1. Правовой  статус бухгалтерской  службы, ее место  в структуре управления организацией.

Организация структурно состоит из множества  взаимосвязанных элементов, одни из которых осуществляют коммерческую (текущую, финансовую, инвестиционную) деятельность, а другие – управление ею. Но все они находятся в неразрывной  связи и представляют в совокупности систему управления.

      Одной из составляющих системы управления хозяйствующим субъектом является подсистема бухгалтерского учета, выделяющая в своей структуре финансовый, управленческий и налоговый учет с соответствующими информационными  потоками, которые характеризуются  наличием прямой и обратной связей.

      Бухгалтерский учет в информационной системе управления организаций может быть представлен  следующей схемой:

      Бухгалтерская (финансово-бухгалтерская) служба является частью единого механизма управления текущей, финансовой и инвестиционной деятельностью, которая тесно связана с другими подразделениями организации.

     Правовой  статус бухгалтерской службы регулируется нормативными документами, организационно-правовой формой и общей структурой управления организацией.

      Задачами  бухгалтерской (финансово- бухгалтерской) службы являются:

• Организация взаимоотношений организации с другими субъектами хозяйствования;
• Поиск внутренних и внешних краткосрочных и долгосрочных источников финансирования, выбор наиболее оптимального их сочетания;
• Своевременное обеспечение финансовыми ресурсами текущей деятельности организации;
• Эффективное использование финансовых ресурсов для достижения стратегических и тактических целей организации;
• Сохранение и рациональное использование основного и оборотного капитала, собственного и заемного капитала;
• Обеспечение своевременности платежей по обязательствам организации.

     Конкретными формами реализации задач финансово-бухгалтерской  службы является разработка учетной  политики, элементами которой являются:

• Финансовая политика;
• Кредитная политика;
• Политика управления денежными потоками;
• Амортизационная политика;
• Дивидендная политика;
• Политика формирования доходов и расходов;
• Налоговая политика.

     Деятельность  бухгалтерской службы организации  осуществляется на основании самых  разнообразных документов: организационных, распорядительных, платежных, учетных. Так, в соответствии с Федеральным  законом «О бухгалтерском учете» все факты хозяйственной деятельности, проводимые организацией, должны оформляться первичными учетными документами, поэтому постановка бухгалтерского дела в узком смысле сводится к разработке правил оформления, приема, выдачи и хранения учетной документации на основании организационных и распорядительных документов и составлению ряда дополнительных, корректировке специализированных документов – регистров бухгалтерского и налогового учета и документов внутренней отчетности.

     Таким образом, организация бухгалтерского дела предполагает:

• Разработку организационно-распорядительных документов (положения о бухгалтерии, должностных инструкций работников бухгалтерии, штатного расписания);
• Составление графика документооборота организации;
• Создание номенклатуры дел и организацию хранения документов;
• Формирование кадровой политики бухгалтерии (порядка аттестации бухгалтеров, системы подбора персонала и повышения его квалификации);
• Создание технологии обработки получаемой информации (переменяемая форма ведение учетного процесса).

     Для большинства учетных систем в  мировой практике характерно наличие  двух бухгалтерий: финансовой (общей) и  управленческой (аналитической, промышленной). Финансовой бухгалтерией решаются проблемы взаимоотношений фирмы с государством, банками, акционерами, поставщиками, покупателями и другими контрагентами. Организация  финансовой бухгалтерии, соответствующая  национальной учетной системе, в  той или иной степени регламентируется государством, а во многих случаях  и группой государств в лице межправительственных организаций. Работники финансовой бухгалтерии занимаются определением финансового и имущественного положения  фирмы, оценкой статей актива и пассива  баланса, размеров прибыли, направлениями ее использования. Финансовая бухгалтерия представляет информацию для опубликования в открытой печати.

     Управленческая (аналитическая, промышленная) бухгалтерия  направлена на решение внутренних проблем, связанных с повышением эффективности  работы в разрезе центров ответственности, сегментов деятельности. В управленческой бухгалтерии организует синтетический  и аналитический учет движения материальных активов, готовой продукции, расчетов с рабочими и служащими. Деятельность управленческой бухгалтерии не регламентируется государством. Основная ее цель заключается  в представлении информации и  ее анализе по центрам ответственности, прибыльности сегментов деятельности, обеспечение учета доходов (маржи) и расходов.

     Взаимодействие  бухгалтерии с другими структурными подразделениями организации определяется движением документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота.

     Возможны  два варианта организации учетного процесса:

• централизованный;
• децентрализованный.

     При централизации учетного процесса аппарат  бухгалтерской службы сосредоточен в главной бухгалтерии, где осуществляется ведение синтетического и аналитического учета на основании первичных  и сводных документов, поступающих  из отдельных подразделений организации. В самих подразделениях осуществляют лишь первичную регистрацию фактов хозяйственной деятельности.

     В случает децентрализации учетного процесса персонал бухгалтерской службы рассредоточен по отдельным производственным подразделениям организации, где осуществляется ведение аналитического и синтетиче6ского  учета, составляются отдельные балансы  и отчетность цехов, филиалов, структурных  подразделений. Главная бухгалтерия  в этом случае производит свод балансов подразделений, осуществляет консолидацию баланса и отчетности по организации, контроль за постановкой учета в отдельных подразделениях организации.

