Пресс-конференцию  ведет пресс-секретарь или ответственный  за это мероприятие сотрудник. Следует  упомянуть и том, что пресс-секретарь - это ключевая фигура пресс-службы или пресс-центра. Основные моменты  его деятельности включают регулярность контакта с журналистами об информировании общественности о целях и содержании деятельности организации или фирмы; комментарий решений, действий руководства, толкование смысла решений и действий также относятся к сфере деятельности пресс-секретаря. Все заявления пресс-секретаря должны носить объективный, достоверный характер и быть информационно достаточными.

     Пресс-секретарь  или ответственный за проведение пресс-конференции обычно призывает  присутствующих тишину и начинает выступление. Во вступительном слове пресс-секретаря объявляется тема пресс-конференции и представление каждого из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами (поименное знакомство, с указанием должности, титула, звания и пр.). Ведущим пресс-конференции также оглашается и регламент, а в дальнейшем он и следит за его соблюдением.

     Что касается выступлений представителей фирмы, то они должны быть информационно  емкими, лаконичными и краткими особенно если предполагается, что будет много  вопросов. Довольно часто выступления  сопровождаются показом слайдов.

     В зависимости от событий, предопределяющих место проведения пресс-конференций, встречи журналистов с главными лицами подразделяют на несколько видов¹².

     Оперативные пресс-конференции проводят в спешном  порядке, на месте событий или  происшествий, вслед за подведением итогов голосования, окончания переговоров и т.д. “Летучие пресс-конференции возникают по инициативе самих жрналистов при согласии их “визави”. Специально оговаривается неофициальный характер подобных пресс-конференций, т.к. последующие заявления, разъяснения властей уточняют трактовку события, дополняют ее новыми фактами, подробностями, включают анализ ситуации.

     Регулярные  пресс-конференции организуются в  предварительно объявленное время  в специально приспособленных для  встречи помещениях (пресс-клубы, конференц-залы, дома и клубы журналистов, пресс-центры и т.д.). Подобные помещения имеют стационарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диалога журналистов с устроителями пресс-конференций:

• микрофоны на столе и в зале;
• ТВ камеры, осветительные приборы, ТВ приемники в зале и фойе;
• телефонную связь;
• технические службы (машбюро, фотолаборатории, ремонт оргтехники)
• система синхронного перевода;
• службы аккредитации;
• служба безопасности, пожарная охрана, медпункт, буфет, киоск.

     Если  пресс-конференция назначена на 11.00, то первые приглашенные могут прийти пораньше. К этому времени все приготовления должны быть закончены, в противном случае создастся неблагоприятное впечатление. Обычно у входа ставятся один-два стола, у которых регистрируются прибывающие журналисты.

     Вопросы журналистов, касаясь существа дела, не должны повторяться. Они не могут  принимать форму собственных  заявлений и деклараций. Ведущий  может отвести такие вопросы, т.е. оставить их без ответа, ссылаясь на отклонение от объявленной темы пресс-конференции, на попытки навязать собранию необъявленный порядок работы. Последний вопрос специально объявляется и после ответа на него пресс-конференция закрывается.

     Ответы  выступающих на вопросы журналистов  согласуются с их компетенций. По ходу встречи ведется определение кому из ораторов более всего “подходит” вопрос.

     Продолжая тему вопросов-ответов, следует сказать  и том, что на пресс-конференциях не принято не отвечать на вопросы  со стороны журналистов. Здесь нужно  избегать таких фраз, как: “Без комментариев!”, “Не для печати” и т.д. Если затронут вопрос не подлежаций пока освещению, лучше сказать, что информация по нему будет сообщена позднее.

     Если  организаторами встречи с журналистами предусматривается демонстрация видеоматериалов, то лучше всего провести просмотр после закрытия пресс-конференции. Объясняется это тем, что видеоматериалы несут дополнительную, детализированную информацию, и их показ в ходе пресс-конференций обязательно затрагивает время встречи, что не всегда устраивает журналистов¹³.

