Кредитные карты

Но основополагающим объектом исследования и совершенствования в процессе управления документацией является документопоток. Основными управляемыми параметрами документопотока являются:

1. содержание или функциональная принадлежность;
2. структура потока;
3. направление потока и его объем.

Содержание документопотока  характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура потока описывается  признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация  документов и их индексация, построена  система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними  ритмами работы организации.

Направление документопотока  зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется службой документационного обеспечения контроль исполнения и т. д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и др.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который  может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Решающими при организации  документопотоков являются их структура, режим и направление движения. Внешние по отношению к организации  или другой управленческой структуре  потоки документов сливаются в единый в пункте их экспедиционной обработки и регистрации, затем распадаются вновь, расходясь по исполнителям. По функционально-целевому назначению в основном это информационные документы о состоянии объектов управления, документация плановая, распорядительная, финансовая. Безусловно, состав входящей документации значительно пестрее, ее точный состав зависит от специфики деятельности конкретной управленческой структуры.

Отчетная, распорядительная, справочно-информационная и финансовая документация, сливаясь со специфической  документацией, образует поток исходящих документов субъекта управления.

К факторам, характеризующим  режим движения документов, относятся  объем документопотока в физических величинах, пропускная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потребителей.

Вероятностный характер поступления  документов в организацию делает необходимым и возможным выделить в общем документообороте потоки периодической (постоянной) и несистематизированной (переменной) документации.

Необходимость такого деления  вызвана тем, что поток периодической документной информации имеет, как правило, устойчивое содержание, внутреннюю структуру, объем в течение заданного периода. Документы этого потока (плановая, финансовая, статистическая и т.д.) движутся в организациях по строго определенным направлениям, и при четком определении границ этого потока их доведение до исполнителей может проводиться без участия руководства. Практическая реализация этого положения нашла отражение в составлении списков нерегистрируемых централизованно в службе документационного обеспечения групп документов. В их состав обычно включают:

1. поздравительные письма и телеграммы;
2. пригласительные билеты;
3. корреспонденцию с пометкой «лично»;
4. документы первичного бухгалтерского учета (банковские счета, фондовые извещения, прейскуранты, кредитные справки и т. д.);
5. документы первичного материального учета (накладные, наряды, заявки, копии платежных требований и т. д.);
6. документы первичного статистического учета и отчетности (в соответствии с унифицированными системами документации);
7. документы по кадровым вопросам и повышению квалификации (постановления о наложении справок, объяснительные записки, планы, программы и т. д.);
8. документы и другие материалы по вопросам технической информации, торговли (периодические издания, рекламные материалы, плакаты, выставочные буклеты и т. д.);
9. документы, поступающие в адрес общественных организаций.

Наличие в системе документооборота переменной части определяет специфику адресности движения документов и режимы их обработки. Именно с этой целью часть поступающих документов направляется на рассмотрение руководства и дополняется резолюцией, содержащей в обязательном порядке недостающую информацию об адресах исполнителей и, как правило, режиме исполнения.

Поэтому затраты руководителей  на рассмотрение поступающей корреспонденции  определяются прежде всего долей  переменной части, а не его личным стилем работы. Возможности уменьшения нагрузки руководителей в обработке корреспонденции лежат в области анализа состава этой корреспонденции, определения степени ее периодичности и расширения на этой основе состава постоянной части входящего и исходящего документопотоков. Так, для постоянной части исходящего документопотока целесообразно широкое делегирование полномочий подписания документов, такое делегирование не ограничено законодательством и находится в компетенции руководителя организации.

Постоянный документопоток можно считать упорядоченным, если в системе управления определен  состав и объем составляющих его  документов и содержащихся в них сведений, установлены рациональные схемы их движения. На государственном и отраслевом уровне задачи упорядочения постоянных документопотоков решаются путем разработки и внедрения общероссийских и отраслевых унифицированных систем документации (УСД), установления рациональной периодичности или сроков предоставления документов постоянным корреспондентам, зафиксированным в системах управления.

В организациях на основе действующих  УСД, собственного опыта и сложившейся практики целесообразно также проведение работ по рационализации документопотоков. Поскольку документопотоки - это отражение производственных, управленческих задач и ситуаций, исследовать потоки документов можно только в комплексе с определением содержания и особенностей деятельности субъектов и объектов управления, выявлением системы принятия решений в исследуемых объектах и фиксацией полного состава информационного обеспечения принятия этих решений, вычленением той его части, которая обеспечивается циркулирующими в организации документами.

