Учет расчетов денежных средств

       Предприятия имеют право хранить в своих  кассах наличные деньги сверх установленных  лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному  характеру  и стипендий не свыше трех рабочих дней (для предприятий расположенных  в районах Крайнего Севера и приравненным к ним местностях, - до 5 дней), включая получения в банке. 
 
 
 
 

3.1. Применения и регистрация контрольно-кассовой техники 

       Если  предприятие осуществляет торговую деятельность, то денежные расчеты с населением, которые, согласно ФЗ РФ от 22.05.2003г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» производятся почти всеми организациями, предприятиями, учреждениями, их филиалами и другими обособленными подразделениями, а также физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, с обязательным применением контрольно-кассовой техники (ККТ) [12].

       На  приобретаемые предприятием ККТ должны быть заключены договора с центром технического обслуживания (ЦТО) или заводом-изготовителем об их принятии на техническое обслуживание и ремонт. Деятельность этих центров регулируется Положением о порядке продажи, технического обслуживания и ремонта ККТ.

       В соответствии со статьей 4 Закона о  применении контрольно-кассовой техники, контрольно - кассовая техника должна быть зарегистрирована в налоговых органах по местонахождению предприятия.

       Для регистрации ККТ необходимо представить в налоговый орган по месту учета предприятия заявление установленной формы за подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. К заявлению должны прилагаться:

1. паспорта на регистрируемые ККТ;
2. договор купли-продажи (накладная) ККТ или договор аренды;
3. договор о техническом обслуживании и ремонте ЦТО или непосредственно предприятием-изготовителем ККТ из числа зарегистрированных органами исполнительной власти субъектов РФ.

       Кроме того, необходимо представить журнал кассира- операциониста по форме № КМ-4, пронумерованный, прошнурованный и скрепленный подписями руководителя и главного бухгалтера и печатью. Следует иметь при себе свидетельство о регистрации предприятия для уточнения юридического адреса.

       На  зарегистрированную ККТ налоговый орган выдает предприятию карточку регистрации ККТ в налоговом органе, а также возвращает паспорта на регистрируемые ККТ и договор об их техническом обслуживании и ремонте в ЦТО [12].

       Предприятия, применяющие контрольно-кассовые машины, обязаны:

1. регистрировать контрольно-кассовую технику;
2. использовать исправную контрольно-кассовую технику для осуществления денежных расчетов с населением;
3. выдавать покупателю (клиенту) вместе с покупкой (после оказания услуги) отпечатанный контрольно-кассовой техникой чек за покупку (услугу), подтверждающий исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и продавцом (соответствующим предприятием).
4. обеспечивать работникам налоговых органов и центров технического обслуживания контрольно-кассовой техники беспрепятственный доступ к контрольно-кассовой технике.

       В организациях допускается применение только исправной контрольно-кассовой техники с долговременным и энергонезависимым хранением информации в фискальной (контрольной) памяти, которые:

• -соответствуют техническим требованиям к контрольно-кассовой технике;
• -допущены к использованию в соответствии с классификатором контрольно-кассовой техники;
• -имеют в случаях, установленных комиссией, прикладные программы, допущенные комиссией к использованию с конкретной моделью контрольно-кассовой техники;
• -оснащены средствами визуального контроля «Государственный реестр» и «Сервисное обслуживание»;
• -находятся на техническом обслуживании в центре технического обслуживания контрольно-кассовой техники;
• -зарегистрированы в налоговых органах.

       В необорудованных помещениях или  вне помещений могут использоваться компактные контрольно-кассовые машины с автономным электропитанием [4].

       Контрольно-кассовая техника должна проходить проверку исправности в центрах технического обслуживания ежегодно, в январе - феврале.

       Не  допускаются к применению ККТ, на которых отсутствует либо повреждена пломба центра технического обслуживания, отсутствуют маркировка предприятия-изготовителя или одного из средств визуального контроля [4].

       Неисправной считается контрольно-кассовая техника, которая:

• -не печатает, печатает неразборчиво или не полностью печатает на чеке обязательные реквизиты;
• -не печатает, печатает неразборчиво или не полностью печатает контрольную ленту или другие документы, предусмотренные техническими требованиями к контрольно-кассовой технике и их фискальной памяти;
• -не выполняет или выполняет с ошибками операции, предусмотренные техническими требованиями к контрольно-кассовой технике и их фискальной памяти;
• -не позволяет получить данные, содержащиеся в фискальной памяти, необходимые для осуществления контроля налоговым органом;
• -применяет прикладные программы, не допущенные Комиссией к использованию с конкретной моделью контрольно-кассовой техники.

