Учет и аудит движения основных средств

 
2 Учет движения основных  средств и пути его совершенствования  

 

2.1 Документальное  оформление и учет поступления  основных средств 

 

На исследуемом предприятии  учет основных средств ведется в  соответствии с учетной политикой  разработанной в соответствии с  требованиями Закона Республики Казахстан  от 28 февраля 2007г. «О бухгалтерском  учете и финансовой отчетности»  и Закона Республики Казахстан «О естественных монополиях» от 9 июля 1998 г. Базой для ее формирования являются: Международные стандарты финансовой отчетности, Методические рекомендации по применению МСФО, разработанные  Министерством финансов Республики Казахстан, Типовой план счетов бухгалтерского учета, утвержденный приказом Министерства финансов Республики Казахстан от 23.05.2007 г. №185. Руководство предприятия  строит и применяет учетную политику так, чтобы финансовая отчетность АО "KEGOC" соответствовала всем требованиям  каждого применимого МСФО.

В учетной политике предприятия  раскрыты принципы учета основных средств:

1) Учет основных средств регламентируется  МСБУ 16 «Недвижимость, здания и  оборудования» от 24.01.05. и методическим  рекомендациям по применению  данного стандарта.

2) Основные средства учитываются  по фактической стоимости приобретения. Земля и здания в дальнейшем  отражаются по справедливой стоимости,  которая определяется руководством  предприятия на основе оценки, осуществляемой профессиональными  оценщиками. При этом здания учитываются  за вычетом накопленной амортизации.

3) Для начисления амортизации  основных средств используется  прямолинейный метод начисления. Данный метод распространяется  на все виды основных средств,  кроме вычислительной и оргтехники.

4) Для начисления амортизации  на вычислительную и оргтехнику  применяется метод уменьшающегося  остатка.

5) Стоимость существенных обновлений  и усовершенствований основных  средств капитализируется.

Основные средства поступают в  подразделение АО "KEGOC" в результате:

1) приобретения за плату у  других организаций;

2) строительства хозяйственным  или подрядным способом;

3) получения от других организаций  и лиц в безвозмездное пользование;

4) внесения учредителями в счет  их вкладов в уставный капитал;

5) получения в хозяйственное  ведение или оперативное управление;

6) взятия в аренду с последующим  выкупом;

7) поступления по акту дарения;

8) передачи в совместную деятельность  и доверительное управление;

9) передачи в обмен на другое  имущество и другими способами,  не противоречащими действующему  законодательству.

На основании соответствующих  документов все объекты основных средств должны быть своевременно и  полностью оприходованы. Поступившие  в организацию объекты основных средств принимаются специальной  комиссией, созданной по распоряжению руководителя организации.

Акт приемки-передачи основных средств  составляется для:

-  учета ввода объектов в эксплуатацию, за исключением тех случаев, когда ввод объектов в действие должен в соответствии с действующим законодательством оформляться в особом порядке;

-  оформления внутреннего перемещения основных средств из одного структурного подразделения Компании в другое;

-  оформления передачи основных средств со склада (из запаса) в эксплуатацию;

-  исключения из состава основных средств при передаче, продаже другой организации.

При вводе в эксплуатацию основных средств, приобретенных от поставщиков  акт составляется в одном экземпляре на каждый отдельный объект приемочной комиссией, назначенной руководителем  Компании (филиала). Акт приемки-передачи основных средств, после его оформления, с приложенной технической документацией (технический паспорт, чертеж и пр.) передается в бухгалтерию, подписывается  главным бухгалтером и утверждается руководителем Компании (филиала) или  лицом, на то уполномоченным. На основании  этих документов бухгалтер делает запись в инвентарную карточку учета  основных средств, после чего передает техническую документацию материально-ответственному лицу, за которым закреплено это  основное средство. Составление общего акта, оформляющего приемку нескольких объектов основных средств, допускается  лишь при учете производственного  и хозяйственного инвентаря, инструмента, оборудования и т.п., если эти объекты  однотипны, имеют одинаковую стоимость  и приняты в одном календарном  месяце.

