Учет, анализ и аудит основных средств предприятия

- соответствуют  ли должности материально ответственных лиц перечню должностей и работ, замещаемых и выполняемых работ, с которыми организация может заключать письменные договора о полной индивидуальной материальной ответственности;

- созданы  ли материально ответственным  лицам условия для обеспечения  сохранности материальных ценностей, имеются ли закрываемые и охраняемые помещения для хранения, шкафы, сейфы и т.п.;

- оборудованы  ли помещения пожарно-охранной  сигнализацией;

организован ли порядок оформления документов в  случае вывоза материальных ценностей с территории организации;

- назначена  ли приказом руководителя постоянно  действующая комиссия по операциям  с основными средствами;

- проводились  ли инвентаризация и выборочные  проверки, нанесены ли инвентарные  номера на объекты основных  средств.

   Внутренний аудит организационно представлен как структурное подразделение организации и подчиняется руководителю организации. Задачи внутреннего аудита могут быть разнообразными:

• проверка правильности ведения бухгалтерского учета; проверка правильности ведения счетов по расходам и доходам организации (правомерность отнесения расходов на те или иные статьи, законность сформированной прибыли, своевременность списания расходов по счетам и т. д.);
• проверка законности выполнения отдельных операций и др. Для организации и проведения внутреннего аудита рекомендуется разрабатывать методические указания или инструкции, которые должны определять процесс проведения контроля на данном участке работы.

   На  наш взгляд, необходимо организовать внутренний аудит в организации  НОУ ВПО «Кабардино-Балкарский институт бизнеса», которую нужно рассматривать как неотъемлемую часть общей системы внутреннего контроля.

   Его цель является внутренний контроль и  система мер безопасности организации  с целью сохранения и достижения конкретных результатов в деятельности организации. Внутренний аудит включает в себя совокупность планов организации, методов и процедур, применяемых внутри него для защиты активов, увеличения прибыли, обеспечения четкого выполнения указаний руководства организации.

   Задача внутреннего аудита - помочь соответствующим работникам выполнять свои обязанности настолько квалифицированно и эффективно, насколько это возможно. Внутренний аудитор проверяет бухгалтерскую информацию и ее достоверность. Внутренние аудиторы отчитываются перед вышестоящим руководством и обычно имеют прямые связи с аудиторским комитетом, правлением директоров и другими управленческими подразделениями.

   При проведении внутренней аудиторской  проверки учета основных средств  прежде всего необходимо проверить, как ведется аналитический учет основных средств. Такой учет организуется по отдельным объектам, каждому из которых присваивается инвентарный номер на весь период его эксплуатации. Пообъектный учет ведется в инвентарных карточках или книгах. Внутренний аудитор проверяет, как ведутся карточки или книги, а также правильность присвоения шифра амортизационных отчислений и наличие всех справочных данных.

   Проверяет: нет ли объектов основных средств, по которым не ведутся инвентарные  карточки, и предложить восстановить на такие средства инвентарные карточки.

   Отдельно  проверяет состояние учета основных средств в местах их размещения (в  эксплуатации, на складе, в ремонте  и т.д.). Для этого внутренние аудиторы должны также установить правильность ведения инвентарного списка основных средств (типовая форма № ОС-13), соответствие данных аналитического учета записям на счете 01 «Основные средства», регулярность взаимной сверки данных бухгалтерского учета.

   Основными источниками информации об основных средствах служат первичные документа: акты приема-передачи в эксплуатацию основных средств, накладные на внутренне перемещение и др.

   Проверка  правильности ведения аналитического учета может быть сплошной или  выборочной.

   Важным  моментом в организации аналитического учета является качественное и своевременное проведение их инвентаризации. Внутренний аудитор проверяет, как была проведена последняя инвентаризация, какие были выявлены ошибки и как они исправлены. Если инвентаризация основных средств не проводилась более 2-3 лет, то аудитор может потребовать ее проведения. Это позволит более качественно провести последующую проверку и уменьшить аудиторский риск.