       У ООО «Компьютерный центр» зарегистрировано восемь касс в разных торговых точках г. Архангельска, г. Северодвинска,  г. Новодвинска  
 

3.2. Документальное оформление кассовых операций 
 

Основанием  для отражения в бухгалтерском учете (учетных регистрах) движения наличных денежных средств служат первичные документы.

       Кассовые  операции оформляются типовыми межведомственными  формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным Банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации (утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №88):

• № КО-1 «Приходный кассовый ордер» - применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации;
• № КО-2 «Расходный кассовый ордер» - применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации;
• № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов» - применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов;
• № КО- 4 «Кассовая книга» - применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе;
• № КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» - применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

       Документы заполняются в одном экземпляре, четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписываются на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются [6].

       Кассир  при получении приходных и  расходных кассовых ордеров или  заменяющих их документов:

• -проверяет наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;
• -проверяет правильность оформления документов;
• -проверяет наличие перечисленных в документах приложений.

       В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию  для надлежащего оформления.

       3.3. Лимит наличных денежных средств 
 

       В соответствии с правилами все  предприятия независимо от формы собственности  должны хранить свои денежные средства в учреждении банка. Наличные деньги, полученные кассой, расходуются только на те цели, на которые они получены: на выдачу заработной платы, на командировочные, операционные, хозяйственные и другие расходы [12].

       Максимальная  сумма, которая может находиться в кассе, определяется лимитом. Лимит  остатка наличных денег в кассе  устанавливается обслуживающим  банком всем предприятиям, организациям и учреждениям независимо от формы  собственности и сферы деятельности. Предприятия, не имеющие его, должны ежедневно сдавать в банк всю денежную наличность. Не сданная в банк денежная наличность считается сверхлимитной.

       Наличные  деньги могут быть сданы в дневные  и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров [3].

       Лимит остатка кассы для предприятий  устанавливается банком по согласованию с руководителями предприятий  в размере, необходимом для обеспечения нормальной работы предприятия.

       Сверх установленного лимита деньги могут  храниться в кассе только в  дни выплаты заработной платы, выплаты  пособий по социальному страхованию  и стипендий не свыше трех рабочих дней (для предприятий расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях,- до 5 дней), включая день получения денег в банке. Всю денежную наличность сверх лимита предприятия обязаны сдавать в банк [3].

       Так, за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов в соответствии с Указом Президента РФ от 23.05.94 №1006 (в ред. от 25.07.2000) взимается штраф в 3-кратном размере обнаруженной сверхлимитной кассовой наличности.

       Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и срока сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

       Для установления лимита остатка наличных денег в кассе, предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу»

       Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном  порядке по обоснованной просьбе  предприятия (в случае изменения  объемов кассовых оборотов, условий  сдачи выручки и другие), а также в соответствии с договором банковского счета. ( См. приложение Е) 
 

3.4. Прием наличных денег в кассу и оформление кассовых документов 
 

       В случае соблюдения всех перечисленных  выше требований и соответствия документов кассир принимает наличные деньги.

       При приеме наличных денег кассир проверяет их платежеспособность в соответствии с Признаками платежеспособности банкнот и монет Банка России установленными Положением ЦБ РФ от 09.10.2002 № 199-П .

       Прием наличных денег кассами предприятий  производится по приходным кассовым ордерам, которые выписываются в бухгалтерии, где сразу же регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) (См. Приложение Ж), подписываются главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия [7].

       Приходный кассовый ордер применяется для  оформления поступления денег в  кассу как в условиях применения методов ручной обработки, так и  при обработке информации с применением  средств вычислительной техники.

       Приходный кассовый ордер выписывается в одном  экземпляре работником бухгалтерии.

         При этом о приеме денег  выдается квитанция к приходному  кассовому ордеру за подписями  главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира,  заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. Квитанция выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а сам кассовый ордер остается в кассе.