Учет расчётов с подотчётными лицами

При командировке лица, работающего  по совместительству, средний заработок  сохраняется на том объедении, предприятии, учреждении, организации, которое его  командировало. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работу средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними [8].

 
3. Бухгалтерский учет и  налоговый учет 3.1 Бухгалтерский учет

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это предусмотрено  Планом счетов бухгалтерского учета  финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина  России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических регистрах эти  расчеты нужно отражать подробно - отдельно по каждому сотруднику и  по каждому авансовому отчету. Для  этого обычно используется журнал-ордер  № 7, форма которого утверждена письмом  Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63.

Бухгалтер выписывает расходный  кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетное лицо ставит свою подпись в ордере, дату. Это  операция отражается проводкой: дебет 71 кредит 50 - выданы деньги в подотчет (обратная проводка - сданы неизрасходованные  деньги подотчетным сотрудником). Расходный  кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Потратив деньги, сотрудник  составляет авансовый отчет, его  форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

Если из авансового отчета видно, что подотчетное лицо истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым  и задолженность не образуется.

Если же часть денег  осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу  предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у  работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

1)  руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

2)  руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в  корреспонденции со счетом 94 "Недостачи  и потери от порчи ценностей".

Следует отметить, что счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - активно-пассивный и в аналитическом  учете он может иметь сальдо сразу  по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

Выдача денег сверяется  с кассой (с проводкой). А кредиту 71 счета составляется мемориальный ордер № 18, особенностью данной формы  учета является то, что мемориальные ордера пишутся на все регистры аналитического учета. Делается это, чтобы определить итог оборотов, с указанием корреспондирующих  счетов. Ордер регистрируется в регистрационном  журнале по счетам синтетического учета  и разносится в Главной книге. Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом  учете, сверяются данные. На основании  Главной книги составляется оборотная  ведомость по счетам Главной книги  и на ее основании составляется баланс.

В бухгалтерском балансе  дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать  в строке 246 "Прочие дебиторы", а кредиторскую - по строке 628 "Прочие кредиторы".

Командировочные затраты  относятся к расходам по обычным  видам деятельности и включаются в состав прочих затрат (п. п.5, 8 ПБУ 10/99 "Расходы организации").

В ситуации, когда работник вовремя не представил авансовый  отчет и не вернул неизрасходованную  сумму, по распоряжению работодателя (но не позднее 1 месяца со дня окончания  срока возврата денег) эта сумма  удерживается из зарплаты работника.

Не следует забывать о  том, что при выплате зарплаты удержания не должны быть больше 20% от суммы заработной платы работника. Если работник оспаривает данную ситуацию, то денежные средства могут быть взысканы в судебном порядке. Размер удержаний  может быть увеличен до 50%, если представлены два или больше исполнительных документов.

Для отражения удержаний  из заработной платы в бухгалтерском  учете используются: счет 94 "Недостачи  и потери от порчи ценностей", счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", счет 73 "Расчеты  с персоналом по прочим операциям".

В бухгалтерском учете  отражаются следующие проводки:

Д-т 94 К-т 71 - отражены не возвращенные в установленные сроки денежные средства

Д-т 70 К-т 94 - удерживаются из заработной платы работника не возвращенные в установленные сроки денежные средства

Д-т 73 К-т 94 - взысканы не возвращенные в установленные сроки денежные средства в случае, когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника организации.

Что касается авиа - и железнодорожных  билетов, то, как правило, на их покупку  командированному лицу выдаются наличные деньги. Но организация может приобрести билеты в централизованном порядке  по безналичному расчету. В таком  случае приобретение и выдача билетов  под отчет оформляются в бухгалтерском  учете следующими записями:

Д-т 60 К-т 51 - перечислен аванс за авиабилеты

Д-т 50-3 К-т 60 - получены авиабилеты

Д-т 19 К-т 60 - на сумму НДС

Д-т 71 К-т 50-3 - авиабилет выдан подотчетному лицу.

3.2 Налогообложение и  налоговый учет

"Входной" НДС можно  принять к вычету, если командировка  связана с деятельностью организации,  облагаемой НДС. При этом сумма  налога должна быть выделена  отдельной строкой в счете-фактуре  или бланке строгой отчетности. НДС, уплаченный по расходам  на командировки, в том числе  по услугам гостиниц, принимается  к вычету либо на основании  счетов-фактур, выставленных гостиницами  при оказании данных услуг,  либо на основании документов  строгой отчетности.

Счета-фактуры не выставляются при реализации авиакомпаниями и  агентами авиакомпаний организациям авиабилетов, оформленных командированным сотрудникам.

При приобретении в период служебной командировки работников услуг по найму жилых помещений  и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно (включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей) основанием для регистрации  счетов-фактур в книге покупок  являются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке [6]. Таким образом, получается, что счет-фактура в данной ситуации не нужна.