2. Организация документооборота в  бухгалтерской службе и в организации.

     Документ  есть закодированное определенным образом  и зафиксированное на специальном  носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной  жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.

     Документооборот – движение документов на предприятии  от их создания или получения от других организаций до принятия к  учету, обработке и передачи в  архив (См. приложение №1).

     Бухгалтерским документом называется письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает  материальную ответственность работников за доверенные им ценности.[¹]

     Бухгалтерскими  документами оформляются любые  хозяйственные операции в той  последовательности, в какой они  совершались. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов учета; юридическое обоснование бухгалтерских  записей, которые делают на основании  документов, имеющих доказательную  силу; использование документов для  текущего контроля и оперативного руководства  хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку  документы служат источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях (См. приложение №3).

     Все документы применяемые в настоящее  время в хозяйственной деятельности, могут быть подразделены по следующим  основным признакам:

• По отношению к предприятию документы подразделяются на внешние и внутренние. Внешние документы составляются корреспондентами предприятия, поступают от сторонних организаций и отражают взаимоотношения предприятия со своими контрагентами (платежные требования). Внутренние документы составляются на самом предприятии его сотрудниками и администраторами для оформления внутренних хозяйственных операций (приходный кассовый ордер).
• По объему отраженных хозяйственных операций – первичные и сводные документы. Первичные документы содержат информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные). Сводные документы предназначены для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира, товарный отчет, журнал регистрации фактов хозяйственной жизни).
• По числу учитываемых позиций документы могут однострочными и многострочными. Однострочные документы содержат одну учетную позицию. Многострочные документы содержат две и более учетные позиции (платежная ведомость).
• По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы содержат разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет, приказы). Эти документы разрежают проведение операции, но содержащаяся в них информация не отражается в учетных регистрах. Оправдательные документы содержат информацию об исполнении распоряжения (отчет кассира, накладные, требования, приходный ордер). Эти документы отражают фактическое совершение операции, и содержащаяся в них информация заносится в учетные регистры. Документы бухгалтерского оформления предназначены для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет износа основных средств). Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных (разрешительных), оправдательных и документов бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость на оплату труда).
• По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные. Материальные документы служат для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (акт приемки-передачи основных средств). Денежные документы предназначены для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное требование-поручение). Расчетные документы используются для оформления расчетных взаимоотношений со своими контрагентами по внешним обязательствам (счет-фактура).
• По способу заполнения – документы могут быть заполняемыми в ручную или с помощью электронных средств вычислительной техники.

     Первичные документы бухгалтерского характера  заполняются бухгалтером. К ним  относятся: различные справки, расчеты, разработочные ведомости и др. Информация, отраженная в этих документах, также заносится в учетные  регистры. Документы, отражающие вопросы  общего руководства предприятием и  его производственно-эксплуатационной деятельностью, составляются органами управления организации.

       Основные этапы документооборота:

     1. Составление и  оформление документов;

     Чтобы документы могли служить достоверным  основанием для бухгалтерских записей  и иметь юридическую силу, к  их составлению предъявляются определенные требования. Прежде всего, необходимо, чтобы документ был составлен  на бланке. Лишь при отсутствии бланков  допускается составление документа  на чистом листе бумаги.

     Бланки  документов изготавливают на белой  бумаге или на бумаге светлых тонов  формата А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Допускается  использование бланков формата  А3 (420х297мм) и А6 (105х148мм).

     Размер  полей бланка не менее мм:

     20 – левое;

     10 – правое;

     20 – верхнее;

     10 – нижнее.

     Написание документа производится чернилами, химическим карандашом, на пишущей  машинке или средствами механизации. Некоторые документы, например чеки, кассовые ордера и т.п., должны заполняться  только чернилами. Не разрешается заполнять  документы простым карандашом, так  как в таких документах легко  стереть написанное и заменить его  другим. Документ составляется по определенной форме, установленной для документов данного вида операций, с обязательным заполнением всех необходимых реквизитов. Содержание документа следует излагать точно и ясно, чтобы давать правильное отражение операций в полном соответствии с действительностью. Текст и  цифры документа требуется писать четко и разборчиво, так, чтобы  не допускать возможности различного их понимания и толкования. В документе  не следует допускать подчисток, помарок и других дефектов, вызывающих сомнения в его подлинности и  правильности. Свободные строки и  графы на бланке документа необходимо прочеркивать с тем, чтобы в этих пробелах не могло быть что-либо вписано  или дописано впоследствии. В денежных документах (чеках, кассовых ордерах  и др.) сумму требуется указывать  не только цифрами, но и прописью, т.е. словами. Документ должен быть снабжен  всеми подписями, необходимыми для  оформления регистрируемой операции и  придания документу юридической  силы. Подписывать документ следует  разборчиво, чтобы можно было прочесть фамилию подписавшего. Перед каждой подписью указывается должность  дающего подпись.