Бизнес план агентства по организации праздников

Бизнес  план агентства по организации праздников

  
 

Для открытия агентства, занимающегося организацией частных и корпоративных  праздников, хватит и $5 тыс. Но уже через  год оно может  приносить $40 тыс. в  месяц.

Фирма за $1300  

Для многих компаний 1998 год стал последним в их истории. А для некоторых – началом успешного бизнеса. Сразу после кризиса ведущий FM-радио «Деловая волна» Олег Алмаев решил вложить оставшиеся у него после дефолта $1300 в создание собственной фирмы – YRP.RU. В тот момент, когда большинству людей было не до веселья, Олег решил заняться организацией… праздников.  

– Поначалу фирма  работала без офиса: заказы принимали  на мой мобильный телефон, – вспоминает Олег Алмаев. – С клиентами я  встречался дома, в кафе или в  их офисах. Собственный офис у YRP.RU появился только через два года. Вначале мне очень помог опыт, приобретенный на радио. Ведь помимо основной деятельности я часто занимался организаций различных праздников, презентаций и выступлений артистов.  

Сегодня специалисты event-агентства YRP.RU придумывают и проводят до тысячи юбилеев, вечеринок, презентаций и конференций в год.  

– Восемь лет  назад у нас не было даже простого радиомикрофона, – говорит Алмаев. – Сегодня в нашем распоряжении все необходимые технические  средства общей стоимостью $500 тыс. и собственный автопарк для организации выездных мероприятий. Мы можем раскинуть шатры на природе, построить сцену, развесить плазменные экраны и устроить световое и звуковое шоу. Все деньги для этого мы заработали сами, без привлечения кредитов или заемных средств.

Рынок дозревает  

Еvent в переводе с английского означает «событие, явление». Первые еvent-фирмы, предложившие клиентам организацию праздников, появились  в Москве в середине 1990-х.  

– В те времена  таких агентств было очень мало, – говорит генеральный директор компании Eventum Александр Шумович. – Большинство компаний ради экономии средств занимались проведением корпоративных мероприятий самостоятельно.  

Активное же формирование рынка event-услуг в Москве началось только в 2000 году, и процесс этот еще не завершен.  

– В Москве услуги по организации частных и корпоративных  праздников предлагают около тысячи фирм, – говорит Олег Алмаев. –  Многие из них, стремясь привлечь больше клиентов, позиционируют себя как  многопрофильные еvent-компании. Они готовы выполнить любой заказ – от организации корпоративного банкета, пикника или частной вечеринки до презентаций, конференций или семинаров. Четкого структурирования рынка по сегментам пока нет, что говорит о его незрелости.  

О незрелости столичного рынка еvent-сервиса свидетельствует и большой «разброс» цен.  

– Как правило, фирмы берут за свою работу 10-25% от бюджета организуемого ими мероприятия, – продолжает Олег Алмаев. – При  этом у разных компаний цены на одни и те же «слагаемые» праздников отличаются очень существенно. Большинство агентств в дополнение к комиссионным процентам зарабатывают еще и на том, что покупают какую-то услугу «на стороне» за небольшие деньги, а потом перепродают ее клиенту намного дороже.  

Мы ждем перемен!  

Из тысячи действующих  в столице еvent-компаний тон задают около двух десятков агентств, давно  работающих в этой сфере и заслуживших  доверие заказчиков своим профессионализмом. Среди них – «Арлекино», «Феста», «Праздник Жизни», «Ярмарка развлечений», YRP.RU, Event Тechnology, Event Factory, «Потехи час», «Арт-Гармония» и др. Большинство из этих фирм занимаются проведением как частных, так и корпоративных праздников на высоком уровне.  

Серьезный вред имиджу профессиональных еvent-компаний наносят небольшие фирмы-однодневки, появляющиеся в преддверии праздников – например, перед Новым годом.  

– Такие компании создаются для того, чтобы на праздничной  волне собрать как можно больше денег, – говорит генеральный  директор агентства «Потехи час» Лариса Суркова. – Качество организуемых ими праздников очень низкое. А некоторые «массовики-затейники» и вовсе исчезают с деньгами заказчиков, оставив их без новогоднего банкета.  

Впрочем, специалисты  считают, что скоро на рынке произойдут качественные изменения.  