При оформлении перемещения основных средств между филиалами акт  приема-передачи выписывается в двух экземплярах материально-ответственным  лицом, передающим активы, подписывается  главным бухгалтером, утверждается руководителем Компании (филиала) (Приложение А). Первый экземпляр с распиской  получателя и сдатчика передается в  бухгалтерию филиала, передающего  основные средства. Второй экземпляр  вместе с технической документацией  передается филиалу-получателю. Одновременно из бухгалтерии филиала-поставщика в филиал-получатель и бухгалтерию  Исполнительной дирекции электронной  почтой передается извещение на переданные основные средства.

При безвозмездной передаче основных средств с баланса Компании на баланс других юридических лиц акт  выписывается в трех экземплярах  на все передаваемые объекты комиссией, назначенной приказом Президента Компании либо уполномоченного им лица. Акт подписывается представителями двух сторон и утверждается единственным акционером Компании. Далее один экземпляр акта передается в бухгалтерию Исполнительной дирекции, второй экземпляр передается в бухгалтерию филиала Компании для формирования бухгалтерских записей. Третий экземпляр вместе с технической документацией передается юридическому лицу, принимающему основные средства.

В акте приемки-передачи основных средств  обязательно должны указываться  следующие данные:

а) наименование основных средств;

б) инвентарный и заводской номера основных средств;

в) дата приобретения основных средств;

г) первоначальная стоимость основных средств;

д) балансовая стоимость основных средств;

е) сумма начисленной амортизации  основных средств;

ж) сумма переоценки основных средств.

При первичном вводе в эксплуатацию построенного объекта акт приемки-передачи основных средств ОС-1 составляется на основании Акта приемочной (рабочей) комиссии по форме, утвержденной постановлением Правительства Республики Казахстан  от 15.10.2001г. №1328. Акт приемки-передачи основных средств ОС-1, после его  оформления с приложенной технической  документацией (технический паспорт, чертеж и пр.), утверждается руководителем  Компании или лицом, на то уполномоченным, и затем передается в бухгалтерию. На основании полученных документов бухгалтер делает запись в инвентарную  карточку учета основных средств, после  чего передает техническую документацию материально-ответственному лицу, за которым  закреплено это основное средство.

Накладная на внутреннее перемещение  основных средств (Приложение Б) применяется  при передаче основных средств от одного материально-ответственного лица другому внутри структурного подразделения  Компании. Разрешение на передачу выдается Первым вице-президентом (директором филиала) Компании, либо уполномоченным лицом. Выписывается акт на внутреннее перемещение  основных средств в двух экземплярах  лицом, передающим основное средство. Первый экземпляр с подписями  получателя и отправителя передается в бухгалтерию Исполнительной дирекции (филиала) как основание для формирования бухгалтерских записей, второй остается у материально-ответственного лица, передающего основные средства, как  основание для передачи основного  средства. В накладной указываются  все данные по передаваемому объекту, а также указывается причина  перемещения.

Акт приемки-передачи отремонтированных, реконструированных и (модернизированных) основных средств (Приложение В) применяется  для оформления приемки-передачи основных средств из капитального ремонта, реконструкции  и модернизации. Акт составляется и подписывается приемочной комиссией, назначенной Первым вице-президентом  Компании (директором филиала), и утверждается Первым вице-президентом Компании (директором филиала). При выполнении работ хозяйственным способом акт выписывается в одном экземпляре, а при выполнении ремонта, модернизации, реконструкции подрядным способом, акт выписывается в двух экземплярах. Первый экземпляр передается в бухгалтерию Исполнительной дирекции (филиала) для внесения информации о произведенном ремонте, реконструкции или модернизации в инвентарную карточку, а второй экземпляр передается подрядной организации. В технический паспорт соответствующего объекта основных средств материально-ответственным лицом вносятся необходимые изменения в характеристику объекта, связанные с модернизацией, реконструкцией. Приемопередаточная документация при выполнении ремонтов основных средств оформляется в объеме и по формам, предусмотренных «Правилами организации подготовки и проведения ремонтов электросетевых объектов ОАО «KEGOC», утвержденных приказом от 02.04.01г. № 120 (с последующими изменениями и дополнениями, утвержденными соответствующими приказами).

