Учетные регистры

Учётные регистры. Форма бухгалтерского учета

Учетные регистры - специальным образом разграфленные листы, в которые производятся записи хозяйственных операций. Запись хозяйственных операций в регистры называется учетной регистрацией. Процесс учетной регистрации хозяйственных операций:

                                              Синтетические                             Баланс

     Документы                      и аналитические                     и отчетность

                                               счета (регистры)

В документах регистрируется каждая отдельная операция. Сведения из документов переносятся в учетные регистры. В синтетических и аналитических регистрах ведется текущий учет и группировка  данных по счетам бухгалтерского учета о состоянии и движении хозяйственных средств и источников их образования. В балансе отражается в денежной оценке на определенную дату состояние хозяйственных средств и их источников. Каждая хозяйственная операция, оформленная документом должна быть отражена в том или ином учетном регистре.

В первичных документах регистрируются только отдельные хозяйственные операции, поэтому в них не дается обобщения всех операций.

Отражение хозяйственных операций в учетных регистрах — второй этап учетных работ. Записи в учетных регистрах могут выполняться от руки чернилами или пастой шариковой ручки, печататься на пишущей машинке или с помощью ПЭВМ.

Записи в учетных регистрах используются для контроля за хозяйственной деятельностью предприятия, последующего экономического анализа и подготовки рекомендаций с целью принятия управленческих решений. По данным, приведенным в учетных регистрах, определяется финансовый результат работы предприятия.

По внешней форме учетные регистры подразделяются на:

· свободные листы -  изготавливаются в типографии на отдельных листах бумаги, определенным образом разграфленных (например: журнал-ордер, ведомость и т.п.). Удобство их использования заключается в том, что они не скреплены между собой и поэтому могут заполняться несколькими работниками одновременно.          

· карточки -  изготовлены из более плотной бумаги и имеют меньший размер чем листы.  Используются для ведения аналитического учета товарно-материальных ценностей (складского учета), различного рода расчетов и затрат на производство. Обязательными реквизитами карточек считаются: наименование предприятия, наименование и код синтетического счета, наименование и код аналитического счета, единица измерения, количество (для карточек количественно-суммового учета). Карточки подлежат обязательной регистрации в специальном реестре.                       

· книги - учетные регистры, в которых листы с отпечатанными таблицами скреплены переплетом. Все листы нумеруются, прошнуровываются, скрепляются печатью и надписью «Зашнуровано и пронумеровано страниц» с подписями ответственных лиц.

· машинные носители – (видеограммы, магнитные диски, дискеты и др.) размещают данные не на бумаге, а на магнитных  носителях, особенности которых диктуют и порядок расположения бухгалтерской информации.

Различают три способа исправления ошибок в записях учетных регистров:

· Корректурный способ применяется в случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденцию счетов и не отражается на итогах учетных записей. Ошибочный текст или сумма зачеркиваются одной чертой, чтобы можно было прочесть ранее написанное, и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибки в документах подтверждается подписями лиц, составивших документ, в учетных документах — подписями лиц, производящих исправление. Оговорка об исправлении выполняется на полях или в конце страницы и содержит слово «исправленному верить», правильный текст или сумму и дату исправления. Корректурный способ  применяется в том случае, если ошибка обнаружена до составления отчетности.

· Способ дополнительной проводки применяется в том случае, когда корреспонденция счетов правильная, но сумма указана меньшая, чем следует. Ошибка исправляется составлением дополнительной проводки. До подсчета итогов недостающую сумму записывают в свободных графах.

· Способ «красное сторно» (аннулирование) применяют при исправлении ошибок в корреспонденции счетов либо когда бухгалтерская проводка указана правильная, но сумма записана большая, чем требуется Для исправления ошибки одновременно делают две записи: одна – красными чернилами с той же  записью, которая была сделана прежде, другая- обычными чернилами с правильной записью. Неправильную запись вместо красных чернил можно взять в рамку. При подсчете итогов суммы красных записей вычитаются, то есть уничтожается (аннулируется) неправильная запись.

Форма бухгалтерского учета - это способ осуществления учета с использованием комплекса учетных регистров разного построения, в которых в определенной последовательности  делаются учетные записи.

Назначение всех  применяемых форм в бухгалтерском учете одинаково – это регистрация хозяйственных операций, группировка их и распределение по синтетическим и одновременно по аналитическим счетам, подсчет оборотов и остатков на счетах, составление  баланса и других форм отчетности.

Журнально-ордерная форма учета. До недавнего времени одной из самой распространенных являлась журнально-ордерная форма учета. Главным регистром этой формы является журнал-ордер. Все журналы-ордера строятся в основном по кредитовому признаку, т.е. записи по каждой операции отражаются по кредиту основного счета (для которого открыт журнал-ордер) и дебету всех корреспондирующих с ним счетов. Для  журнально-ордерной формы учета характерно применение шахматной записи, при которой сумма хозяйственной операции один раз записывается на пересечении соответствующего счета и счета, корреспондирующего с ним.

Итоги оборотов по счетам за месяц из журналов-ордеров переносятся в Главную книгу. Она открывается на год. На каждый счет отводится один лист. Все ее листы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписями ответственных лиц. В Главной книге итоги оборотов по кредиту счета  показываются одной итоговой суммой за месяц, а обороты по дебету счета учитываются  развернуто в корреспонденции с другими счетами.

После записи в Главную книгу итогов журналов-ордеров никакие исправления в них не допускаются. Необходимые уточнения оборотов оформляются специально составленной справкой. Данные справки заносятся в Главную книгу обособленно.

Мемориально-ордерная форма учета. Сущность ее заключаем в том, что на основе первичных документов, составляются мемориальные ордера. Они могут составляться на основании как одного документа, так и группы однородных документов. Все документы, на основании которых составляется мемориальный ордер, прикрепляются к нему и гасятся путем наложения штампа. По мере составления мемориальные ордера регистрируют в  регистрационном журнале, где они получают порядковый номер.

На практике мемориальные ордера составляются по итогам однородных операций за месяц и за ними  заранее закрепляется постоянный номер. Так, например, для записи операций по дебету счета 50 «Касса» составляется  мемориальный ордер № 1, а по кредиту счета 50  «Касса» — мемориальный ордер № 2.

Итоги оборотов из мемориальных ордеров переносятся в шахматно-контрольную ведомость. Итог регистрационного журнала за месяц  сравнивается с итогом оборотов по синтетическим счетам оборотной ведомости. Достоинствами применения мемориально-ордерной формы учета являются: наглядность; удобство применения с небольшим количеством документации. Недостатки: раздельное ведение хронологических, синтетических и аналитических счетов; многократная запись одной и той же операции в разных регистрах. Мемориально-ордерная форма учета проста по своей структуре, но громоздка.

Автоматизированная форма учета наиболее быстрая, современная и достоверная. Требует наличия  бухгалтерской программы и компьютера. Возросшие требования к бухгалтерскому учету, трудоемкость и сложность учетных работ предопределяют необходимость их комплексной автоматизации на базе современных информационных технологий. Исходная информация из первичных документов заносится в память компьютера, и с помощью компьютерной программы происходит группировка и обобщение учетной информации. В результате бухгалтерия получает выходные распечатки с регистрами различного содержания (журналы-ордера, ведомости, книги, карточки и др.).