     По  окончании официальной части  принято угощать журналистов. И  хотя на первый взгляд фуршет представляется не столь важной частью встречи, это  далеко не так. Подобного рода неформальные встречи имеют большой содержательный смысл и играют важную роль. Объясняется это прежде всего тем, что именно здесь открываются огромные возможности для установления основанных на взаимном доверии деловых контактов, открываются новые источники обмена информации и услуг как со стороны журналистов, так и со стороны представителей деловых кругов, отдельных общественных, коммерческих и государственных структур. 
 
 

Заключение

     Сегодня любая крупная или среднего размера  компания, тысячи и тысячи мелких фирм формально пользуются системой связей с общественностью. Всеобщее признание института паблик рилейшнз является ответной реакцией бизнеса на вызов времени, усложнение процессов общественной жизни. Внимание предпринимательских структур к вопросам связей с общественностью свидетельствует об осознании очевидной истины, что хорошие отношения с окружающей общественностью, внешним миром всегда полезны и выгодны.

     Предпринимательские службы не могут игнорировать связи  с общественностью, понимая значимость  их влияния на эффективность  деятельности. В связи с этим ПР и пресс-службы в ПР-отделе должны занимать важное место в работе организаций.

     Работа  пресс-службы – это спланированные и осуществляемые в течение длительного  времени действия, направленные на установление и поддержание доброжелательных отношений и взаимопонимания между организацией и общественностью.

     Существуют  специфические особенности поведения  при использовании различных видов массовых каналов коммуникаций. Требования и нормы, приемлемые для печатных СМИ, могут не соответствовать таким электронным средствам массовой информации, как радио и телевидение. Для больших организаций рекомендуется выделять отдельного человека для взаимодействия с каждым видом масс-медиа. Это дает возможность наладить личные контакты и собрать наиболее полную информацию для работы. Однако в любом случае имеет значение не только что и как говорит коммуникатор, но и окружающая его обстановка. Существуют правила подходящей, так называемой «телевизионной одежды» и причесок. Образ выступающего приобретает визуальный характер. Но при работе с радио или печатными СМИ не менее важную роль играют детали внешнего окружения и собственного поведения коммуникатора. Это связано с тем, что репортер на основе подобной информации составляет собственное впечатление о собеседнике, которое находит отражение во вступительной части материала или в комментариях. Ведь сила влияния СМИ на общественное мнение в том и заключается, что событие в мире реальном и информационном может приобретать различное содержание. Различный подход к подаче одной и той же по содержанию информации приводит к ее различному восприятию.

Список использованной литературы

1. Алёшина И. В. Паблик Рилейшнз для менеджеров. Учебник. М, 2002
2. Антипов К. Баженов Ю. PR для коммерсантов. М, 2000
3. Блажнов Е.А. Паблик Рилейшнз. М., 1994.
4. Блэк С. Паблик рилейшнз. М, 2003
5. Бортник Е. М. Никитаева А.Ю. Управление связями с общественностью. Ростов н/Д, 2003
6. Капитонов Э. А.,  Капитонов А. Э. Корпоративная культура и PR. М, 2003
7. Комаровский В. С, Связи с общественностью в политике и государственном управлении. М, 2001
8. Лысенко Г. В. Паблик рилейшнз. Волгоград, 2005
9. Невзлин Л.Г. Паблик Рилейшнз. М., 1993.
10. Паблик Рилейшнз. Алматы, 1997.
11. Пашенцев Е. Н. Паблик рилейшнз: от бизнеса до политики. М., 2000
12. Чумиков А. Н., Бочаров М. П. Связи с общественностью: теория и практика: Учеб. Пособие. – М..: Дело, 2003
13. Яковлев И. П. Паблик рилейшенз в организациях. Учебное пособие. СПб, 1995