Документооборот в органах местного самоуправления

     Применение  рекомендаций ЕГСД в современных  условиях значительно облегчает  организацию контроля за сроками  исполнения документов. Сроковые картотеки  можно вести как в традиционном, так и в автоматизированном режимах. Для обобщения и анализа данных об исполнении документов вполне могут быть применимы формы, приведенные в приложении к ЕГСД: перечень не исполненных документов и сводка об исполнении документов, подлежащих индивидуальному контролю.

     Таким образом, Единая государственная система делопроизводства не до конца утратила свое практическое значение. На наш взгляд, при решении целого ряда вопросов, связанных с обработкой документов, она является ценным методическим пособием, которое может использоваться наряду с другими нормативными и методическими документами, действующими в настоящее время.

     Одним из таких документов является Государственная  система документационного обеспечения  управления (ГСДОУ) – совокупность принципов и правил, устанавливающих  единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

     ГСДОУ была принята в 1988 году (последняя  редакция – 1991г.) в развитие Основных положений ЕГСД [11]. В документе были учтены произошедшие изменения, прежде всего в области использования новых информационных технологий. В настоящее время это основной общегосударственный методический документ по организации документационных процессов. Хотя нельзя забывать, что за 10 последних лет в нашей стране произошли существенные изменения, что не могло не сказаться и на документации. Часть информации ГСДОУ устарела, однако большинство ее правил и рекомендаций может служить основой для организации рационального документационного обеспечения управления в учреждениях и на предприятиях различных уровней, сфер деятельности и форм собственности.

     ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов:

     1. Документирование управленческой  деятельности;

     2. Организация работы с документами (управление документацией);

     3. Механизация и автоматизация  работы с документами;

     4. Служба документационного обеспечения  управления.

     Принципы  и методы организации работы с  документами, закрепленные в ГСДОУ, мало, чем отличаются от ЕГСД. Особенностью ГСДОУ является то, что в схемы маршрутов движения документов на предприятии должны включаться все пункты, связанные с автоматизированной обработкой документов. Важным является требование совместимости ручной и автоматизированной обработки документов.

     Кроме этого в ГСДОУ выделены в отдельный  подраздел рекомендации по созданию и использованию информационно-поисковой  системы (ИПС) по документам предприятия. В этой части рассматриваются  правила создания ИПС в условиях и традиционной, и автоматизированной систем. Определен состав ИПС. Она включает в себя регистрацию, индексирование документов, их оперативное хранение, информационно-поисковые массивы (ручные картотеки, массивы на машинных носителях). Это значит, что требования к учету, систематизации и хранению документов основаны на применении единой ИПС, информационные массивы которой должны быть совместимы. Для достижения такой совместимости служат разрабатываемые на предприятии классификаторы, например: номенклатура дел, классификатор корреспондентов, классификатор структурных подразделений (участков деятельности), классификатор видов документов и др.

     ГСДОУ впервые определила службу ДОУ как  самостоятельное структурное подразделение, которое подчиняется непосредственно  руководителю организации. В отличие от ЕГСД, в которой рассматривается организация только канцелярии, ГСДОУ предусматривает создание нескольких типовых делопроизводственных служб в зависимости от категории организации или предприятия:

• управление делами;
• канцелярия;
• общий отдел;
• секретарь руководителя.

     В разделе формулируется основные задачи службы, требования к должностному составу, нормативному обеспечению  работников сферы делопроизводства.

     Таким образом, анализируя ЕГСД и ГСДОУ  с позиции сегодняшнего дня, можно  сказать, что оба эти документа представляют несомненный интерес. Конечно же, многие их положения требуют пересмотра. Однако целый ряд правил и рекомендаций по организации документационного обеспечения управления и в крупных учреждениях и организациях, и в небольших фирмах могут оказать неоценимую помощь делопроизводственным работникам. И особенно полезными они могут оказаться для тех, кто только осваивает непростую технологию работы с документацией.

2 Анализ и оценка  организации управления  документооборотом  в органах местного самоуправления

2.1 Служба документационного  обеспечения управления  

      С целью регламентации делопроизводственного  процесса, определения приемов и  способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения.

