Особенности функционирования АРМБ по учету производственных запасов

      Структура показателей и кодовое обозначение  НСИ должны быть едиными для всех информационных систем предприятия. Система  кодирования НСИ должна обеспечивать сопоставимость реквизитов и показателей  по содержанию и наименованию, а  также их взаимоувязку при переходе с одного уровня управления на другой и при обмене информацией между  различными информационными системами  и органами управления. НСИ, поступающая  от других автоматизированных систем, по содержанию и структуре данных должна соответствовать требованиям  бухгалтерского учета в смежной  автоматизированной системе. Работы по ведению НСИ должны быть направлены на поддержку созданной БД в рабочем  состоянии и обеспечивать контроль за всеми изменениями по ее корректировке.

      Организация нормативного хозяйства представляет собой процесс создания и ведения  нормативно-справочной информации, в  котором выделяются следующие основные операции:

• создание системы обозначения экономической информации;
• подготовка и сдача первичных документов в службу нормативного хозяйства;
• создание информационного фонда НСИ на машинных носителях;
• поддержание информационного фонда НСИ в рабочем состоянии;
• создание информационного фонда НСИ в виде эталонных и контрольных экземпляров;
• оповещение пользователей информационного фонда НСИ о производимых изменениях;
• выдача информации по разовым запросам пользователей.

      Основные  данные, необходимые для создания информационного фонда НСИ, содержатся в учетной и технологической  документации. В настоящее время  на многих предприятиях внедряются и  действуют единые типовые системы  документации. С целью исключения дублирования информации все документы  должны быть увязаны в единую систему  и отвечать основным требованиям  электронной обработки информации.

      Зафиксированная в различных действующих документах нормативно-справочная информация должна быть упорядочена и приспособлена  к нуждам автоматизированной обработки  информации. С этой целью формируются  дополнительные документы, содержащие промежуточные данные, получаемые из действующих документов. Выбор показателей  и их расположение в промежуточных  документах должны соответствовать  структуре создаваемых баз данных. Корректировка базы данных НСИ производится на основании извещения об изменениях. При этом проставляется дата изменения  и составляется список измененных показателей. Если объем изменений НСИ велик, целесообразно не производить корректировку  существующей БД, а создавать новую.

      По  множествам объектам кодирования, которые  носят систематический характер (например, дата, номер операции и  т.д.), НСИ не разрабатывается. Иногда в документе, содержащем нормативно-справочную информацию, отдельной позицией показывается пример присвоения кодовых обозначений.

      Разработка  нормативно-справочной информации начинается после согласования системы классификации  и кодирования. Источниками для  разработки НСИ могут быть действующие  на предприятии классификаторы (общегосударственные, отраслевые и локальные), а также  учетные, контрольные, технологические  и другие документы. Процесс разработки НСИ включает несколько этапов, перечень и последовательность выполнения которых  указывается в план-графике, например:

• разработка образцов форм нормативно-справочной информации;
• присвоение перечня кодируемой информации;
• присвоение кодов элементам номенклатуры;
• составление НСИ и ее передача другим лицам для практического использования.

      Для каждой формы НСИ разрабатывается  инструкция по ее ведению и использованию.

2.3 Характеристика выходных документов, получаемых на АРМБ.

    При ведении учета, контроля и анализа  с помощью АРМБ функция обработки  данных отделяется от пользователя и  осуществляется в форме, не доступной  для человеческого восприятия.

    Поэтому возникает необходимость отображения  выходной информации, содержащейся на машиносчетном носителе, в виде, пригодном для восприятия и использования  учетным персоналом. Отображение  выходной информации в условиях применения АРМБ осуществляется в реальном масштабе времени, т.е. наблюдается сближение  процессов формирования, отображения  и использования выходной информации.

    Выходной  информацией учета  являются учетно-расчетные показатели, необходимые для контроля и анализа для производственно-хозяйственной деятельности предприятия, подготовки управленческих решений, используемой в целях подтверждения достоверности учетной информации и контроля функционирования АРМБ. К выходной информации также относится информация, предназначенная для использования в последующих учетных циклах и для решения задач на смежных АРМ.

    По  назначения выходные формы документов делятся на:

• основные документы;
• вспомогательные документы.

    Основные  документы служат основным функциональным целям бухгалтерского учета, контроля и анализа и должны отвечать методологическим требованиям и правила ведения  регистров бухгалтерского учета.

    Вспомогательные документы содержат разнообразные  разовые и периодические сведения, используемые только для справочных, контрольных и управленческих целей и не требуется непосредственно для осуществления конкретных управленческих решений.

    По  содержанию документы делятся на:

• оборотные ведомости;
• ведомости движения средств и их источников;
• инвентаризационные ведомости;
• группировочно-аналитические ведомости;
• ведомости;
• ведомости по документированным операциям;
• ведомости для управления предприятием.