   Синтетический учет движения основных средств и  их износа ведется в журналах-ордерах  № 13, 10 и 10/1, а при использовании  ПК – в машинограммах дебетовых и кредитовых оборотов по счетам 01, 02 и 03. Необходимо по эти регистрам сверить данные с Главной книгой, балансом (ф. № 1).

   При расхождении между данными аналитического и синтетического учета нужно  выяснить их причины и виновных в этом должностных лиц, определить последствия и внести предложения по устранению выявленных недостатков.

   Особо тщательно следует проверить  полноту и своевременность проведения инвентаризации основных средств, а  также инвентаризационные описи  и приложенные к ним протоколы заседания инвентаризационных комиссий, сличительные ведомости, ведомости результатов последней инвентаризации, решения руководства организации по итогам ее проведения и правильность отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете. Такая проверка аудитору крайне необходима для того, чтобы убедиться, насколько можно доверять результатам внутреннего контроля, чтобы скорректировать аудиторский риск и, соответственно, аудиторские процедуры.

   В ходе проверки рекомендуется проведение контрольной инвентаризации или, хотя бы, осмотра отдельных объектов основных средств (в местах их постоянного или временного хранения), особенно арендуемых основных средств, так как на практике часто используют фиктивные договоры для начисления арендной платы с целью увеличения себестоимости продукции и присвоения средств.

   Кроме того, проводится анализ всех рисков, в  том числе налоговых, возникающих  при существующей системе документального  оформления и использования объектов основных средств.

   В ходе аудита также анализируется адекватность используемой системы автоматизации учета объектов основных средств объему учитываемых объектов и требованиям, предъявляемым к ней в целях формирования показателей бухгалтерской отчетности и управления. 

3.3. Основные  направления совершенствования учета основных средств. 

     Методы  проведения оценки имущества, исследование теоретических и прикладных проблем, связанных с оценкой бизнеса  в целом, занимают в настоящее  время одно из центральных мест не только в бухгалтерском учете, но и в оценочной деятельности. Однако в отличие от оценки бизнеса данные проблемы в бухгалтерском учете необходимо рассматривать в комплексе с проблемами отражения операций по переоценке на счетах бухгалтерского учета. Проблемы отражения переоценки Основных средств в бухгалтерском учете были рассмотрены нами наряду с другими проблемами в первой главе.

     Основной  целью переоценки основных средств  в учете является определение  их восстановительной стоимости, обусловленной  необходимостью формирования источника  воспроизводства основных средств, исходя из потребностей и уровня цен на подобные объекты применительно к условиям рынка на данный момент времени, достоверностью определения показателей себестоимости, прибыли и коэффициентов, характеризующих эффективность использования основных средств.

     Возможность использования оценки по восстановительной  стоимости в российском учете  предусмотрена в настоящее время  ПБУ 6/01* и Методическими указаниями по бухгалтерскому учету основных средств.*

     Сумма дооценки основных средств в результате переоценки зачисляется в добавочный капитал организации. Сумма дооценки объекта основ средств, равная сумме уценки, проведенной в предыдущие отчетные периоды и отнесенной на счет прибылей и убытков в качестве прочих расходов, относится на счет учета нераспределенной прибыли (непокрытого убытка).

     Сумма уценки объекта основных средств  в результате переоценки относится  на счет учета нераспределенной прибыли (непокрытого убытка). Сумма уценки объекта основных средств относится  в уменьшение добавочного капитала организации, образованного за счет сумм дооценки этого объекта, проведенной в предыдущие отчетные периоды. Превышение суммы уценки объекта над суммой его дооценки, зачисленной в добавочный капитал ор в результате переоценки, проведенной в предыдущие отчетные периоды, относится на счет учета нераспределенной прибыли (непокрытого убытка). Если результаты переоценки подлежат отнесению на финансовый результат деятельности организации, то проводки нужно делать в межотчетный период в корреспонденции со счетом 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)», субсчет «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) отчетного года». Если объект выбывает, сумма его дооценки переносится с добавочного капитала в нераспределенную прибыль организации.