Затраты на ремонт, производимые в  целях сохранения и поддержания  технического состояния объекта, первоначальную стоимость основных средств не увеличивают, а признаются как текущие расходы  в момент их возникновения. Увеличение первоначальной стоимости объектов основных средств производится в  случае улучшения состояния объекта, повышающего его первоначально  оцененные нормативные показатели: срок полезной службы, производственную мощность и т.д. Заключение об отнесении  затрат на капитализацию или на ремонт дается приемочной комиссией по основным средствам в акте приемки-передачи отремонтированных, реконструированных и (модернизированных) объектов (Приложение В).

Аналитический учет основных средств  ведется в бухгалтерии Исполнительной дирекции АО «KEGOC» в инвентарных  карточках, которые открываются  на каждый инвентарный объект. Инвентарные  карточки ведутся в электронном  виде. Инвентарные карточки заполняются  в бухгалтерии Исполнительной дирекции на основании актов приемки-передачи основных средств, технических паспортов  и других документов (Приложение Г).

Присвоенный инвентарный номер  сохраняется за инвентарным объектом на весь период нахождения его на предприятии, под этим номером он проходит во всех первичных документах и учетных  регистрах. При выбытии объекта  его инвентарный номер не должен присваиваться другому поступившему объекту.

Все основные средства, закрепленные за материально ответственными лицами в разделе цехов (отделов) предприятия, заносят в инвентарные списки основных средств. (Приложение Д) Списки находятся у материально ответственных  лиц и используются ими для  оперативных целей. Данные о стоимости  основных средств в списках и  инвентарных карточках должны соответствовать. По месту нахождения учет основных средств может вестись во вторых экземплярах инвентарных карточек, которые выписывает бухгалтерия. Данные картотеки бухгалтерии и картотеки  по месту эксплуатации основных средств  должны быть тождественны.

Согласно Типовому плану счетов от 23.05.2007 №185 для учета основных средств предназначена группа счетов 2410 «Основные средства».

Основные средства на предприятии  детализируются по видам. Вид основных средств – это объединение  активов, одинаковых по характеру и  использованию в деятельности организации. В зависимости от детализации  по видам основных средств открываются  синтетические счета:

2411 - Земля

2412 - Здания и сооружения

2413 - Машины и оборудование, передаточные  устройства

2414 - Транспортные средства

2415 - Прочие основные средства

На счете 2411 «Земля» учитываются  земельные участки, которые находятся  в собственности Компании либо переданы Компании в постоянное землепользование. Инвентарным объектом является каждый земельный участок, на который выдан  «Акт на право собственности на земельный  участок (право постоянного землепользования)»

На счете 2412 «Здания и сооружения»  учитываются архитектурно-строительные объекты, назначение которых состоит  в создании условий для труда, жилья и хранения материальных ценностей. Инвентарным объектом считается  каждое отдельно стоящее здание.

А также учитываются инженерно-строительные объекты, предназначенные для процесса производства путем выполнения функций, не связанных с изменением предметов  труда: отстойники, прудынакопители, обводные канавы, скважины, нефтегазохранилища, дамбы, нефтеловушки, закрытая коллекторно-дренажная  сеть, учебнотренировочный комплексы (полигоны), эстакады, навесы, ограждения на подстанциях, автомобильные дороги, железнодорожные подъездные пути, берегоукрепительные  берегозащитные сооружения; резервуары, цистерны, баки и др. емкости и  т.д. Инвентарным объектом является каждое отдельное сооружение со всеми  удобствами, составляющими с ним  одно целое.

На счете 2413 «Машины и оборудование, передаточные устройства» учитываются: