Автоматизация документооборота на предприятии лесопиления

Система электронного документооборота «ДЕЛО» функционально относится к классу систем управления корпоративным контентом (ECM) . Она обеспечивает как автоматизацию процедур общего документооборота компании, так и автоматизацию контроля исполнения поручений, а также произвольных регламентированных бизнес-процессов.

Система «ДЕЛО» полностью соответствует государственным нормативно-методическим требованиям в области управления документами. Наличие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы документооборота предприятия «ДЕЛО» с любыми используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями.

Недостатки:

      отсутствуют средства графического отображения маршрутов документов;

      неудобство графического дизайнера при создании регистрационных карт документов;

      отсутствие графического представления о состоянии и прохождении документов.

«БОСС-Референт» — система электронного документооборота. Предназначена для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. На сегодняшний день СЭД «БОСС-Референт» является одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management). В 2008 году 25 % рабочих мест СЭД в России было реализовано на базе системы «БОСС-Референт».

Преимущества:

      Возможность внедрение на предприятиях различной структуры.

      Пользователи могут работать как через клиент Lotus Notes, так и через Web-браузер.

      Возможность подключения сканера и соответствующих программных продуктов для распознавания бумажных документов.

Недостатки:

      Относительная дороговизна (за счет необходимости приобретения платформы IBM Lotus Notes/Domino).

      Необходимость наличия на предприятии специалиста, компетентного в IBM Lotus Notes/Domino, который смог бы обеспечить грамотное сопровождение системы «БОСС-Референт».

      Ограничения по интеграции с не IBM решениями.

CompanyMedia — программный комплекс — система электронного документооборота и управления бизнес-процессами, производимая Компанией ИнтерТраст с 1998 г. по настоящее время, на основе платформы совместной работы пользователей (GroupWare) IBM Lotus Notes/Domino. Система CompanyMedia относится к классу систем управления корпоративным контентом(ECM). В настоящее время, в её состав входят 22 модуля, выполняющие различные задачи, от автоматизации классических задач общего и частного документооборота до поддержки групповой работы и автоматизации бизнес-процессов.

Недостатки:

      Рабочие места системы поддерживают только ОС Windows, Linux, AIX — нет поддержки Mac OS X

      Web интерфейс реализован только для IE

      Система не является коробочным решением. Требуется процесс внедрения с участием производителя или его партнёров

      Система не ориентирована на малый бизнес. Внедрение на число рабочих мест менее 50 может быть неэффективным

      Во многом излишне консервативный пользовательский интерфейс модулей.

«ЕВФРАТ» — система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов, разработанная российской компанией Cognitive Technologies. Система предназначена для автоматизации процессов делопроизводства, создания электронных архивов документов, организации корпоративного документооборота (workflow), автоматизации типовых бизнес-процессов. В комплект поставки базовой версии системы входит все необходимое для начала работы: СУБД, инструментарий для создания маршрутов, отчетов и журналов, а также преднастроенные элементы (РКК, журналы, отчеты).

Для того чтобы выбрать оптимальный программный продукт, необходимо учитывать функциональные и системно-технические критерии. Рекомендуемые системы: «DocsVision» и «DIRECTUM» полностью автоматизируют операции работы с документами (как в традиционном бумажном виде, так и в электронном) с момента создания до момента уничтожения, включая контроль исполнения, обеспечение хранения документов, систему защиты данных, обладают большими возможностями, надежностью и средствами защиты. Но т.к. покупка системы не представляется возможным, принято решение о разработке информационной системы собственными силами.

2. Обследование предприятия

2.1 Общие сведения о предприятии

Прежде чем проектировать информационную систему по автоматизации документооборота, необходимо было получить наиболее полное представление о предприятии ЗАО «Соломенский лесозавод». Для этого проводилось предпроектное обследование, в котором использовались следующие методы:

      наблюдение – непосредственное присутствие на рабочих местах руководителей, исполнителей, работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях;

      опрос – позволил уточнить данные и подтвердить результаты наблюдения, узнать мнение работников о существующей системе документооборота;

      было проведено интервью с начальником отдела информационных систем, в котором выяснились недостатки существующей системы документооборота;

Метод изучения документов позволил получить общее представление о структуре, бизнес-процессах и стратегиях предприятия.

Предприятие ЗАО «Соломенский лесозавод» относится к массовому типу производств. Основной деятельностью предприятия является глубокая переработка древесины. Основной вид продукции – специализированные фрезерованные детали, поставляемые на внешний рынок автомобильным, железнодорожным или водным транспортом. Побочный вид продукции – технологическая щепа, которую отгружают железнодорожным транспортом. Готовая продукция хранится на механизированном складе с расчетной вместимостью 16 000 м3 пиломатериалов, который оборудован уникальным устройством для механизированной погрузки пакетов в морские контейнеры, что позволяет доставить пакеты с продукцией до потребителя без механических повреждений. Готовая продукция реализуется на экспорт и на внутренний рынок.

Целями организации является:

      увеличение объемов производства фрезерованных деталей за счет привлечения инвестиций и частичной реорганизации структуры производства;

      увеличение сбыта готовой продукции за счет освоения новых территорий (освоение рынка Новгородской области);

      привлечение новых клиентов за рубежом (Япония, Финляндия, Египет, ОАЭ).