     Нами  ставится под сомнение утверждение автора что «снижение величины добавочного капитала возможно при увеличении уставного капитала».* Поскольку суммы проведенной в установленном порядке дооценки основных средств выступают в качестве резерва на уценку основных средств, то они могут быть использованы только по целевому назначению. К уставному капиталу могут быть присоединены (при соответствующей перерегистрацией устава) только суммы, которые инвестированы (дополнительно инвестированный капитал) или реинвестированы (капитализированная чистая прибыль и резервный капитал). Суммы проведенной переоценки основных средств не относятся ни к первому, ни ко второму возможному варианту пополнения уставного капитала, а выступают следствием методического приема бухгалтерского учета.

     Далее, на бухгалтерских счетах должны учитываться  экономически однородные объекты. По мнению автора, дополнительно инвестированный  капитал и резерв по переоценке основных средств, учитываемые сегодня едином счете 83 «Добавочный капитал», не являются таковыми. Соответственно, последний объект должен быть вынесен на отдельный счет в качестве самостоятельного резерва.

     Еще в 1998г. § 64 МСФО 16 «Основные средства»  имел следующую редакцию: «Когда объект основных средств отражается по переоцененной  стоимости, должна раскрываться следующая информация:

1. способ переоценки активов;
2. дата, по состоянию на которую проводилась переоценка;
3. привлекался ли независимый оценщик;
4. балансовая стоимость каждого вида основных средств,
5. результат переоценки, указывающий на изменения за период, и ограничения на распределение остатка данного резерва между акционерами».*

     Именно  п. (е.) подтверждает правильность позиции  авторов, акцентируя внимание на следующих  моментах:

-  сумма  дооценки рассматривается МСФО  как резерв на случай уценки ранее дооцененных основных средств;

- на  остаток данного резерва МСФО  наложено ограничение на распределение  между акционерами, что также  не допускает его присоединения  к уставному капиталу и неуместно  отражать в составе добавочного  капитала.

     В Комментарии [18] сказано: «Не следует забывать о том, что в результате переоценки объекта основных средств корректируется и сумма начисленной амортизации. С этой целью определяется коэффициент для пересчета как отношение рыночной стоимости к стоимости, по которой объект отражается в бухгалтерском учете. В соответствии с МСФО 16 накопленная на дату переоценки амортизация пересчитывается пропорционально измененной) балансовой стоимости актива так, что после переоценки балансовая стоимость равняется его переоцененной стоимости (балансовая (учетная) стоимость - это сумма, по которой актив признается в бухгалтерском балансе, за вычетом суммы накопленной амортизации)». Здесь, разделяя мнение автора относительно методики пересчета амортизации, автор обращают внимание на некорректность унификации понятий «балансовая» и «учетная» стоимость основных средств. По мнению автора, первая (балансовая стоимость) должна показывать экономические ресурсы, т.е. затраты, обещающие экономические выгоды в будущем, следовательно, это остаточная стоимость. Вторая - учетная стоимость - отражается на счете 01 «Основные средства», т.е. первоначальная, или восстановительная.*

     В соответствии с последней редакцией  МСФО 16 (декабрь 2003г., действует с 01.01.2005) отчитывающаяся организация должна ежегодно анализировать состояние основных средств на предмет их переоценки, возможностям применения более обоснованной схемы начисления амортизации и пересмотра полезного срока службы.*

     Накопленная амортизация во время переоценки:

-переоценивается  заново пропорционально изменению балансовой стоимости актива до вычета амортизации; этот метод применяется при переоценке путем индексирования;

-списывается  против балансовой стоимости,  а чистая (остаточная) стоимость  переоценивается.

     В первом случае (пример 8.17 в) набор рекомендованных 6ухгалтерских записей выглядит так: