Управленческий учет в торговле

   В этом разделе необходимо рассмотреть  структуру компании и рынков сбыта, особенности управления. Определяются особенности товарной номенклатуры, торгового процесса, спроса и сбыта.

   Раздел  также содержит анализ движения товарно-материальных потоков, взаимодействия подразделений, контрагентов. В отдельный пункт  может быть выделено описание взаимоотношений  компании с владельцем (владельцами), предоставившим капитал. Может быть использовано как словесное описание, так и диаграммы, графики, схемы.

   2. Внешняя среда компании.

   В данном разделе более детально описываются  конъюнктура и сегмент рынка, на котором работает компания. Анализируются  стратегия и логика развития бизнеса, его задачи. Производится анализ возможностей и угроз внешней среды. Рассматриваются  взаимоотношения с конкурентами и поставщиками.

   3. Штатно-организационная структура  компании, порядок взаимодействия  сотрудников.

   Приводится  описание структуры и численности  персонала. Рассматриваются количество и содержание уровней управления. Оцениваются скорость прохождения  управляющего воздействия и обратной связи. Раздел также содержит описание системы мотивации и стимулирования сотрудников.

   4. Анализ существующей системы  отчетности, документооборота, используемых  инструментов управленческого учета. 

   В разделе приводится перечень и схема  движения используемых в компании документов и отчетов. Описывается технология обработки первичной учетной  информации, выделяются центры учета  финансово-хозяйственных операций, определяется валюта (валюты) ведения  управленческого учета.

   Рассматриваются подразделения, решающие задачи управленческого  учета, распределение функций между  ними, их взаимодействие и координация. Описываются пользователи отчетов  и их цели.

   Производится  описание статей затрат, схема распределения  косвенных затрат. Рассматриваются  виды и особенности используемых стандартных инструментов управленческого  учета.

   Описывается применяемая система показателей  оценки результатов деятельности компании.

   5. Анализ степени автоматизации  системы управленческого учета. 

   Существующая  система может включать разнородное  программное обеспечение, в том  числе приобретенные типовые  пакеты программ, разработанные внешними разработчиками продукты для данной компании, собственные разработки сотрудников  подразделения автоматизации компании. Целесообразно оценить как объем  автоматизации (комплексная или  фрагментарная), так и недостатки существующей информационной системы.

   Перейдем  ко второму этапу процесса постановки управленческого учета торговой компании. 

   2.2. Разработка оптимальной системы управленческого учета

   Осуществление второго этапа можно разбить  на следующие подразделы:

1. Изучение потребностей пользователей и формулирование задач системы управленческого учета.
2. Анализ и классификация затрат, выделение центров ответственности и определение их типов.
3. Разработка принципов учета и регламентных документов, определение используемых инструментов управленческого учета.
4. Разработка системы показателей, форм отчетности и их движения.
5. Формулирование требований к компьютерной системе и критерии ее выбора.

   Перейдем  к описанию перечисленных подразделов.

   1. Изучение потребностей пользователей  и формулирование задач системы  управленческого учета.

   Для реализации настоящего подраздела необходимо составить перечень пользователей  системы управленческого учета  на основе описанной в результате реализации первого этапа штатно-организационной  структуры, уровней управления, существующей управленческой системы. Для каждого  пользователя (группы пользователей) необходимо определить перечень функциональных обязанностей и необходимой информации для  их успешного выполнения. Для получения  информации возможно использование  должностных инструкций сотрудников. Данные целесообразно представить  в виде таблицы.

   Для выявления потребностей пользователей  необходимо использовать данные интервью, проводимых при реализации первого  этапа реорганизации. В перечне  обсуждаемых вопросов необходимо предусмотреть  оценку собеседником существующих и  перспективных проблем в системе  управления предприятием. Особое внимание следует уделить информации о  стратегических целях компании, полученной в результате опроса высших менеджеров.

   После консолидации потребностей пользователей  в однородные группы и структурирования стратегических целей компании можно  сформулировать требования к системе  управленческого учета, ранжированные  в порядке приоритета для пользователей  системы.

   2. Анализ и классификация затрат, выделение центров ответственности  и определение их типов.

   На  основе учетной информации производится группировка платежей по видам затрат, формируется перечень статей затрат и согласовывается с пользователями системы управленческого учета. В результате согласования может  происходить укрупнение отдельных  статей при нецелесообразности чрезмерной детализации.

   На  основе статистического анализа  и исследования параметров хозяйственной  деятельности компании выделяется постоянная и переменная часть затрат, определяются влияющие на поведение затрат факторы.

