Информация и управленческие решения

     Рекламные агентства и средства массовой информации регулярно информируют рекламодателя: первые – в качестве части своих  услуг, а последние – желая  продать «время и место». Покупатели, особенно дилеры и оптовики, часто  способны поставлять чрезвычайно полезную информацию об исполнении товара, проблемах  упаковки или обслуживания, а также  действиях конкурентов. Даже конкуренты снабжают друг друга информацией, несмотря на существование строгих законодательных  ограничений на виды информации, которой  можно обмениваться без риска  наказания за тайный сговор.

     В настоящее время, все большая  доля информации поставляется фирмами, специализирующимися на сборе и  анализе информации, предлагаемой впоследствии либо любому заказчику в виде стандартизированного продукта, либо строго по заказу. 

     3.2 Информационные потоки 

     При передаче информации из одного отдела в другой, из одной организации  в другую образуются информационные потоки.

     Информационные  потоки – это потоки данных, передаваемых материальными носителями, то есть с помощью разного рода коммуникаций (почты, телеграфа, радио и телефона, телефакса, спутниковой связи, электронной  почты, компьютерной сети и т.д.)

     Обычно  выделяют три вида информационных потоков, касающихся положения предприятия. Прежде всего, это внутрифирменная  информация: портфель заказов, состояние  запасов, отчетная документация, которая  крайне важна для организации  и должна постоянно обновляться. Эта информация ретроспективна, выражена количественно, но она не оказывает  решающего влияния на стратегическое управление.

     Информация, извлекаемая извне, по сути, внешняя  информация. Сюда относят сведения о проектах конкурентов, рыночных исследованиях, каталогах поставщиков и потребителей, профессиональных салонах-выставках. Данная информация нуждается в особой обработке, так как, отражая внешнюю  сторону дела, она может сильно отличаться от реального положения, скрываемого конкурентом.

     Наконец, информация, которая исходит от самого предприятия. В принципе, предприятие  обычно закрыто для внешнего наблюдения, оно старается контролировать свой имидж. Информация, которая может  быть получена на рынке – из специальной  прессы, исследований конъюнктуры, банков данных и др. – обычно очень важна, но так как она в той или  иной мере формализована и стандартизирована, то не совсем доступна. Намного интереснее в стратегическом плане информация, доступная в силу официальных или неофициальных связей.

     Синтаксический  уровень информации связан с внешней  формой и структурой информационных сообщений. Это касается формата  бланков документов, форматов значений реквизитов, структуры хранения данных на машинном носителе, протоколов обмена данными и т. п. Семантический  уровень информации определяет смысловое  содержание информации. Этот уровень  связан с построением технико-экономических  показателей, проектированием реквизитного состава документов, разработкой  логической структуры базы данных, созданием системы классификации  и кодирования. Прагматический уровень  отражает ценность информации для системы  управления, ее полезность для выработки  управленческих решений. Информация как  продукт ИС обладает набором потребительских  свойств, которые превращают ее в  средство труда и товар.

     С понятием информации связана количественная мера информации. На синтаксическом уровне принято употреблять термин «данные», для которых используется понятие  объема данных (число экземпляров  документов, количество документострок, записей файлов, символов, байтов и  т. п.). Данные – это «сырье» для  получения информации согласно определенным целям обработки. Термин «информация» означает устранение неопределенности путем преобразования данных. Противоположный  по смыслу термин – «энтропия», являющаяся мерой этой неопределенности. Информативность  сообщений тем выше, чем более  определенным становится для получателя информации состояние системы. Семантическая  мера информации – «содержательность» основана на наличии тезауруса системы. Тезаурус содержит взаимосвязанные  понятия, термины, определения, согласованные  структуры данных логического уровня представления (базы данных, формы документов, технико-экономические показатели). Тезаурус выражает «знания» о системе. Новая информация воспринимается через  тезаурус, который может пополняться новыми элементами. При этом информативность сообщений зависит во многом от получателя, способного расширить свой тезаурус. 

     

     Схема маркетинговой информационной системы

 

     4 СТРУКТУРА ИНФОРМАЦИОННЫХ  СВЯЗЕЙ В ПРОЦЕССЕ  РАЗРАБОТКИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ  РЕШЕНИЙ 

     При подготовке управленческого решения  выработка возможных вариантов  должна согласовываться также и  с ограничениями, накладываемыми управляющими системами. Однако степень ограничений  зависит от вида управляющей системы.

     Отношение управляющих систем к предприятию  определяется их положением в метасистеме (государственные органы) или опытом предыдущей деятельности (конкуренты, партнеры). Права одних систем по отношению к предприятию могут  быть безусловными (государственные  органы), других – условными (добровольное взаимодействие с партнерами), а  третьих – смешанными (условными  до взаимодействия и безусловными после  взаимодействия с партнерами – договорные отношения).

     Прямой  и постоянный контроль над поведением предприятия осуществляет государственная система управления, состоящая из управляющих и контролирующих систем.

     Если  управляющая система регламентирует поведение предприятия только в  случае соответствия его состояния  определенной ситуации, она посылает ситуативные управляющие ИП. При  этом регламентированное поведение  может быть либо обязательным (нормативным), либо рекомендательным. Управляющие  ИП можно разделить соответственно на нормативные и методические.

