Автоматизированные информационные технологии по денежным операциям по кассе

     Содержание

     Введение……………………………………………………………………3

1. Теоретические основы автоматизированных информационных технологий по денежным операциям по кассе……………....5
2. Использование компьютерных технологий при обработке информации……………………………………………………..8
3. Организационно-экономическая сущность и задачи АИТ по кассе……………………………………………………………..14
4. Входная информация…………………………………………19
5. Алгоритм решения задачи……………………………………23
6. Выходная информация……………………………………….26
7. Заключение…………………………………………………….30
8. Список используемой литературы…………………………..32

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение 

     Большой вклад в организацию бухгалтерского учета и управления вносит использование современных ЭВМ и создаваемых на их основе автоматизированных систем управления производством. Применение персональных компьютеров позволяет значительно повысить контрольные функции, достоверность и оперативность бухгалтерского учета, использование его данных для управления производством, открывает широкие возможности для комплексной механизации и автоматизации всех планово-экономических расчетов.

     К автоматизированным информационным системам относятся системы, выполняющие  функцию сбора, передачи, обработки, накопления, хранения, защиты и распространения  информации в автоматизированном режиме, например, информационно-справочные системы  управления, системы автоматизации  деятельности предприятия и т.п. Самой популярной системой, которая и позволяет осуществить все эти функции, является 1С: Предприятие.

     1С:  Предприятие является универсальной  системой автоматизации деятельности  предприятия. За счет своей  универсальности система 1С: Предприятие  может быть использована для автоматизации самых разных участков экономической деятельности предприятия: учета товарных и материальных средств, взаиморасчетов с контрагентами, расчета, заработной платы, расчета амортизации основных средств, бухгалтерского учета по любым разделам, и т.д.

     Целью данной курсовой работы является совершенствование  учета кассовых операций на основе использования компьютерных технологий. Для реализации цели выполнялись  следующие задачи:

• изучена    литература    и    дано    теоретическое     обоснование использования компьютерных технологий в учете и анализе;
• проанализирован рынок программ, который позволяет вести учет на предприятии;
• на примере конкретной программы показан учет по денежным операциям по кассе;

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   
 
 
 
 

1. Теоретические основы автоматизированных информационных технологий по денежным операциям по кассе 

       Автоматизированные  информационные технологии в учете  позволяют в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимых  как для ведения оперативного синтетического и аналитическою учета, так и для составления форм бухгалтерской и синтетической отчетности, данных необходимых пользователям для выработки и принятия решений, а также системного контроля за ходом производственных процессов. В условиях использования автоматизированных информационных технологий имеется возможность осуществить посредством отчетной информации иерархическую взаимосвязь различных уровней управления в предприятии. Это положение позволит провести практическую реализацию при объединении персональных ЭВМ в локальную сеть.

     Руководителю  российского предприятия сегодня  приходится принимать решения в  условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно  держать под контролем различные  аспекты финансово - хозяйственной  деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная  она является в определенной степени  гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных  данных может привести к неверному  управленческому решению и, как  следствие, к серьезным убыткам.

     Если  не брать во внимание умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из - за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных версий программных комплексов.

     В то же время организация и разработка систем автоматизированного учета, ориентированного на новые информационные технологии, сопряжена с рядом  проблем методологического, организационного и технологического характера.

  К организации автоматизированных информационных технологии в бухгалтерском  учете предъявляется  ряд требований:

• повышение качества обслуживания аппарата управления информацией о состоянии производства. Это предусматривает автоматизированное выполнение функций учета и анализа, а также составление форм годовой и периодической отчетности;
• повышение качества учета за счет расширения аналитичности показателей, достоверности и оперативности исходных данных, внедрения оптимальных методов работы бухгалтеров с первичными документами и выходными документами в режиме „запрос-ответ";
• улучшение организации учета и снижение его трудоемкости за счет автоматизации у четно-вычислительных функций, и как следствие, повышение производительности труда работников учетного аппарата.

Автоматизация управления деятельностью предприятия  невозможна без

компьютеризированного бухгалтерского учета. Именно с него как правило и начинается автоматизация управления. Бухгалтерский учет необходимо автоматизировать – это понимает любой бухгалтер. Предпосылками для этого являются:

1. Наличие большого объема трудоемких и рутинных работ.
2. Задачи бухгалтерского учета решаются по относительно несложным

алгоритмам  с преобладанием логических и  арифметических операций.

3. Бухгалтерский учет со времен Луки Пачоли существует как наука со

строго  определенными элементами метода (двойная запись, документация, оценка и инвентаризация и т.д.), что создает единую унифицированную базу для любого предприятия.