      Основой организации труда делопроизводственного  персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями  и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах — положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников.

      Положение об отделе делопроизводства разрабатывает  руководитель отдела и утверждает руководитель учреждения. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно, с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства.

      Положение об отделе или его структурном  подразделении включает следующие разделы:

• общие положения;
• основные функции и задачи;
• обязанности, права и ответственность руководителя (этот пункт имеет место в том случае, если не разрабатывается должностная инструкция руководителя);
• организация работы;
• управление подразделением.

     Положение должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения отдела делопроизводства с другими подразделениями, должны быть согласованы с этими подразделениями.

     При разработке положения об отделе делопроизводства используют типовое положение. Его дополняют (при необходимости — сокращают) и корректируют в соответствии с конкретными условиями работы данного аппарата управления и его делопроизводственной службы.

      Для каждого работника отдела делопроизводства разрабатывается должностная инструкция, которая определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и обеспечивает условия для его эффективной работы.

      Состав  управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом  и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

     Унифицированные системы документации — это комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

     Управленческие  документы по наименованию, форме  и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

     Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

     Совместные  распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.

      Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

     Принципиальное  решение о внедрении единой системы автоматизации делопроизводства и документооборота было принято Правительством Мордовии более года назад. Изучив рынок систем автоматизации делопроизводства и опыт других регионов, специалисты Аппарата Правительства остановили свой выбор на системе «Дело» компании ЭОС, поскольку она полностью соответствует нормам российского делопроизводства и успешно зарекомендовала себя в органах власти ряда российских регионов. Кроме того, система «Дело» позволяет обеспечить «прозрачный» и защищенный обмен электронными документами между территориально удаленными учреждениями, что крайне важно для построения распределенных систем документооборота.

     Для автоматизации, как и в других регионах, была выбрана версия системы «Дело», работающая на платформе Microsoft Windows^® 2000 и SQL Server™ 2000, которая обеспечивает оптимальное соотношение «цена /производительность» и проста в эксплуатации. Как и при проведении других региональных проектов, выполнявшихся компанией ЭОС ранее и начинавшихся с пилотных проектов автоматизации документооборота в отдельных государственных учреждениях уровня субъекта федерации, внедрение системы в органах государственной власти Республики Мордовия начинается с пилотного проекта в Аппарате Правительства Республики. Система автоматизации документооборота на базе технологий Microsoft и системы «Дело» компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) начала функционировать в апреле 2002 года в Аппарате Правительства Республики Мордовия. В дальнейшем планируется охватить все центральные ведомства Мордовии и установить систему «Дело» во всех госучреждениях муниципального и районного уровня.

      Поскольку это четвертый подобный проект за последние несколько месяцев, уже можно говорить о некоторой тенденции. И эта тенденция показывает, что регионы Российской Федерации по уровню развития инфраструктуры и общему пониманию проблемы уже готовы к внедрению систем автоматизации документационного обеспечения управления с элементами электронного документооборота. Характерно, что все эти региональные проекты являются инициативами регионов и опережают принятую недавно Федеральную Целевую Программу «Электронная Россия», хотя, по сути, реализуют заложенные в ней цели. Поэтому крайне важно, чтобы в ходе реализации этого направления Федеральной Целевой Программы был учтен опыт регионов, уже достигших успехов в этой области. 
 
 

ВЫВОДЫ 

      Основная функция любого государственного или муниципального учреждения – принятие управленческих решений. При этом исходные данные для принятия решений, необходимая информация и сами решения представляются в виде документов. И объем технической работы с документами зачастую настолько велик, что заслоняет, а иногда и замещает основное содержание деятельности.

      Поэтому автоматизация работы с документами, циркулирующими в органах власти, имеет важнейшее значение для повышения эффективности деятельности как отдельных учреждений, так и системы государственного управления в целом.

      Необходимо учитывать, что традиционный бумажный документооборот еще не скоро потеряет свое значение – в ближайшие годы важные документы все равно будут издаваться, утверждаться и доставляться в бумажном виде.