     Информационный  потенциал менеджера должен обеспечить восприятие всех видов ИП, чтобы  его управленческие решения не привели  к отрицательным последствиям для  предприятия. Жизнеспособность предприятия  напрямую зависит от его информационного  потенциала. Процесс создания и внедрения  любой ИС принято разделять на четыре последовательные фазы: анализ, глобальное проектирование (проектирование архитектуры системы), детальное  проектирование и реализация (программирование). Разработка концепции ИС ограничивается первыми двумя фазами: анализ предметной области и глобальное проектирование, т.е. представление ИС в «целом». При этом фаза глобального проектирования не предусматривает детальную декомпозицию ИС и процессов, происходящих в ней.

 

     5 ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ  К СОДЕРЖАНИЮ ИНФОРМАЦИИ 

     5.1 Содержание информации 

     Содержание  каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев  и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

     - краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

     - удовлетворение потребностей конкретных  управляющих;

     - точность и достоверность, правильный  отбор первичных сведений, оптимальность  систематизации и непрерывность  сбора и обработки сведений.

     Глубокий  и тщательный анализ является необходимой  предпосылкой принятия управленческих решений. Без информации, и ее анализа  невозможно эффективное функционирование и развитие деятельности фирмы. Для  того чтобы извлечь информацию из сообщений данных, она должна пройти как бы тройной фильтр:

     1. фильтр (канал связи) обладает  заданной пропускной способностью. Канал связи – это часть  материальной среды, по которой  передается сообщение (но это  не обязательно цепь и канал  связи в физическом смысле).

     Если  орган управления (или отдельный  его работник) не в состоянии воспринимать все поступающие сообщения, то часть  из них теряется вследствие так называемого  физического шума.

     2. фильтр, где обеспечивается понимание  сообщения. Все непонятные данные  будут потеряны вследствие семантического  шума.

     3. фильтр, где оценивается полезность  данных. Та часть сообщения, которая  не будет признана полезной  для дела, теряется из-за прагматического  шума.

 

      5.2 Качество информации 

     К качеству информации предъявляются  определенные требования, прежде всего  требование о том, чтобы она удовлетворяла  пользователей информации, иначе  говоря, была полезной.

     Полезность  информации оценивается внутренними  и внешними пользователями, которые  предъявляют к ее качеству следующие  требования:

     - уместность и своевременность  информации – способность повлиять  на принятие решения пользователем  и удовлетворить его интересы  в нужный момент или к определенному  сроку;

     - достоверность информации – гарантия  объективности и правдивости  представляемых данных, что предполагает  необходимость указания методов  сбора, учета и обработки информации, чтобы пользователи могли правильно  понимать назначение представляемой  информации и проверить ее;

     - сопоставимость информации –  возможность сравнения показателей  с данными по другим фирмам, регионам, государствам, что требует  применения определенных стандартов  в предоставлении информации;

     - доступность и понятность информации  – представление информации в  ясной для понимания форме,  чтобы пользователь мог применять  ее для принятия решения, не  боясь допустить ошибку. Для ясного  понимания информации необходимо, чтобы формы ее представления  отражали существо вопросов, были  четкими, без излишней детализации,  правильно переведенные на иностранные  языки;

     - конфиденциальность информации  – строгий учет и контроль  над распространением информации среди внешних пользователей, а также за ее содержанием и характером.

     Таким образом, информация должна быть целенаправленной и ориентированной на соответствующие  уровни управления.

 

      5.3 Информационные  ограничения 

     Информация  необходима для рационального решения  проблем. Порой, однако, необходимая  для принятия хорошего решения информация недоступна или стоит слишком  дорого. В стоимость информации следует  включить время руководителей и  подчиненных, затраченное на ее сбор, а также фактические издержки, например связанные с анализом рынка, оплатой машинного времени, использованием услуг внешних консультантов  и т.п. Поэтому руководитель должен решить, существенна ли выгода от дополнительной информации, насколько само по себе важно решение, связано ли оно  со значительной долей ресурсов в  организации или с незначительной денежной суммой.

     Если  информацию получить по приемлемой цене непросто, но такая возможность скоро  появится, самое правильное для руководителя – отложить принятие решения. Здесь, правда, сделано допущение, что время  не является критическим фактором, и потери от задержки будут более  чем перекрыты выгодой от принятия более качественного решения  на основе дополнительной информации. Выгода и издержки по большей части  субъективно оцениваются руководителем, что, в особенности, относится к  оценке руководителем стоимости  собственного времени и ожидаемых  в результате принятия решения улучшений.

     Однако  ограничения временных и интеллектуальных возможностей менеджера в плане  усвоения и использования все  большего количества информации должны, в конечном счете, сделать покупку  дополнительной информации экономически нецелесообразной.

 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Управление  производством представляет собой  замкнутый цикл последовательных этапов решения управленческих проблем. Основанием для обнаружения управленческой проблемы является информация о состоянии  всех участков деятельности производственной системы. Отсутствие четко налаженной информации о функционировании всех участков производства не позволяет  своевременно выявить возникшие  недостатки в работе и выработать решение по их ликвидации. Вот почему современное управление производством  требует совершенных информационных систем, основанных на компьютерных технологиях.