4. Бухгалтерский учет заключается в сплошном и непрерывном отражении хозяйственных операций, что необходимо и остальным управленческим структурам предприятия.
5. Внешние пользователи, которым бухгалтерия должна представлять свои отчеты (Пенсионный фонд, налоговые органы), требуют их в электронной форме на машиночитаемых носителях. Приближение российского бухгалтерского учета к международным стандартам, принятый Государственной Думой закон об электронной цифровой подписи только усиливают эту тенденцию.
6. В стране налажено обучение бухгалтеров на разных уровнях (техникумы, ВУЗы, институт профессиональных бухгалтеров и проч.), что создает необходимый кадровый потенциал для компьютеризации бухгалтерского учета.
7. Наблюдается систематическое снижение стоимости персональных ЭВМ, что делает их применение достаточно эффективным в бухгалтерском учете.

 
 
 
 
 
 
 

2. Использование компьютерных технологий при обработке информации

     Особенности формы бухгалтерского учета зависят  от технического оснащения учетного процесса, сочетания аналитического и синтетического учета, способа  ведения хронологической записи, составляемой отчетности и др.

     На  практике используются различные формы  счетоводства:

• журнально-ордерная,
• мемориально-ордерная,
• журнал-главная (упрощенная форма),
• автоматизированная (она же таблично-автоматизированная, таблично-матричная, электронная и т.д.).

     Характерными  особенностями современной журнально-ордерной формы счетоводства являются:

• децентрализованная обработка учетных данных на автоматизированных рабочих местах (АРМах);
• использование привычной для бухгалтера терминологии, сложившегося в бухгалтерии разделения труда, существовавшего до применения компьютеров аналитического учета (по табельным номерам, номенклатурным номерам и т.п.); журналов-ордеров, листков-расшифровок, вспомогательных ведомостей по дебету счетов, накопительных и группировочных регистров;
• сохранение взаимосвязей между регистрами и системой их контроля, присущими журнально-ордерной форме счетоводства.

     Учетные данные в регистры журнально-ордерной формы попадают двумя путями. По массовым и трудоемким учетным операциям (по учету расчетов с рабочими и  служащими, готовой продукции, учету  движения материалов) вначале разрабатываются  вспомогательные разработочные  таблицы (накопительные и группировочные ведомости) по шифрам аналитического учета, а затем формируются из подсчитанных и взаимопроверенных файлов данных сводные массивы итоговых проводок. По первичным документам, не имеющим массового характера (учет кредитов, фондов, капитала и т.д.), можно не разрабатывать вспомогательные регистры, а периодически формировать массив аналитических записей (проводок) по любому такому счету с добавлением записей из листков-расшифровок. На основе сформированных файлов на компьютере ведется сверка данных аналитического и синтетического учета, заполняются журналы-ордера по дебету счетов аналитического учета, главная книга, баланс и другие отчетные таблицы (рис. 2.1).

   

       Движение информации

       Контрольная сверка

     Рис. 2.1. Особенности журнально-ордерной формы бухгалтерского учета с применением ПЭВМ 

     при децентрализации обработки учетных данных на персональных компьютерах бухгалтер, не обладая профессиональными знаниями в области компьютеризации и программирования, контролирует ход решения задачи и направляет его, несет персональную ответственность за качественное решение функциональных задач и в полном объеме.

     Наиболее  рациональной формой общения бухгалтера с ПЭВМ является ведение диалога  с помощью “меню”, т.е. пакет программных  средств предлагает перечень блоков (модулей) программы, где каждый модуль выполняет определенные этапы технологического процесса, начиная от ввода первичных документов и заканчивая составлением различных форм отчетности. В случае каких-либо трудностей в работе можно воспользоваться справочной и инструктивной информацией. Персональная ЭВМ, выполняя бухгалтерские работы информационного характера, контролирует поступающую на обработку учетную информацию, выдает на дисплее “подсказки” в виде инструкций, пояснений по выполнению конкретных работ.

     Создаются предпосылки для использования  ресурсов ПЭВМ на всех этапах учетного процесса: при документировании, систематизации и обобщения информации, а также  ее анализе и использовании. При  использовании ПЭВМ появляется возможность  выписки документов на компьютере. Файлы условно-постоянной информации (карточки со справочными данными  о сотрудниках, нормативы, реквизиты  клиентов и пр.) создаются однократно при внедрении проекта, периодически корректируются и совместно с  переменной информацией, используемой однократно, формируют базу данных в памяти ПЭВМ.

     При применении мемориально-ордерной или  упрощенной (“Журнал-Главная”) форм в  условиях применения ПЭВМ предусматривается  изготовление группировочных ведомостей, оборотных ведомостей по аналитическим счетам, Журнала регистрации хронологических записей, Главной книги, баланса и других необходимых регистров. Особенность мемориально-ордерной формы учета состоит в изготовлении мемориальных ордеров на группу однотипных документов с последующим заполнением печатных форм аналитического и синтетического учета, соответствующих в основном регистрам ручных форм счетоводства ( рис.2.2). 

     

     Рис. 2.2. Информационная модель мемориально-ордерной формы