2.2 Структура организации

Соломенский Лесозавод состоит из следующих основных подразделений. (см. рис. 1):

              - Производственный комплекс.

              - Инженерное подразделение.

              -Подразделение лесообеспечения и управления лесозаготовительными активами.

              - Финансово-экономическое подразделение.

              - Правовое подразделение.

              - Бухгалтерия.

              - Подразделение экономической безопасности.

2.3 Структура управления

Управляющим звеном является генеральный директор, который назначается советом акционеров ЗАО «Соломенский Лесозавод». В подчинении него находится исполнительный директор предприятия. В подчинении у исполнительного директора находятся все начальники подразделений (см. Рис 2):

- Главный инженер. В его подчинении начальники отделов информационных технологий, капитального строительства, материально-технического снабжения, а так же начальники следующих цехов: ремонтно-стороительного участка, энергоцех, транспортный, ремонтно-механического цехов, у каждого из начальников цехов и отделов работники соответствующих отделов (см. Рис 3).

- Начальник производственного отдела. Имеет в подчинении начальника производственно-технического отдела, а так же начальников всей линии переработки древесины у начальников отделов, в подчинении специалисты соответствующих отделов (см. Рисунок – 4).

Рисунок – 4. Начальник производственно-технологического отдела

- Заместитель генерального директора по экономике и финансам. В подчинении начальник финансово-экономического отдела, начальник отдела кадров и коммерческого отдела, у начальников отделов, в подчинении специалисты соответствующих отделов (см. Рисунок – 5).

Рисунок – 5. Зам. генерального директора по экономике и финансам

- Заместитель генерального директора по лесообеспечению и управлению лесозаготовительными активами. В подчинении начальник отдела лесообеспечения.

- Заместитель генерального директора по экономической безопасности руководит начальником отдела режима и начальником секретариата у начальников отделов, в подчинении специалисты соответствующих отделов (см. Рисунок – 6).

Рисунок – 6. Зам. генерального директора по экономической безопасности

- Главный бухгалтер. Занимается финансовыми вопросами на предприятии.

              В распоряжении исполнительный директор помимо заместителей генерального директора имеет двоих помощников Генерального директора:

              - Помощник генерального директора по правовым вопросам;

              - Помощник генерального директора по лесу.

2.4 Исследование бизнес-процессов

Основной бизнес-процесс Соломенского Лесозавода – производство пиломатериалов (см. рРис 7).

На входе данного бизнес-процесса: сырьё и заказы на производство пиломатериалов, контролирующие документы – нормативные документы, устав Соломенского лесозавода, и стандарты на производство пиломатериалов. Производство поддерживается персоналом и техникой. На выходе – готовые пиломатериалы и отчеты о производстве.

Основной бизнес-процесс разбивается на следующие бизнес-процессы (см. Рис 8):

              - Организовать и планировать производство;

              - Производить продукцию;

              - Хранить продукцию;

              - Реализовать продукцию;

Вспомогательными бизнес-процессами является:

              - Вести финансово-экономическую деятельность;

              - Заниматься кадровыми делами.

2.4.1 Бизнес-процесс «Организовать  производство»

Организация производства включает в себя следующие бизнес-процессы (см. Рис 9)             

              - Снабдить материально-технически;

              - Обеспечить сырьем;

              - Обеспечить работоспособность предприятия;

              - Поддержать информационные технологии.

2.4.2 Бизнес-процесс «Производить продукцию»

Производить продукцию – основной бизнес процесс предприятия, который контролирует начальник производственно-технологического отдела. Данный бизнес-процесс разбивается на следующие бизнес-процессы (см. Рис 10):

              - Сортировать сырьё (бревна);

              - Пилить бревна;

              - Рубить горбыль;

              - Сортировать доски;

              - Формировать сушильные пакеты.

2.4.3 Бизнес-процесс «Хранить продукцию»

Данную функцию выполняет работник склада готовой продукции, исходя из приходных накладных, размещает на складе произведенную продукцию и составляет отчеты о хранимой продукции на складе. Так же при реализации продукции выпускает необходимую продукцию со склада.

2.4.4 Бизнес-процесс «Реализовать продукцию»

Данную функцию выполняют работники коммерческого отдела под руководством начальника данного отдела. В зависимости от заказа, продукция поставляется со склада готовой продукции, если она ранее была произведена по плану производства, либо же производиться производство необходимой продукции, так же производится реализация опилок.

2.4.5 Бизнес-процесс «Вести финансово-экономическую деятельность»

Данную функцию выполняют работники юридического отдела, работники финансово-экономического отдела, бухгалтерии и отдела кадров, ведут финансово-экономическую деятельность предприятия. Данный бизнес-процесс состоит (см. рис. 11):             

- Планировать производство;

              - Обеспечить экономическую безопасность;

              - Вести бухгалтерский учет;

              - Вести финансово-экономический учет;

              - Заниматься кадровыми делами.

2.4.6 Бизнес-процесс «Заниматься кадровыми делами»

Данную функцию выполняет специалист отдела кадров, производит контроль и управление кадрами, и формирует отчеты о кадровом состоянии предприятия.

2.5 Результат обследования

В результате обследования предприятия, можно утверждать, что ЗАО «Соломенский лесозавод» большая слаженная организационная структура, использующая новейшие технологии производства и предлагающая разнообразный, современный ассортимент продукции.