Методы проведения исследования систем управления

При имитационном динамическом моделировании строится модель, адекватно отражающая внутреннюю структуру моделируемой системы; затем  поведение модели проверяется на ЭВМ на сколь угодно продолжительное  время вперед. Это дает возможность  исследовать поведение как системы  в целом, так и ее составных  частей. Имитационные динамические модели используют специфический аппарат, позволяющий отразить причинно-следственные связи между элементами системы  и динамику изменений каждого  элемента. Модели реальных систем обычно содержат значительное число переменных, поэтому их имитация осуществляется на компьютере.

4.4. Методы исследования  информационных потоков

Проведение исследования потоков информации предпроектного обследования системы управления предусмотрено методическими материалами по разработке организационных систем управления. Целью такого исследования является изучение и формализация информационных процессов. Исследования проводятся по заранее разработанной программе.

В программе  указывается, что и в какой  последовательности необходимо выполнить. Приведем пример такой программы.

При изучении форм документации, техники их заполнения и обработки выделяется примерный  перечень вопросов:

• назначение документа;
• количество одновременно выписываемых экземпляров;
• наименование обязательных реквизитов и показателей документов;
• кем заполняются реквизиты и их показатели;
• правила формирования показателей;
• значимость каждого показателя;
• периодичность составления документов;
• частота разработки показателей.

Одновременно  с изучением потоков документации целесообразно получить максимум сведений о функциях, которые осуществляются каждым подразделением органа управления и для выполнения которых предназначены  сведения документации.

В связи с  этим в программу исследования целесообразно  включать вопросы, которые помогут  выяснить функции, выполняемые конкретными  подразделениями органа управления и его отдельными рабочими группами.

Объектами исследования являются документированные и недокументированные  сообщения, отражающие процессы производственно-хозяйственной  деятельности и управленческих работ, а также связанные с ними процессы формирования показателей и документов и маршруты их движения.

При исследовании процесса обработки данных в управляющей  системе и ее подразделениях различаются  процессы расчета показателей и  процессы формирования документов. Расчет показателей осуществляется на основе определенных правил — процедур с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки. Формирование документов производится на основе определенных правил подбора источников исходных показателей, самих данных и последовательности записи в форму документа.

Далее уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управления, начиная с момента их формирования до передачи на хранение или выхода за пределы управляющей системы.

Для обследования входящих и исходящих документов применимы два основных метода. Метод  инвентаризации и метод типических групп. При методе инвентаризации собираются сведения о всех документах. Он позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако в силу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется очень редко.

Для обследования систематизированных массовых и  регулярно повторяющихся документов более часто используется метод  типических групп, когда регистрации  подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов.

Наиболее  распространенным является анализ потоков  информации с помощью графического метода. Графический метод используется для описания потоков информации (главным образом документопотоков) небольшой размерности на макроуровне, для выявления общей структуры и функций системы управления, а также для совершенствования существующих потоков информации.

Основные  элементы потока — документы. Отношение  между ними изображаются в виде графической  схемы. Процедуры преобразования моментов потока (обработки документов) записываются в виде кратких пояснений на схеме  потока. Система координат графика  двумерная. В заголовках столбцов записываются наименования структурных подразделений  конкретной организации, в заголовках строк — наименования моментов или  промежутков времени. Шкала может  быть равномерной или неравномерной. Каждый документ на схеме изображен  в виде прямоугольника с указанием  номера документа. Стрелка, идущая к  документу (от документа), показывает направления  движения информации. Под документом даются краткие пояснения:

• какие процедуры осуществляются при обработке документа;
• какая информация из документа используется в данный момент в данном месте;
• как используется эта информация;
• какая информация записывается или изменяется в документе и почему;
• где можно найти подобные пояснения.

Анализ схемы  позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы  объединяются или расчленяются. В результате анализа схемы потока можно выявить объем, характер и сроки выполнения работ для каждого подразделения данной организации; излишний контроль за работой; полное отсутствие контроля; применение различных документов вместо одного, составленного в нескольких экземплярах; излишне длительное хранение документов; неоправданные задержки в обработке документов, а также и излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различными подразделениями.

Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным  методом описания потоков информации на макроуровне. Однако при увеличении размерности потока схема может стать настолько велика, что, потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в деталях, что не окажет помощи при анализе потоков информации.

Таким образом, данный метод целесообразно использовать для анализа организации и  совершенствования существующей схемы  потоков информации на макроуровне.

Информационная  модель позволяет символически выразить технологию подготовки управленческих решений, а также информационные взаимосвязи между сотрудниками конкретного подразделения, подразделениями  предприятия и внешней средой.

Основное  назначение информационной модели заключается  в том, что она характеризует  существующие потоки документированной  информации, отражающие процессы управленческой деятельности.

