Методы проведения исследования систем управления

Нечеткое  распределение функций неизбежно  деформирует структуру и снижает  качество и эффективность управления, именно поэтому функциональное содержание управления имеет первостепенное значение. Кроме того, с развитием новых  форм экономического сотрудничества и расширением взаимосвязей управление дифференцируется, а функции управления развиваются, в частности, появляются функции технического, коммерческого управления и другие.

Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности в значительной степени  зависит от правильного понимания  функций управления. Исследовать  функции управления в конкретном подразделении — значит определить, кто и что делает, как связаны  между собой сотрудники в процессе управления, как связаны управленческие решения, почему именно эти, а не другие решения готовятся в этом конкретном подразделении. Знать это необходимо для того, чтобы обеспечить эффективное  управление функциональных обязанностей аппарата управления в целом.

Сущность  работы по управлению организацией (предприятием или компанией) заключается в  том, чтобы исследовать каждую отдельно взятую функцию в каждом отдельно взятом подразделении. Взаимосвязь  этих функций определяет функциональное содержание управления. О человеке, работающем в аппарате управления, мы знаем немного. Отсюда — необходимость  комплексного изучения управленческой деятельности, его функционального  содержания.

Именно эта  важная задача - исследование каждой отдельной  функции и их взаимосвязей — позволяет  вскрыть существо работы по управлению в отдельных подразделениях и  организации в целом.

Выделение функций  управления вызвано еще и многообразием  управленческой деятельности, т.е. процессами принятия решений. Поскольку каждая отдельная функция характеризует  специфическую управленческую деятельность, то совокупность таких функций позволяет  формировать конкретную систему  управления: представить процесс  управления вне функций управления невозможно. Именно поэтому к их определению предъявляются повышенные требования и определить однозначно, что понимается под функцией управления, весьма сложно.

На современном  этапе у ученых нет единого  мнения о трактовке и содержании функций управления. Это значительно  затрудняет процесс проектирования систем управления на строго методологической основе. В самом деле, чтобы сформулировать управленческие решения, посредством  которых мы управляем конкретной организацией и которые реализуют  выбранные цели функционирования, неизбежно  следует пройти по цепочке: цель — функции — решения. В этом случае набор решений непосредственно будет определяться набором (совокупностью) функций управления. Следовательно, состав решений, реализующих одну и ту же цель, может быть различным, что вряд ли объяснимо с точки зрения логики и здравого смысла. Отсюда повышение требований, которые предъявляются к трактовке функций управления.

Дадим определение. Функция управления — это однородный вид деятельности, объективно необходимой для реализации целей функционирования и выделенной по определенному признаку.

Такими признаками могут быть специфика и масштаб  производства, формы организации  производственных процессов, взаимосвязь  структурных подразделений, их количество на уровнях управления и др.

В связи с  этим выделяются общие и специфические  функции управления.

К общим функциям управления относятся: планирование, организация, регулирование, контроль, учет, т.е. те функции, которые характеризуют процесс управления.

К специфическим функциям управления относят управление:

• основными производственными процессами;
• вспомогательными и обслуживающими процессами;
• оперативное (производством);
• технической подготовкой производства;
• сбытом продукции и др.

Проектирование  системы управления, организации, в  том числе и любого конкретного  предприятия, невозможно без определения  состава функций управления. При  этом необходимо исследовать множество  факторов:

1. характеристики организации как системы — входа, самого процесса, выхода;
2. стадии жизненного цикла продукта;
3. цикл принятия решений;
4. содержание процесса управления.

Рассмотрим, как учитываются эти факторы  при исследовании и проектировании функций управления.

Фактор «Характеристики организации как системы» позволяет выделить функции по управлению ресурсами, основными фондами (здания и сооружения), действующими производственными процессами и продуктом. К ним отнесены функции управления материально-техническими, трудовыми, энергетическими, информационными и другими ресурсами, а также управление производственными процессами — управление результатами деятельности предприятия (промышленной продукции и услугами).

Фактор «Стадии жизненного цикла продукта» предполагает исследование полного набора функций управления на всех стадиях жизненного цикла; заготовительной, обработочной, сборочной, испытательной.

Фактор «Цикл принятия решений» позволяет зафиксировать все стадии подготовки управленческого решения. К ним относятся:

1. Подготовка решения.
2. Утверждение решения.
3. Внедрение решения.
4. Оценка результатов внедрения решения.

Подготовка  решения — это обоснование, составление и проверка правильности решения, которая осуществляется аппаратом управления и заканчивается визированием вновь подготовленных документов.

Утверждение решения — это фиксация факта принятия решения, его утверждение. Эту деятельность осуществляет руководитель подразделения или организации, ответственный за принятие данного решения.

Внедрение — деятельность, связанная с отдачей соответствующих распоряжений руководителями и исполнителями.

На этой стадии оценивается результат, полученный после реализации принятого ранее  управленческого решения; оценивается  и само решение (необходимость его  утверждения), и результаты внедрения  управленческого решения.

Таким образом, порядок формирования состава функций  управления следующий:

1. выбор исследуемого объекта;
2. формирование набора специфических функций;
3. выбор конкретной специфической функции, подлежащей исследованию;
4. исследование необходимости применения общих функций управления в пределах выбранной специфической функции;
5. формирование конкретных функций в терминах управленческих решений.

Выберем, например, в качестве объекта исследования производственный отдел машиностроительного  предприятия.

Исследованию  подлежит специфическая функция  «Управление основными производственными  процессами». Для реализации данной функции необходимо применять полный набор общих функций, а именно по планированию, организации, регулированию, контролю и учету. Рассмотрим схему  формирования функций управления (рис. 5.3.).

Анализируя  схему формирования состава функций  управления, можем сделать следующие  выводы:

• 1. Для реализации выбранной нами функции «Управление основными производственными процессами» необходимо применять полный набор общих функций управления, а именно: планирование основных производственных процессов, организация основных производственных процессов, регулирование основных производственных процессов, контроль основных производственных процессов, учет показателей деятельности основных производственных процессов. Полный набор общих функций управления также необходим и для реализации остальных четырех специфических функций, указанных в схеме.

Рис.5.3.

Фрагемент схемы формирования состава функций управления

• 2. В рамках каждой из перечисленных функций управления необходимо сформулировать полный набор управленческих решений, реализующих эти общие функции.
• 3. Поскольку управленческое решение всегда конкретно, то наименования «Подготовка управленческих решений по планированию основного производства» или «Оценка управленческих решений по планированию основного производства» (как это указано в схеме) не характеризуют конкретное содержание управленческой деятельности и, следовательно, являются функциями управления, выраженными в терминах управленческих решений.
• 4. Предметное содержание функций управления должно вестись на уровне конкретных управленческих решений.
• 5. Состав управленческих решений должен быть определен на основе изучения практической деятельности работников каждого подразделения и регламентирующих документов, таких как Положение об организации, должностные инструкции и другие.

Краткие выводы

1. Любая система управления - это прежде всего система, имеющая иерархическое строение и определенные цели
2. Деятельность любой системы управления направлена на достижение поставленных целей.
3. При построении организации необходимо различать глобальную цель и цели функционирования.
4. Важное значение при проектировании системы управления приобретает определение состава качественных и количественных целей.
5. Для реализации поставленных целей необходимо осуществлять функции управления.
6. Формирование состава функций управления должно вестись на уровне управленческих решений с учетом специфики работы подразделений.