3.3 Особенности исчисления  налога на доходы физических  лиц при оплате командировочных  расходов

Главой 23 Налогового кодекса  РФ не предусмотрено каких-либо различий в обложении налогом на доходы физических лиц между командировками внутри страны и за рубежом. Единственным различием является то, что при  командировках за границу перечень расходов, не включаемых в налогооблагаемый доход, шире, по сравнению с командировками внутри страны.

В частности, при оплате организацией командированному лицу расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются:

суточные, выплачиваемые  в пределах норм, установленных в  соответствии с действующим законодательством;

фактически произведенные  и документально подтвержденные целевые (обратите внимание - целевые, то есть обоснованные) расходы на:

а) проезд к месту назначения и обратно;

б) сборы за услуги аэропортов;

в) комиссионные сборы;

г) расходы на проезд в  аэропорт или на вокзал, в местах отправлении, назначения или пересадок;

д) провоз багажа;

е) расходы по найму жилого помещения;

ж) оплату услуг связи;

з) получение и регистрацию  служебного заграничного паспорта;

и) получение виз и консульские  сборы;

к) расходы, связанные с  обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную  валюту.

В случае непредставления  командированным лицом документов, подтверждающих осуществление расходов по найму жилого помещения, суммы  такой оплаты освобождаются от налогообложения  только в пределах норм, установленных  законодательством РФ.

Организация может самостоятельно установить нормы компенсации расходов по найму жилья во время командировок на территории России и за границей для целей бухгалтерского учета, превышающие установленные нормы.

При налогообложении доходов  физических лиц с 1 января 2008 года следует  учесть следующие особенности.

Для командировок по России не надо будет удерживать НДФЛ с  суточных, величина которых не превышает 700 руб. в день, для командировок за рубеж лимит составляет не более 2500 руб. Соответствующие поправки внесены  в пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса  РФ и действуют они с 1 января 2008 года.

В случае направления работников в командировки при получении  доходов в денежной форме дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода. Таким  образом, дата фактического получения  работником подлежащего налогообложению  дохода в виде суммы денежных средств, превышающих нормы суточных определяется как дата выплаты суточных. Соответственно, при расчете подлежащей налогообложению  суммы фактически полученных суточных над их нормативным размером, необходимо применять курс иностранной валюты к рублю, действующий на дату выплаты  суточных [3, с.296].

Услуги за пользование VIP-залом  подлежат включению в совокупный доход, облагаемый НДФЛ. Налоговый кодекс РФ позволяет принимать к учету  только производственные и экономически обоснованные расходы.

То есть, исходя из этого, можно сделать вывод, что если дополнительная услуга является обязательной, но выделена отдельно в счете гостиницы, к примеру, плата за телевизор, холодильник, то она не облагается налогом на доходы физических лиц. Но если такие  услуги являются добровольными и  призваны удовлетворять личные потребности  командированных работников (например, плата за мини-бар, бассейн, кабельные  каналы телевидения и т.д.), то они  должны облагаться налогом на доходы физических лиц.

Подобная же ситуация и  с завтраками. Если завтраки предоставляются  гостиницей, но в счете отдельной  строкой не выделяются, то их в целях  начисления НДФЛ не определяют. В случае если их сумма выделена отдельной  строкой, тогда эти расходы должны покрываться за счет суточных. Суммы  расходов на завтраки в гостинице, оплаченные отдельно, сверх суточных, должны облагаться НДФЛ.

 
Заключение

Перед данной работой была поставлена цель - осветить как можно  больше вопросов в отношении расчёта  с подотчётными лицами.

Особое внимание уделено  вопросам проверки расчетов с подотчетными лицами, при этом учтены последние  нормативные акты. В работе приведены  практические рекомендации, бухгалтерские  проводки, которые помогут правильно  отразить в учете административно-хозяйственные, командировочные, представительские  и прочие расходы, оформить бухгалтерские  документы.

В работе рассмотрены поставленные цели и задачи.

Также в работе рассмотрены  типичные ошибки, которые могут быть обнаружены при оформлении расчетов с подотчетными лицами.

Конечно, в рамках одной  работы достаточно сложно произвести исчерпывающий анализ всех проблем  и всех возможных ситуаций, связанных  с расчетом с подотчетными лицами.

Была рассмотрена организация  учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета  данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.

Эти расчеты позволяют  увеличить оборачиваемость сырья  и материалов, а в конечном итоге  и денежных средств. Если организация  не имеет специальных хранилищ для  длительного хранения продукции (запасы сырья и материалов могут храниться  до двух недель), ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывное  производство и последующую реализацию готовой продукции. Приобретение сельхозпродукции подотчетным лицом дает дополнительные гарантии ее качества.

При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым  для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного  белья, дополнительные расходы (кроме  как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги

Так же были освещены такие  вопросы как:

понятие подотчетных сумм;

выдача и возврат подотчетных  сумм;

право и порядок получения  денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении  подотчетных лиц в служебные  зарубежные командировки и командировки по России, расходы на представительские  цели;