    Содержание  выходных документов должно обеспечивать возможность проверки правильности результирующей информации и ее соответствие информации первоначальных документов.

    Как правило, выходная информация выдается по запросу, и поэтому наиболее приемлемый формат ее отображения является фрагментарные  документы и видеограммы.

    Исходя  из специфики бухгалтерского учета, выдвигаются следующие требования к выходной информации:

1. достоверность, т.е. формирование выходной информации в соответствии с методологией финансовой отчетности;
2. своевременность;
3. системность (взаимосвязь аналитического и синтетического учета);
4. обоснованность (соответствие первичным документам);
5. полнота;
6. юридическая полноценность формируемой информации.

    Выходной  документ должен содержать информацию, позволяющую идентифицировать:

• предприятие, на котором создан документ;
• документ (название, № и т.д.);
• отчетный период;
• отражение в документе учетной и отчетной информации;
• объем информации документа (количество строк и страниц);
• дату создания документа;
• лицо, составившее документ и ответственные за правильность его составления.

    Выходной  документ на машиносчетном носителе, если он поддерживает «безбумажный»  вид определения регистров, является подлинником, а информация, отображаемая по мере необходимости в человекочитаемой форме – его копией.

    Выходные  документы (подлинники, дубликаты и  копии) на машиночитаемом носителе подлежат авторизации (указывается код должностного лица).

    Выходной  информацией складского учета производственных запасов на ГП «Керченский КХП» является:

• карточка складского учета материалов;
• оборотная ведомость материальных ценностей;
• справочная информация;
• информация о переоценке материальных ценностей;
• реестр первичных документов;
• инвентаризационная ведомость.

    А в бухгалтерии ГП «Керченский  КХП» основной регламентированной выходной информацией по учету материальных ценностей является:

• инвентаризационная ведомость;
• сводная ведомость поступления материальных ценностей (Прилож. 9);
• сводная ведомость расходов материальных ценностей (Прилож. 10, 11);
• оборотная ведомость материальных ценностей;
• группировочная ведомость (Прилож. 12);
• карточка подотчетного лица;
• ведомость отображения хозяйственных операций из учета материальных ценностей на счетах бухгалтерского учета;
• ведомость переоценки материальных ценностей;
• ведомость поступления материальных ценностей в аналитическом разрезе;
• ведомость использования материальных ценностей;
• реестр первичных документов;
• журнал учета отпуска материальных ценностей.

    Для счета 20 в программе 1С, можно получить разделение остатков и оборотов по конкретным товарам, как в суммовом, так и в количественном выражении. Соответствующий отчет называется «Оборотно-сальдовая ведомость по счету».

    Для вывода данного отчета следует выбрать  пункт «Оборотно-сальдовая ведомость  по счету» в меню «Очеты» главного меню программы.

    При выборе пункта «Оборотно-сальдовая  ведомость по счету» на экран будет  выведен запрос параметров ведомости. В этом запросе надо указать:

• за какой период необходимо сформировать оборотно-сальдовую ведомость;
• по какому счету формировать ведомость;
• виды субконто, по которым ведется аналитический учет по счету;
• значение субконто указанного вида;
• вариант использования субконто;

    Параметры использования субконто могут заполняться  в зависимости от того, по каким  видам субконто ведется аналитический  учет по данному счету. При этом порядок  указания видов субконто в параметрах настройки отчета будет определять вложенность группировок отчета.

    Установив нужные параметры настройки, нажмите  на кнопку «Сформировать» или на кнопку «ОК». Программа сформирует отчет  и выведет его для просмотра.

    Ведомость представляет собой список по значениям  субконто.строка ведомости содержит наименование объекта аналитического учета данные: сальдо по счету в целом, развернутое сальдо (отдельно суммы по дебетовым и кредитовым остаткам) и суммарные обороты.

    При просмотре ведомости возможно получение  более подробных сведений о показаелях по интересующему счету. Когда указатель  мыши выводится в виде, вы можете нажатием клавиши Enter или двойным щелчком мыши в данной позиции запросить детализацию сведений по выделенному курсором счету. На экран будет выведено меню, в котором вы должны будете выбрать, какой именно отчет по счету вас интересует:

• карточка счета;
• ведомость по субконто;
• анализ счета;
• отчет по проводкам;
• обороты счета (главная книга);
• журнал-ордер (ведомость) по счету.

    В отчет «Карточка счета» включаются все проводки со счетом по конкретным значениям объектов аналитического учета – наиенованию материала, организации-поставщику и т.д.

    Кроме того, в карточке счета показываются остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после  каждой проводки.

    Для вывода карточки счета следует выбрать  пункт «Карточка счета» меню «Отчеты» главного меню программы. На экран будет  выведен запрос параметров формирования карточки счета.