Основные цели исследования документопотоков организаций:

1. повышение эффективности управленческой деятельности;
2. ускорение движения документов в организации;
3. уменьшение трудоемкости обработки документов.

Наиболее эффективными современными методами совершенствования      потоков документов в настоящее время являются:

1. создание государственных, локальных систем и цепочек унифицированных документов;
2. унификация текстов документов;
3. построение эффективных информационно-поисковых систем;   регламентирование документообразования и прохождения документов;
4. введение компьютерных технологий обработки информации.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и табличных маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые над документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а через них и финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов.

Особенностью анализа  документопотоков является включение  в исследование не только самих процессов  обработки документов, но и предшествующих им этапов формирования содержания проектов документов и придание этим проектам юридической силы документов. Маршрутно-технологическая карта подготовки инициативного письма с сообщением о проведении конференции для 100 адресатов на двух листах приводится в Приложении 1.

Оперограммы представляют собой  графическую интерпретацию процессов  составления документов как по операциям  формирования содержащейся в них  информации, так и по операциям  обработки самих носителей информации. С помощью оперограмм можно систематизировать содержание, рационализировать маршруты документов, определить виды работ по документированию управленческих процессов.

Кроме оперограмм и маршрутно-технологических  карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принимаемого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы.

На основе построения документограмм, например, определяется количество документов в структурном подразделении организации, состав исполнителей, порядок движения документов, трудоемкость их обработки, Приложение 3.

Построение подобных документограмм - первый этап разработки комплекта  унифицированных документов, унификации их текстов.

Если количество документов по конкретной задаче не превышает 10-20 в год, то для отображения результатов обследования может использоваться схема документооборота, например схема контроля исполнения документов, Приложение 4.

При более сложных методах  обработки собранных сведений, генерирования новых идей, проектирования банка данных анализ производится с помощью построения информационных моделей. Составленные тем или иным методом модели организации документооборота могут иметь самостоятельное значение и должны быть утверждены в качестве нормативных документов организации. Однако на практике исходя из удобства пользования, традиций, модели организации документооборота включаются в инструкции по делопроизводству.

Таким образом результаты аналитической работы по изучению, анализа структуры документооборота являются основой для подготовки раздела об этапах содержания и обработки внутренних и исходящих документов. По качеству подготовки этих разделов можно судить о научно-методическом потенциале действующей в организации службы документационного обеспечения и культуре труда руководства и сотрудников.

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Информационно-документационное обслуживание выступает главной  обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных  профессиональных знаний.

В данной работе были рассмотрена такая  неотъемлемая и важная часть документационного обеспечения управления - документооборот, в ходе которого решается важнейшая задача обработки документов организации. И лишь только централизованная система учета документов, т.е. сосредоточение всех регистрируемых операций в одном месте, создает наибольшую экономическую эффективность. Необходимо не только грамотно производить все стадии обработки документов, но и механизировать эти систему, внедряя новые технологии, что значительно усовершенствует процесс делопроизводства.

Следовательно поставленные задачи данной работы можно считать выполненными.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие – 2 изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1999.
2. Храмцовская Н.А. Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота//Секретарь-референт. -2008. - №5.
3. В.А.Кудряев и др. «Организация работы с документами» - Москва: ИНФА-М, 1999.
4. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)», Т.В. Кузнецова, Москва, 1999
5. Дмитрий Казанский “Немного о технологии движения информации с помощью документов”, Компьютера, №24-25, 1998
6. Басаков М.И. Основы делопроизводства в вопросах и ответах. Ростов-на-Дону, 1997
7. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов — Санкт-Петербург, Инфра-М, 2011 г.- 368 с.
8. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов — Москва, Инфра-М, 2011 г.- 368 с.
9. Храмцовская Н.А. Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота//Секретарь-референт. -2008. - №5.
10. Галахов В. В., Корнеев И. К. и др. Делопроизводство. Образцы, документы, организация и технология работы, Издательство: «Проспект», 2012
11. Белов А. Н., Белов А. А. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие/А. Н. Белов, А. А. Белов.- М.: Эксмо,2008.-560с.