не предъявляются, и списываются эти суммы в конце года в большинстве случаев на финансовые результаты, что делать категорически запрещено.

       Выборочные  инвентаризации и контрольные проверки в течение года дисциплинируют работников предприятия, позволяют своевременно вскрыть нарушения, злоупотребления и факты хищения, содействуют сохранности имущества предприятия. Там, где материально ответственные лица чувствуют жесткий контроль за своей работой со стороны работников бухгалтерской службы, вероятность злоупотребления и фактов хищения имущества сводится к минимуму.

       В деле обеспечения сохранности материальных ценностей и денежных средств  важное значение имеют подбор, расстановка  и воспитание работников, занимающих должности, связанных с материальной ответственностью.

       В целях усиления ответственности лиц за сохранность вверенных им материальных ценностей и денежных средств администрация предприятия заключает письменные договоры о полной ответственности с работниками, достигшими 18-летнего возраста, занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей.

       Назначение, увольнение, перевод и перемещение работников, с которыми заключается или заключены письменные договоры о полной материальной ответственности, производятся по согласованию с главным бухгалтером (лицом, его заменяющим).

       Организацию, проведение и контроль за проведением  инвентаризации осуществляют две  комиссии: постоянно действующая и рабочая. Кроме того,  в межинвентаризационный период проверки и выборочные инвентаризации осуществляются работниками инвентаризационных групп, состоящих в штате предприятия. Персональный состав инвентаризационных комиссий и групп утверждается приказом руководителя предприятия.

       В состав постоянно действующей комиссии входят:

• руководитель предприятия или его заместитель (председатель комиссии);
• главные бухгалтера;
• начальники структурных подразделений (служб);
• представители общественности.

       Постоянно действующие комиссии выполняют следующие функции:

• заслушивают на своих заседаниях руководителей структурных подразделений по вопросам сохранности товарно-материальных ценностей;
• организуют проведение инвентаризаций и осуществляют инструктаж членов рабочих инвентаризационных комиссий;
• производят контрольно-проверочные и выборочные инвентаризации;
• рассматривают объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу, порчу ценностей или другие нарушения, и дают предложения о порядке регулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей.

       Для непосредственного проведения инвентаризаций (при большом объеме работ для  одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств) постоянные комиссии создают рабочие инвентаризационные комиссии, в состав которых входят:

• представитель руководителя предприятия (председатель комиссии);
• специалисты (товаровед, технолог, экономист, юрист, работник бухгалтерской службы).

       В некоторых случаях (например, после  краж и ограблений) в состав комиссий включают представителей: управления торговли местных исполнительных и распорядительных органов; службы внутреннего аудита организации; независимых аудиторских организаций.

       Отсутствие  хотя бы одного члена комиссии при  проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

       Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи заведомо неправильных данных с целью сокрытия недостач, растрат или излишков подлежат привлечению к ответственности в установленном законом порядке.

 

3.2.Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.

 
 

       Выявленные  при инвентаризации расхождения  фактического наличия имущества  с данными бухгалтерского учета  регулируют в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации в следующем порядке:

• основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшееся в излишке, подлежат оприходованию по дебету соответствующих счетов (01, 11, 12 и др.) с отнесением его на финансовые результаты (счет 80) у организаций или увеличение финансирования (фондов) у бюджетной организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;
• все недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, независимо от причин возникновения, списывают с кредита соответствующих счетов (10, 12 и др.) в дебет счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

       Недостачи ценностей в пределах норм естественной убыли, утвержденных в установленном  законодательством порядке, списываются  с кредита счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" на издержки производства и обращения у организаций или уменьшение финансирования (фондов) у бюджетных организаций. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии норм убыли рассматривается как недостача сверх норм.

       Недостачи материальных ценностей, денежных средств  и другого имущества, порчу сверх  норм естественной убыли, а также  превышение стоимости недостающих  ценностей над оказавшимися в  излишке, возникающее при пересортице, относят на виновных лиц и оформляют бухгалтерской записью:

       Дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 3 "Расчеты  по возмещению материального ущерба";

       Кредит  счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

       В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списывают на издержки производства и обращения у организации или уменьшения финансирования у бюджетной организации.

       Вскрытые  инвентаризацией недостачи в кассе предъявляются взиманию с кассира. При этом составляются две бухгалтерские проводки:

       Дебет счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей",

                 Кредит счета 50 "Касса";

       Дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 3 "Расчеты по возмещению материального ущерба";

             Кредит счета 84 "Недостачи и  потери от порчи ценностей".

       Недостача основных средств оформляется как  ликвидация, но с отнесением остаточной стоимости основных средств в  зачет материально ответственному лицу:

       по  первоначальной стоимости недостающего объекта – 

         Дебет счета 47 "Реализация и  прочее выбытие основных средств"  –

         Кредит счета 01 "Основные средства";

       в сумме износа недостающего объекта  –

       Дебет счета 02 "Износ основных средств" – 

       Кредит счета 47 "Реализация и прочее выбытие основных средств";

       в сумме остаточной стоимости недостающего объекта –

       Дебет счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" –

       Кредит  счета 47 "Реализация и прочее выбытие  основных средств";

       в сумме остаточной стоимости недостающего объекта –

       Дебет счета 73, субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" , счета 80 «Прибыли и убытки» -

       Кредит  счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

       Расхождения между данными инвентаризации и  бухгалтерского учета оформляются бухгалтерией путем составления ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

       Инвентаризация  на предприятиях представляет собой  сложный и ответственный участок  работы.

       Под действием различных факторов в  бухгалтерском учете могут возникнуть несоответствия и расхождения. Таковыми могут быть различного рода ошибки, естественные изменения, злоупотребления материально-ответственных лиц. Чтобы выявить влияние данных факторов и проводится инвентаризация.

       Существует  несколько определений инвентаризации.

       Значение  и роль инвентаризации очень велика. При ее поведении устанавливается фактическое наличие ценностей и денежных средств у материально-ответственного лица, наличие неполноценного и ненужного имущества. Проверяются условия сохранности и состояния основных средств, материальных ценностей и денежных средств. Выявляются недостатки, излишки и злоупотребления.

       Инвентаризации  как элемент метода бухгалтерского учета тесно связана с другими  элементами метода бухгалтерского учета.

       Виды  инвентаризации очень различны. В зависимости от того, с какой целью они проводятся, они могут быть плановые и внеплановые, полные и частичные, сплошные и выборочные.