Архив внешней политики Российской Имерии

     Регистрационную форму на документ заполняют сначала  не полностью. До передачи документа  руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем  регистрационная форма дозаполняется - в нее вносятся эти сведения.

     Руководитель  рассматривает документы после  обеда, то есть свободное для него время, так как сам проводит уроки. Такие сведения, как ход исполнения документа и номер дела, в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.

     При регистрации отдельных видов  документов, например внутренних, частично изменяются и дополняются. При регистрации  внутренних документов нет даты получения, а есть только дата регистрации, совпадающая  с днем подписания. У внутреннего документа, в отличие от входящего, имеется один регистрационный номер. При регистрации обращений граждан записывается их адрес.

     Учреждение  имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто  учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.

     Секретарь Балезинской средней школы № 1 использует в своей работе журнальную формы регистрации документов.

     Журнальная  система регистрации используется в работе с документами ограниченного  доступа: секретными, конфиденциальными. Форма регистрационного журнала обычных входящих документов проста и  имеет стандартные графы.

     Журнальная  система удобна и в том случае, когда в организацию поступает  очень незначительное количество документов.

     И несмотря на то, что документооборот значительный основная часть документов регистрируется таким образом.

     В школе ведется журнальная форма  регистрации. Существуют следующие журналы:

• Входящих документов;
• Исходящих документов;
• Внутренних документов;
• Алфавитная книга (личные дела учеников и учителей).

     В МОУ «Балезинская средняя общеобразовательная  школа № 1» отсутствует перечень документов, которые подлежат регистрации, а которые не регистрируются.  
 
 
 
 

 

 

Глава 7. Контроль исполнения документов 

   Контроль  исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учёт, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителя учреждения в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

   Контролю  подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, а также  устные поручения руководителя учреждения. При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой “К” или словом (штампом) “Контроль”. На каждый контрольный документ в журнале регистрации поступающих документов в примечании проставляется “К” и срок (дата) исполнения документа.

    Обязанности, права и ответственность работника, осуществляющего контроль исполнения документов, установлены должностной  инструкцией.

    Основными задачами секретаря по контролю исполнения документов в  МОУ  «Балезинская средняя общеобразовательная школа  № 1» являются:

- отслеживание  хода исполнения и фиксация  сведений о фактическом исполнении  входящих, исходящих и внутренних  документов, а также устных распоряжений  руководства;

- обобщение  сведений о ходе исполнения  и результатах исполнения документов, доведение этих сведений до руководства учреждения;

- выработка  предложений об улучшении организации  работы с документами в учреждении  и повышении исполнительской  дисциплины.

    Этапы контроля:

- постановка  документов на контроль;

- проверка  своевременности доведения контролируемых документов до исполнителей;

- предварительная  проверка и регулирование хода  исполнения;

- снятие  документов с контроля;

- направление  исполненных документов в дело;

- учет, обобщение и анализ результатов  контроля исполнения документов;

- информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

    Лицом, ответственным за контроль осуществляются следующие операции:

- напоминание  подразделению-исполнителю о сроке  исполнения;

- получение  информации о ходе и результатах  исполнения;

- регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

- сообщение  о ходе и результатах исполнения  документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

- снятие  документов с контроля по указанию  руководителей;

Таких документов не много. В Балезинской школе № 1 секретарем не ведется никакой документ, который бы контролировал срок исполнения документа. Это делается лишь в устной форме.

      Сроки исполнения документов исчисляются  в календарных днях: поступивших  из вышестоящих органов (администрации области, района) и внутренних –  даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций и обращений граждан – с даты их поступления.

     Сроки исполнения документов определяются директором школы, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

     Документы подлежат исполнению в следующие  сроки:

• с конкретной датой исполнения – в указанный срок;
• имеющие пометку “оперативно” – в 10-дневный срок.

   С конкретной датой исполнения поступают документы по электронной почте, а директором сроки устанавливаются в устной форме.

     Изменение срока исполнения в школе производится только по указанию директора. Допускается корректировка (перенос) сроков исполнения документов (поручений). Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно директору, установившему срок, сразу же после получения задания или за несколько дней до истечения срока исполнения. Изменение документируется: проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы – журнал.

    Изучив  документацию в МОУ «Балезинская общеобразовательная школа № 1»  не было выявлено документов, подлежащих контролю, не обнаружено находящихся на контроле.  
 
 
 
 
 

Глава 8. Классификация и систематизация документов, формирование дел.

     

    Номенклатура  дел представляет собой систематизированный  перечень наименований дел, заводимых  в учреждении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

    В номенклатуру дел включаются все  дела. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

      Номенклатура дел составляется секретарем руководителя. В качестве разделов номенклатуры используются наименования структур подразделений учреждения.

  В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности учреждения документы: приказы, протоколы, личные дела сотрудников и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы регистрации.

       Номенклатура дел подписывается  составителем и утверждается  руководителем учреждения. В конце года делается итоговая запись о количестве заведенных дел.

     Номенклатура  дел в МОУ «Балезинская средняя  общеобразовательная школа № 1»  закрепляет систематизацию всех дел, возникающих на всех документируемых участках деятельности учреждения. На первом этапе разработки номенклатуры дел изучаются устав учреждения или положение об органе управления, положения о структурных подразделениях, схема организационной структуры, структура и штатная численность, штатное расписание, планы и отчеты по основным направлениям деятельности. Анализу подлежат и номенклатуры дел за предыдущие годы.

     Результатом работы на первом этапе является  решение о типе номенклатуры дел учреждения и ее классификационная схема.

     При рассмотрении и изучении номенклатуры дел МОУ «Балезинская средняя  общеобразовательная школа № 1» были определены типы классификаторов: номенклатура структурного типа, так как названия разделов, которые представляют собой названия структурных подразделений,  расположены по степени значимости подразделений в деятельности учреждения, в последовательности, соответствующей (но не всегда идентичной) утвержденной схеме организационной структуры и штатному расписанию.

     При рассмотрении номенклатуры дел учреждения не было выявлено недостатков. Схема  построения номенклатуры дел достаточно разработана и охватывает все  документы учреждения. 

Глава 9. Подготовка дел к сдаче в архив

     Постоянно действующая Экспертная комиссия (ЭК) создается для организации  учреждения и проведения методической и практической  работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на постоянное хранение  документов  архивного фонда Российской Федерации и, как его составляющей – Архивного фонда Удмуртской Республики, образующего в процессе деятельности МОУ «Балезинская общеобразовательная средняя школа № 1» (далее – МОУ «Балезинская школа № 1».

     Персональный  состав ЭК назначается приказом директора  МОУ «Балезинская средняя школа  № 1» из числа наиболее квалифицированных сотрудников в количестве не менее трех человек. В качестве  экспертов и консультантов к работе комиссии могут привлекаться специалисты других структурных подразделений, представители сторонних заинтересованных организаций. На состав комиссии возложены задачи, функции и ответственность за проведение экспертно проверочной работы, которые закреплены в «Положении  о постоянно действующей Экспертной комиссии (ЭК)», утвержденной директором МОУ «Балезинская средняя общеобразовательная школа № 1».

     Оформление  дел проводится секретарем руководителя.       

       Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел школы.     

   В дело подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы.

        В дело подшиваются  только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом.

        Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий  не допускается.

     Расположение  документов внутри дел производится в обратном хронологическом порядке (документы, поступившие последними, в деле будут первыми).

        Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.      

   Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры дел соответствующего подразделения.