   Для определения количества и типов  центров ответственности используются перечень подразделений и структура  компании, сформированные в результате реализации первого этапа методики реорганизации. При определении  типов центров ответственности  также используются оценки задач  системы управления, сформулированные высшими менеджерами на первом этапе  реорганизации.

   3. Разработка принципов учета и  регламентных документов, определение  используемых инструментов управленческого  учета.

   Разрабатываются и утверждаются должностные инструкции и положения по формированию регистров  управленческого учета и заполнению отчетности.

   На  основе консультаций с пользователями системы управленческого учета  производится выбор базы распределения  административных затрат, распределяемых на магазины. Согласовывается перечень затрат, участвующих в формировании себестоимости (включаемых в себестоимость) товара.

   С использованием информации о платежах выявляется сезонность в платежах по затратам, включаемых в себестоимость  товара. Принимается решение о  целесообразности использования метода «стандарт-кост» и планового коэффициента распределения затрат на товар.

   Изучается соответствие поведения переменной части затрат линейной функции, делается вывод о возможностях использования CVP-анализа.

   Определяются  виды валют управленческого учета, принципы определения учетного курса  и учета инфляции.

   Определяется  горизонт и периоды планирования для бюджетирования.

   Анализируется возможность и эффективность  использования директ-костинга для  целей управления.

   4. Разработка системы показателей,  форм отчетности и их движения.

   Производится  выбор показателей оценки деятельности подразделений (центров ответственности) и компании в целом.

   Согласовывается структура и периодичность составления  плановых форм и отчетов об исполнении (баланса, отчета о доходах и расходах, о движении денежных средств). Автором  предлагается примерная структура  баланса, бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств, бюджета закупок и бюджета  капитальных вложений для использования  в процессе управления торговой компанией.

   Определяются  форма и содержание промежуточных  исполнительских отчетов центров  ответственности. Предлагаемая нами форма  бюджета доходов и расходов может  также быть использована для промежуточных  отчетов центров ответственности.

   Утверждается  регламент документооборота, содержащий перечень составителей и получателей  отчетности, порядок и сроки представления  и согласования отчетов, обязанности  и ответственность исполнителей и руководителей.

   5. Формулирование требований к  компьютерной системе и критерии  ее выбора.

   Необходимо  четко сформулировать требования к  системе. Система должна не только удовлетворять  сформулированным требованиям, но также  иметь определенный потенциал увеличения возможностей в будущем. Зачастую профессиональные консультанты по компьютерным информационным системам не могут радикально пересмотреть действующие на предприятии бизнес-модели, предложить принципиально новую  модель функционирования бизнеса и  соответствующую ему систему. В  связи с этим формулирование требований к системе целесообразно осуществлять высшему руководству компании (возможно, с привлечением консультантов по управлению).

   Среди факторов, стимулирующих предприятия  внедрять компьютерные информационные системы управления, можно выделить следующие [14]:

• потери средств (как обычные кражи из-за несовершенства документооборота, так и неоправданное отвлечение средств в отдельные активы из-за отсутствия оптимизации запасов);
• рост компании, покупку новых бизнесов и невозможность эффективного управления из-за возросших требований;
• смену бизнес-модели компании;
• внедрение новых инструментов управления (например, бюджетирование, TQM, международная отчетность);
• потребности инвесторов (требования прозрачности, усиления контроля, увеличения стоимости активов);
• потребности собственника (головной организации) в централизации и улучшении управления.

   В настоящее время автоматизация  систем управления в подавляющем  большинстве компаний носит фрагментарный  характер, при котором уделяется  внимание лишь отдельным участкам деятельности и используется разнородное программное  обеспечение. Считаем необходимым  использовать комплексный подход при  автоматизации системы управления, когда консолидация информации происходит в единой информационной базе, и  автоматизации подвергаются все  участки деятельности компании.

   Необходимость комплексной автоматизации системы  управленческого учета торговой компании вызвана следующими причинами:

• несвоевременностью информации для управления, трудоемкостью и длительностью ее извлечения при отсутствии или частичной автоматизации. Невозможностью быстрого управления финансовыми потоками вследствие ручной консолидации информации. Указанные проблемы существенно усиливаются при возрастании количества подразделений и операций компании;
• значительной вероятностью допущения технических ошибок при поэтапной ручной консолидации данных из разнородных источников по различным центрам ответственности, местам возникновения затрат;
• невозможностью контроля за утечками средств и товара из-за отсутствия возможности сопоставления осуществленных доходов и расходов с фактическими остатками денежных средств и имущества в рамках всей компании, особенно при выделении ее подразделений в отдельные юридические лица.

   Ниже  приводится вариант формулирования требований к компьютерной информационной системе управленческого учета.

   Требования  к компьютерной информационной системе управленческого  учета