– Времена, когда в одной компании можно было заказать и празднование юбилея, и корпоративную вечеринку, и дилерский форум, проходят, – считает Александр Шумович. – Сейчас появляется все больше специализированных компаний – профессионалов в одной области.  
 

Учитывая эту тенденцию, некоторые компании уже перестраивают свой бизнес. Например, фирма YRP.RU изначально создавалась для оказания услуг корпоративным заказчикам. Затем агентство стало работать и с частными клиентами, организуя для них семейные праздники и свадьбы. Но осенью 2005 года свадебные услуги в YRP.RU выделили в отдельное направление и стали продвигать их на рынке под брэндом Family. Сегодня в фирме планируют продвигать под отдельным брэндом еще и услуги по организации частных праздников.  

Брак по расчету  

В 2003 году две  девушки – Марина Бородина и Оксана Чичерина – основали фирму с «говорящим»  названием «Любовь-Морковь». Она  занимается только организацией свадеб.  

– Агентство  с узкой специализацией вызывает больше доверия у потенциальных  клиентов, – уверена Марина Бородина. – Ведь у нас больше опыта организации свадеб в различных стилях и любого уровня, нежели у агентств, которые занимаются этим от случая к случаю.  

Сейчас в Москве уже более 300 специализированных «свадебных»  фирм, однако, по данным маркетингового агентства Abarus Market Research, крупных компаний среди них не более десяти. У лидеров рынка «оседает» половина всех денег, потраченных москвичами на свадьбы и праздничные банкеты. Остальной кусок пирога делят фирмы при ЗАГСах, частные «массовики-затейники» или сами молодожены, взявшиеся за организацию торжества самостоятельно.  

В 2005 году в Москве было зарегистрировано более 75 тыс. браков. По данным Abarus Market Research, самая дешевая  свадьба на тридцать пять гостей, организуемая самостоятельно будущими новобрачными или их родственниками, в столице обходится в 40 тыс. руб. В такую смету укладываются 30% пар. Если же свадьбу играют с размахом, затраты на нее составляют от 100 тыс. руб. и более.  

Стоимость самого дешевого пакета услуг свадебных фирм для новобрачных начинается от $1500. В эту сумму входят все расходы на организацию свадьбы, за исключением платы за банкет.  

В основном свадебные  агентства рассчитывают стоимость каждой услуги отдельно, потом складывают цены за выбранные молодоженами опции и себе оставляют 10-20% от общего бюджета.  

Агентство Family начиная  с сентября прошлого года организовало уже более 70 свадеб. При этом средняя  стоимость одного торжества составила $6-15 тыс.  

– Мы находимся  на стадии «раскрутки», – говорит  директор по маркетингу агентства Family Ольга Мостович. – Успешные свадебные  агентства, давно работающие на рынке, в год организуют от 100 до 300 свадеб, получая $300-500 тыс. прибыли в год  

В зависимости  от пожеланий молодоженов специалисты  свадебного агентства могут организовать как традиционное свадебное гуляние  для узкого круга гостей, так и  карнавал с фейерверком для сотен  приглашенных.  

В базе данных хорошей  фирмы есть информация обо всем, что может пригодиться молодоженам: адреса ЗАГСов и храмов, магазинов по продаже свадебных платьев, костюмов и обручальных колец, флористических фирм, салонов красоты, кондитерских и туристических компаний, музыкантов и т. п.  

– Однако большинство российских молодоженов еще не готовы платить фирмам за организацию свадеб, – говорит генеральный директор агентства Abarus MR Аркадий Зарубин. – Если в Европе и США в специализированное агентство обращаются все без исключения молодожены, то в России свадебными хлопотами обычно занимаются дяди-тети и прочие родственники.  

Но участники  рынка уверены, что по мере роста  доходов населения ситуация будет  меняться и в ближайшие несколько  лет столичный рынок свадебных  услуг увеличится как минимум  вдвое.  

Бизнес с низкого  старта  

Рынок еvent-услуг  привлекателен для новых игроков  тем, что «входной билет» на него совсем недорог. По мнению Олега Алмаева, в  нынешних условиях организация нового event-агентства стоит ненамного  больше, чем в 1998 году, когда он начинал свой бизнес.  