Информационные  модели характеризуют также последовательность управленческих работ в системе  управления. 

Краткие выводы

1. Эффективность исследования систем управления определяется выбранными методами исследования.
2. Всю совокупность методов исследования можно структуризовать на методы, основанные на использовании знаний и интуиции специалистов, методах формализованного представления систем, комплексированных методах и методах исследования информационных потоков.
3. Методы, основанные на использовании знаний и интуиции специалистов включают методы типа «мозговой атаки», методы типа «сценариев», методы экспертных оценок, методы типа «Дельфи», методы структуризации типа «дерева целей», методы «деловой игры», морфологический подход.
4. Методы формализованного представления систем включают аналитические, статистические, теоретико-множественные, логические, лингвистические, семиотические, графические, структурно-лингвистические методы, имитационное динамическое моделирование.

Контрольные вопросы

1. Дайте классификацию методов исследования систем управления.
2. Раскройте состав экспертных методов исследования.
3. Приведите состав методов формализованного представления систем. В чем их особенности?
4. В чем особенности исследования информационных потоков?

Глава 5. Методы исследования и проектирования целей и функций  управления

5.1. Исследование и  проектирование целей  управления

Любая система  управления по определению есть целенаправленная система, имеющая иерархическое  строение и организованная для достижения целей, называемых целями функционирования системы управления.

Значение  целей функционирования велико. Во-первых, потому, что в организациях должны приниматься только такие решения, которые реализуют ее цели функционирования.

Во-вторых, во избежание «паразитной» деятельности организации, т.е. деятельности, мешающей достижению цели функционирования организации, глобальная цель должна быть доведена до каждого руководителя и исполнителя. Для этого необходим постоянный контроль реального состояния системы  и сравнение его с целями, задачами функционирования системы.

Отсюда следует, что любая организационная деятельность в системе оправдана только в  том случае, если она способствует достижению ее конечной цели функционирования. Иначе говоря, любая организация  должна быть спроектирована таким образом, чтобы вся организационная деятельность в системе реализовала только те цели функционирования, для которых  она создавалась.

Цели — это конкретизация миссии организации в форме, доступной при управлении процессам их реализации. Для них характерны следующие черты и свойства:

• четкая ориентация на определенный интервал времени;
• конкретность и измеримость;
• непротиворечивость и согласованность с другими целями и ресурсами;
• адресность и контролируемость.

Предназначение  организации образует фундамент  для установления целей организации  в целом, ее подразделений и функциональных систем (маркетинг, нововведения, производство, персонал, финансы, менеджмент), каждая из которых ставит и реализует  свои цели, логически вытекающие из общей цели предприятия.

Определение целей функционирования является одним  из наиболее важных этапов проектирования системы управления. От того, насколько  правильно выбрана цель функционирования, насколько четко она сформулирована, зависит весь успех организационно-административной деятельности. Неправильное или нечеткое формулирование цели функционирования приведет к тому, что система управления, даже если она должным образом  устроена, работает не с полной отдачей, не эффективно, так как усилия аппарата управления расходуются не целенаправленно. В реальных организациях, как правило, приходится иметь дело с целой  совокупностью целей. Задача руководителя организации любого уровня - суметь учесть все многообразие факторов, влияющих на функционирование организации, правильно оценить ситуацию и  выработать оптимальные решения.

В ряде случаев  для характеристики целей функционирования употребляется совокупность параметров, что затрудняет оценку степени достижения цели и требует выбора критериев, по которым можно судить о степени  достижения цели. Если нет критериев  выбора или оценки степени достижения целей функционирования, нет и  самих целей функционирования.

Как правило, организации ставят и реализуют  не одну, а несколько целей, которые  важны для их функционирования и  развития. Наряду со стратегическими  целями и задачами приходится решать огромное количество текущих и оперативных. Кроме экономических — стоят социальные, организационные, научные и технические задачи. Наряду с регулярно повторяющимися, традиционными проблемами менеджеры должны принимать решения по непредвиденным ситуациям и т.д. Классификация целей позволяет конкретизировать задачу целеполагания и использовать соответствующие механизмы и методы, наработанные для разных групп целей. Один из возможных вариантов классификации целей представлен в табл. 5.1.

Таблица 5.1.  
Классификация целей

На каждом уровне организации возникают частные  цели, причем только их совокупность необходимо рассматривать как некоторую цель определенного уровня управления. Отсюда возникает необходимость структуризации целей и построения дерева целей.

Следовательно, в теории организации понятие  цели является одним из основных. Без  определения этого понятия, без  выявления соотношений цели, средств  достижения целей, оценки эффективности  путей достижения целей нельзя решать проблему проектирования организации. Это означает, что без четкого  формулирования целей функционирования нельзя комплексно решить ни одной  проблемы, связанной с построением  организации, с планированием их деятельности, оценкой эффективности.