Учёт расчетов с подотчётными лицами

Областное Государственное Образовательное  Учреждение                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Среднего профессионального образования                                                                                                 Рязанский торгово-экономический  техникум

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая  работа

По дисциплине: «Документирование  хозяйственных операций и   ведение  бухгалтерского учёта имущества  организации»

Специальность : 080110 «Экономика и бухгалтерский учёт»

На тему: «Учёт расчетов с подотчётными лицами»

Студента 2 курса 67 группы Грешневой  Е.О.

Руководитель работы:____________ (Валова Т.С.)

Оценка : ____________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рязань 2012

 

 

                                                 Содержание

1.Введение…………………………………………………………………….2

2.Основные нормативные  документы…………………………………….3-6

3. Расчёт с подотчетными  лицами………………………………………..7-15

4. Порядок оформления  документов……………………………………16-21

5.Заключение…………………………………………………………………22

6.Список использованной  литературы……………………………………...23

7.Приложение……………………………………………………………..24-29

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение 

 

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто

возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг  не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

Расчёты с подотчётными лицами имеют  особую актуальность. Эти расчёты  позволяют увеличить оборачиваемость  сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Не имея специальных хранилищ для длительного  хранения продукции(запасы сырья и материалов могут храниться до двух недель), её приобретение за наличный расчёт даёт возможность вести непрерывное производство и последующую реализацию готовой продукции. .Целью данной работы является изучение учета и порядок документооборота расчетов с подотчетными лицами.

Задачи работы:

• изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные документы в сфере учета расчетов с подотчетными лицами;
• изучить расчет с подотчетными лицами;
• изучить порядок оформления документов ;

 

 

 

 

                              1.Основные нормативные документы

Ведение бухгалтерского учета расчетов с  подотчетными лицами осуществляется в  соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них  обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

В зависимости  от назначения и статуса нормативные  документы целесообразно представить  в виде следующей системы:

• 1-ый уровень (законодательный) – определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности.
• 2-ой уровень (нормативный) – устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности.
• 3-ий уровень (методический) – документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета.
• 4-ий уровень (организационный) – организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет самостоятельно формируют свою учетную политику.

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных  актов достаточно велик.

Основные  положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском  учете регламентированы в Федеральном  Законе «О бухгалтерском учете» (1-ый уровень).

Порядок выдачи средств на хозяйственные  нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке о ведении кассовых операций».

В связи  с тем, что расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ , в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 000 руб. (3-ий уровень).

Расчеты с подотчетными лицами оказывают  влияние на налогообложение предприятия  в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого  социального налога, т.е. они находят  свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ .

 Глава  21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания  НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств.

            Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» и глава 24 «Единый социальный налог» регламентирует порядок обложения НДФЛ и ЕСН сумм, полученных работником под отчет.

            Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли (1-ый уровень).

Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят  свое отражение в Положении по бухгалтерскому учету №10/99 «Расходы организации» (3-ий уровень).

При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса РФ, который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку (1-ый уровень).

Размер  суточных устанавливается Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93 (1-ый уровень).

Основными документами четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

1. Учетная политика, формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации. Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1/98 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина России от 09.12.1998 г. №60н.
2. Утвержденные руководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:
• приходный кассовый ордер (форма КО-1) - выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;
• расходный кассовый ордер (форма КО-2) – выписывается при выдаче денежных средств под отчет;
• командировочное удостоверение (форма №Т-10) – определяет фактическое время нахождения работника в командировке;
• авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д.).

• Утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета – содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.

 

                         2.Расчёт с подотчетными лицами

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").

Подотчетными лицами считаются  работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих  командировочных расходов, а также  для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением  материалов по мелкому опту в розничной  торговле, и на другие хозяйственные  нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

• приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
• представительские расходы.

Право получать денежные средства под отчет имеют  только те сотрудники, чьи фамилии  есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а  также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить  свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, секретарю –  отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу.

 Все работники  предприятия, получающие деньги  под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью.

В приказе нужно не только перечислять  подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может  получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать  авансовые отчеты в бухгалтерию.

Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в  приказе, можно составить отдельный  приказ, где указывают фамилию  и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать  авансовый отчет в бухгалтерию  и т.д.

Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости  разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь  за них.

    В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что, считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

При этом организация  может выдавать денежные средства подотчетным  лицам на следующие цели: на хозяйственные  нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов

 

 

2.1 Учёт представительских  расходов

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

 К  представительским расходам относятся  затраты: по проведению официального  приема (завтрака, обеда, ужина или  другого аналогичного мероприятия)  представителей других организаций;  по транспортному обеспечению  представителей других организаций,  связанному с их доставкой  до места проведения встречи  и обратно; по буфетному обслуживанию  лиц, участвующих во встрече  во время переговоров; по оплате  услуг переводчиков, не состоящих  в штате организации.

Этот  перечень является исчерпывающим. Поэтому  затраты на организацию развлечений  и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров  представительскими расходами не являются.

Предприятия самостоятельно определяют порядок  расходования средств на представительство, их документальное подтверждение. Для  успешного проведения переговоров  с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

Очень часто  возникают вопросы, что считать  представительскими расходами, а что  нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты на размер расходов.

К представительским  расходам относят расходы на:

• официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;
• проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации – налогоплательщика, участвующих в переговорах;
• транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.