– Сегодня за $5 тыс. можно арендовать офис, подключить Интернет и начать работать, – говорит  Олег Алмаев. – Команда опытных event-менеджеров сумеет окупить эти расходы всего  за 2-3 месяца, а дальше фирма будет  получать прибыль.  

Раскрученное event-агентство, имеющее солидную базу постоянных клиентов, способно зарабатывать в год от $500 тыс. до $1 млн. Однако прибыль надо постоянно вкладывать в развитие – прежде всего в совершенствование материально-технической базы. Только в этом случае агентство становится более независимым и может получать дополнительную прибыль за предоставление в аренду заказчикам различной аппаратуры и мебели, посуды, тентов.  

В агентстве YRP.RU решили пойти еще дальше и собираются создать собственное кейтеринговое подразделение.  

– Это позволит нам более качественно проводить  выездные мероприятия, на которых нужно  накрывать столы с угощениями, – говорит Олег Алмаев. – С  ресторанами выездного обслуживания порой очень трудно договориться. Известно, что на банкете человек может съесть около одного килограмма различных кушаний. А ресторанам выгодно продать как можно больше блюд, поэтому они обычно навязывают агентствам «утяжеленное» меню.  

Как найти любителей  праздников  

Все руководители еvent-агентств утверждают, что лучший инструмент для привлечения новых клиентов – «сарафанное радио». Большинство заказчиков обращаются в фирмы по рекомендации тех, кто уже воспользовался ее услугами и остался доволен результатом.  

– К нам по рекомендации приходят 70% новых клиентов, – говорит Олег Алмаев. – Хороший вариант для «раскрутки» агентства – организация нескольких качественных, креативных мероприятий для потенциальных клиентов.  

Именно так  поступили в 2002 году учредители агентства  «Потехи час».  

– Первым мероприятием, которое мы организовали в загородном коттедже, стало празднование юбилея одного из наших близких родственников, – говорит генеральный директор агентства Лариса Суркова. – Мы специально пригласили посмотреть на это действо многих друзей – солидных бизнесменов. Ход оказался правильным: через некоторое время мы стали получать от них регулярные заказы на организацию праздников.  

Надежный «тыл»  

Как правило, штат у еvent-агентств очень небольшой  – не более десяти менеджеров. При  этом они успевают организовать от 500 до 1000 различных мероприятий в год. Как им это удается?  

Каждое агентство  «виртуально» объединяет множество  компаний и творческих лиц, которые  на условиях аутсорсинга отвечают за отдельные элементы праздника или  делового мероприятия. Серьезное еvent-агентство имеет несколько сотен заключенных договоров и твердых устных договоренностей с фирмами или частными лицами, чьи услуги могут понадобиться при устроении того или иного мероприятия. Причем отношения с ними постоянно подвергаются ревизии, и со временем в числе партнеров агентства остаются только самые добросовестные фирмы, услуги которых наиболее качественны и на которые можно полностью положиться.  

– Из полутора тысяч  московских ресторанов мы отобрали для  сотрудничества только 100, – говорит  Олег Алмаев. – Зато теперь мы уверены, что они выполнят любой наш заказ качественно и в срок: вовремя накроют столы, посуда будет идеально чистой, а блюда свежими, обслуживающий персонал будет вежлив и учтив с гостями… Причем все это будет сделано без непосредственного участия нашего менеджера.  

Таким образом, четкая организация мероприятия  с привлечением надежных партнеров  позволяет менеджерам агентств избегать тотального контроля за ходом реализации проекта. Когда в одном из ресторанов идет веселая корпоративная гулянка, менеджер, занимавшийся ее организацией, в это время уже работает с другими заказчиками. Впрочем, иногда «подстраховка» бывает нелишней.  

– В дни, когда  проходит сразу несколько организованных нами свадеб, мы очень волнуемся, –  говорит директор по маркетингу агентства Family Ольга Мостович. – Придет ли вовремя заказанный свадебный кортеж? Не застрянут ли в пробках приглашенные артисты? Чтобы избежать «накладок» и следить за исполнением сценария праздника, мы придумали должность свадебного распорядителя. Этот человек присутствует на свадьбе от начала до конца и решает любые проблемы, возникающие в ходе торжества.